Як змінити підпис в Outlook на будь-якому пристрої

By Mirko Peters · 2026-11-12

Як змінити підпис в Outlook у Windows, веб-версії, на Mac і в мобільних застосунках, а також про типові підписи, кілька підписів і причини, чому зміна іноді не відображається.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

Щоб змінити підпис в Outlook, відкрийте налаштування підписів, виберіть підпис, який хочете змінити, змініть текст або зображення та збережіть зміни. В новому Outlook для Windows це «Параметри», «Облікові записи», «Підписи». У класичному Outlook для Windows це «Файл», «Параметри», «Пошта», «Підписи». У веб-версії це «Параметри», «Облікові записи», «Підписи», а на Mac це меню Outlook, «Параметри», «Пошта», «Підписи». Ця стаття для користувачів Outlook, які хочуть точні кроки для своєї версії, а також пояснює типові підписи, кілька підписів і несподіванки синхронізації, через які може здаватися, що зміна не спрацювала.

Головне

• У новому Outlook для Windows відкрийте «Параметри», далі «Облікові записи», потім «Підписи», виберіть підпис, натисніть значок олівця, відредагуйте його та збережіть.
• У класичному Outlook для Windows перейдіть до «Файл», «Параметри», «Пошта» і виберіть «Підписи». На Mac це меню Outlook, «Параметри», «Пошта», «Підписи».
• Типові підписи задаються для кожного облікового запису: окремо для нових повідомлень і окремо для відповідей та пересилань.
• Починаючи зі збірки Outlook 2303, підписи для облікових записів Microsoft 365 та Outlook.com синхронізуються разом із поштовою скринькою, а старі локальні підписи залишаються на пристрої.
• Якщо змінений підпис не з'являється на іншому пристрої, перевірте тип облікового запису, типові налаштування та те, де зберігається підпис: на пристрої чи в поштовій скриньці.

Яку версію Outlook ви використовуєте?

Перш ніж щось натискати, визначте, яка у вас версія Outlook, адже меню відрізняються. Сторінки самої Microsoft описують такий самий поділ: новий Outlook для Windows, класичний Outlook для Windows, Outlook у веб-версії, Outlook для Mac і мобільні застосунки. Швидка перевірка: якщо у верхньому лівому куті вікна є меню «Файл», це класичний Outlook. Якщо у верхньому правому куті є значок шестерні «Параметри», а стрічка спрощена, це новий Outlook або веб-версія. Якщо кроки для нового Outlook не збігаються з вашим екраном, Microsoft радить перейти до класичних кроків.

Функції підписів доступні в кожній із цих версій. У порівнянні Microsoft для Outlook для ПК, Outlook у веб-версії та застосунків для iOS і Android вставлення та зміна підписів підтримуються у всіх чотирьох. Відрізняється те, де розташовано налаштування і наскільки широкими є можливості форматування.

Як змінити підпис в Outlook для Windows

Новий Outlook для Windows

Ці кроки взято з сторінки Microsoft про додавання та зміну підпису електронного листа.

1. Натисніть значок шестерні Параметри, далі Облікові записи, потім Підписи.
2. Якщо у вас кілька облікових записів, виберіть той, якому належить підпис.
3. Щоб змінити наявний підпис, натисніть поруч із ним значок Редагувати (олівець). Щоб створити новий, натисніть Додати підпис і дайте йому назву.
4. Введіть або відредагуйте текст у полі редагування та налаштуйте шрифт, колір і стилі.
5. Скористайтеся прапорцями внизу, щоб застосувати підпис до нових повідомлень, а також до відповідей і пересилань. Залиште їх порожніми, якщо хочете додавати підпис вручну.
6. Виберіть Save.

Назва, яку ви даєте підпису, призначена лише для вас. Отримувачі її не бачать, тож «External» або «Internal» цілком підійде.

Щоб вставити збережений підпис в окреме повідомлення, відкрийте нового листа, на вкладці Message у групі Insert виберіть Signature, а потім оберіть потрібний підпис.

Класичний Outlook для Windows

1. Виберіть File, потім Options, потім Mail.
2. Виберіть Signatures (кнопка відкриває вікно Signatures and Stationery).
3. У розділі Select signature to edit виберіть підпис, змініть його в полі Edit signature і натисніть OK. Щоб створити новий, натисніть New і задайте йому назву.
4. У верхньому правому куті вікна в розділі Choose default signature виберіть обліковий запис електронної пошти. Окремо задайте підпис для New messages і для Replies/forwards.

Посібник Microsoft зі спеціальних можливостей для класичного Outlook підтверджує таку структуру: спочатку ви вибираєте обліковий запис, потім підпис для нових повідомлень і підпис для відповідей та пересилань. Ви також можете вибрати None, щоб прибрати типовий підпис. Під час написання листа команда Signature на вкладці Message вставляє збережений підпис лише в це повідомлення.

Outlook у вебі, на Mac і мобільних пристроях

Outlook у вебі

На веб-сторінці Microsoft для підписів наведено такий шлях: Settings, Accounts, Signatures. Створіть або змініть вміст підпису, вкажіть, чи додавати його до нових повідомлень і до відповідей та пересилань, і збережіть зміни. На сторінці Microsoft не описано роботу із зображеннями у веб-версії, тож перш ніж запроваджувати логотип для команди, перевірте його, надіславши собі тестовий лист. Веб-версія також є місцем, де багато хто вперше помічає старе розташування, коли підписи були в розділі Mail and Compose and reply. Якщо розділу Accounts у ваших налаштуваннях немає, пошукайте його саме там.

Outlook для Mac

Microsoft описує кроки для Mac у статті про створення, вставлення та зміну підпису в Outlook для Mac. Шлях такий: меню Outlook, Settings, Mail, Signatures.

1. Відкрийте меню Outlook і виберіть Settings, потім у розділі Mail виберіть Signatures.
2. Щоб змінити наявний підпис, виберіть його в полі Signature name і натисніть Edit. Щоб створити новий, натисніть значок Add (+) і введіть назву.
3. Введіть текст і відформатуйте його. Натисніть See more items (...), щоб додати зображення, логотип, гіперпосилання або таблицю. Для посилання виберіть Link, введіть текст і адресу та натисніть OK.
4. У розділі Set default signature виберіть обліковий запис, а потім підпис для New messages і для Replies or forwards. Повторіть для кожного облікового запису, оскільки на Mac типові підписи задаються окремо для кожного облікового запису.
5. Закрийте вікно Signatures. Так зміни зберігаються.

Якщо кнопки Signature немає на стрічці під час написання листа, додайте її, налаштувавши панель інструментів. Microsoft також зазначає, що підтримка застарілого Outlook для Mac завершується в жовтні 2026 року, тож якщо ви досі користуєтеся цим застосунком, сплануйте перехід.

Outlook для iOS і Android

На телефоні підпис є налаштуванням застосунку, а не параметром поштової скриньки на комп'ютері. У статті Microsoft про мобільні застосунки сказано: відкрийте екран налаштувань, у розділі Mail виберіть Signature, а потім або введіть один підпис для всіх облікових записів, або увімкніть Per Account Signature і напишіть окремий підпис для кожного облікового запису. Microsoft нічого не каже про зображення чи обмеження форматування, тож не плануйте для мобільних пристроїв дизайн із великою кількістю логотипів. Залиште короткий простий варіант, наприклад ім'я, посаду та номер телефону, і перевірте його, надіславши собі лист.

Чому ваші зміни не відображаються на іншому пристрої

Саме тут люди найчастіше помиляються. Довгий час правило було простим: кожен Outlook зберігав власні підписи. Це змінилося, і саме тому ви тепер отримуєте неоднозначні результати.

Стаття Microsoft про роумінг-підписи в Outlook пояснює, що відбувається в Outlook для Windows. Підписи можна зберігати у вашій поштовій скриньці, щоб вони були доступні на кожному пристрої, де налаштовано цей обліковий запис. Вимоги: збірка Outlook 2303 або новіша та поштова скринька Microsoft 365 або Outlook.com. Exchange локально, стороння пошта та облікові записи POP або IMAP не підтримуються. Функція вмикається сама, а наявні підписи не перезаписуються.

Під час усунення несправностей важливі деталі:

• У поштову скриньку облікового запису копіюються лише ваші типові підписи для нових листів і для відповідей та пересилання.
• Інші підписи залишаються на пристрої та відображаються в розділі «Підписи на цьому пристрої». Редагувати їх можна лише тоді, коли вони прив’язані до облікового запису.
• Додатки для підписів, які редагували файли підписів на диску або змінювали реєстр, перестають працювати після увімкнення функції.
• Адміністратори можуть вимкнути функцію значенням реєстру DisableRoamingSignatures, тож керований ПК може поводитися інакше, ніж ваш домашній ноутбук.

Практичний висновок такий: якщо змінена вами підпис не є типовою для облікового запису, вона може існувати лише на одному комп’ютері. Зробіть її типовою для нових листів або для відповідей, зачекайте трохи, а потім перевірте Outlook на вебі на другому пристрої. Якщо у вас обліковий запис POP або IMAP, оновіть підпис на кожному пристрої вручну.

На сторінках Microsoft немає жодної інформації про синхронізацію підписів телефона з настільною версією. Вважайте мобільну підпис окремою та налаштовуйте її один раз на кожному телефоні.

Типові підписи та кілька підписів

Найчастіше людям потрібні дві-три підписи: повна для першого контакту, коротка для відповідей і, можливо, ще одна для другої ролі.

1. Створюйте кожну підпис з назвою, яку легко впізнати у списку, наприклад «Повна» і «Коротка».
2. Оберіть обліковий запис, потім задайте підпис для нових листів, а інший для відповідей і пересилання. Коротка версія у відповідях не дає ланцюжкам листів обрастати повторюваними логотипами.
3. Якщо залишити прапорці типових підписів порожніми в новому Outlook, підпис не додаватиметься автоматично. Ви обираєте його командою Підпис у кожному листі.
4. Щоб змінити підпис в одному листі, використовуйте команду Підпис під час написання та оберіть іншу збережену підпис.
5. Щоб прибрати типову підпис у класичному Outlook, встановіть у розкривному списку значення Немає.

Якщо у вас спільна поштова скринька або ви надсилаєте листи з кількох облікових записів, задайте типові підписи для кожного облікового запису окремо. Outlook зберігає їх для кожного облікового запису, а для облікового запису без налаштування листи надсилаються взагалі без підпису.

Початок із шаблону

Якщо не хочете створювати підпис з нуля, Microsoft пропонує шаблони. На своїй сторінці про підписи для малого бізнесу вона описує цей спосіб для класичного Outlook для Windows:

1. Завантажте шаблон підпису та відкрийте його в Word. Якщо Word відкриває файл у режимі перегляду, натисніть Увімкнути редагування.
2. Оберіть дизайн, виділіть усі його елементи та скопіюйте їх.
3. В Outlook створіть новий лист і вставте підпис у текст повідомлення.
4. Відредагуйте текст, замініть фото або логотип і додайте свої посилання. Щоб змінити зображення, клацніть його правою кнопкою миші, оберіть Змінити зображення, виберіть вихідний файл і натисніть Вставити. Перетягуйте маркери, щоб змінити розмір. Щоб змінити посилання, клацніть правою кнопкою миші на іконці соцмережі або виділеному тексті веб-сайту та оберіть Змінити посилання, потім введіть адресу і натисніть ОК.
5. Знову виділіть і скопіюйте всі елементи підпису, перейдіть до Повідомлення, Підпис, Підписи, натисніть Створити, дайте назву та вставте підпис у поле Редагування підпису. Натисніть ОК.

Після збереження можна в діалозі «Підписи» включити автоматичне додавання підпису до наступних листів. На сторінці Microsoft також пропонується надсилати готовий підпис колегам, які виконують ті самі кроки збереження. Так команда отримує однакові підписи без будь-яких інструментів, але це залежить від того, чи кожен виконає кроки самостійно.

Що розмістити в підписі

Microsoft пише, що підпис може містити текст, посилання, фото та зображення, наприклад логотип або рукописний підпис. Тримайте його практичним.

• Ім’я, посада, компанія та один спосіб зв’язатися з вами. Достатньо номера телефону або веб-сайту.
• Посилання лише там, де воно справді корисне, наприклад на сайт компанії або сторінку для бронювання зустрічей. Підпис із вісьмома посиланнями виглядає як реклама.
• Невеликий логотип, збережений у компактному файлі. Великі зображення роблять кожне повідомлення важчим.
• Стандартні шрифти. Microsoft рекомендує їх для підписів, адже вони коректно відображаються на більшості пристроїв.
• Альтернативний текст для зображень там, де редактор це пропонує, щоб користувачі програм зчитування з екрана знали, що зображено.

Варто передбачити текстову альтернативу без зображень. Деякі отримувачі блокують зображення, і тоді ваш логотип перетворюється на порожній квадрат. Переконайтеся, що ім'я та контактні дані написані текстом, а не є частиною зображення.

Якщо компанія вимагає юридичного або конфіденційного застереження, попросіть юристів або відділ комплаєнсу надати точний текст і не імпровізуйте його. Вимоги відрізняються залежно від країни та галузі, і те, які саме з них стосуються вас, має вирішувати юридичний відділ.

Де зберігаються підписи і як їх перенести

У класичній інсталяції Windows файли підписів традиційно зберігаються в папці Signatures у профілі користувача, за шляхом AppData\Roaming\Microsoft\Signatures. Копіювання цієї папки є старим способом перенесення підписів на новий комп'ютер. Я не зміг підтвердити цей шлях на сторінці Microsoft, тож перевірте його на своєму комп'ютері, перш ніж на нього покладатися. За використання переміщуваних підписів (roaming) типовий підпис для облікового запису Microsoft 365 переїжджає разом із поштовою скринькою, тож копіювання потрібне лише для додаткових підписів, які залишилися на пристрої.

Закрийте Outlook перед тим, як копіювати файли назад, потім відкрийте його і перевірте, що кожен підпис відображається і виглядає правильно. Зображення зазвичай ламаються першими.

Типові помилки

• Редагування підпису, який не є типовим. Ви його змінили, але Outlook досі додає старий, бо типовим для облікового запису вказано інший підпис. Перевіряйте випадні списки або прапорці типового підпису після кожної зміни.
• Забутий підпис у відповідях і пересиланнях. Для нових повідомлень і відповідей окремі типові налаштування. Якщо підпис зникає в листуванні, найчастіше причина саме в цьому.
• Припущення, що кожен пристрій оновлюється сам. Переміщувані підписи охоплюють типові налаштування для підтримуваних облікових записів Microsoft 365 та Outlook.com. Облікові записи POP, IMAP, локальний Exchange і мобільні застосунки потребують ручного оновлення.
• Вставка з Word без перевірки. Вставлене форматування може виглядати в редакторі інакше, ніж у надісланому листі. Надішліть тестовий лист собі та на другу адресу.
• Розміщення контактних даних усередині зображення. Якщо зображення заблоковані, разом із ними зникне і ваш номер телефону.
• Використання надбудови, яка редагує файли підписів. Microsoft зазначає, що такі надбудови перестають працювати, коли ввімкнено переміщувані підписи, тож перед зміною керованого інструмента для підписів запитайте адміністратора.

Пов'язані теми для вивчення

• Підписи зникають у відповідях і пересиланнях. Перевірте типовий підпис для відповідей і пересилань в обліковому записі кожного типу: у новому Outlook, класичному Outlook і на Mac.
• Корпоративні підписи. Якщо ви керуєте більш ніж кількома людьми, запитайте адміністратора, як компанія стандартизує імена, посади та застереження. Пошта для більшості компаній живе в Microsoft 365, тож обговорення зазвичай починається саме там.
• Доступні підписи. Короткий текст, читабельні шрифти, чіткий контраст і альтернативний текст для зображень допомагають усім, а не лише користувачам програм зчитування з екрана.
• Юридичні колонтитули та застереження. Формулювання є юридичним рішенням, тож отримуйте його у відділі комплаєнсу, а не з шаблону.

Наступний крок

Відкрийте зараз налаштування підписів і переконайтеся, що потрібний вам підпис є типовим і для нових повідомлень, і для відповідей в кожному обліковому записі. Потім надішліть тестовий лист з кожного пристрою, де ви хочете змінити підпис в Outlook, щоб знати, які з них слідують за поштовою скринькою, а які потребують ручного оновлення.