فهم حوكمة نهج الاستبقاء في SharePoint

By Mirko Peters · 2026-04-18 · Updated 2026-07-28

استكشف نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء في SharePoint ضمن Microsoft 365. أدِر دورة حياة البيانات باستخدام نهج الاستبقاء والتسميات في SharePoint Online.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

تتطلب حوكمة نهج الاستبقاء في SharePoint نتيجة عمل واضحة، وإعدادات نهج معتمدة، ومالكًا مسؤولًا. ابدأ بالمستخدمين والبيانات المعنية، وتحقّق من إمكانات Microsoft 365 ومتطلباتها الحالية، ثم اختبر النهج عبر تجربة تجريبية تمثّل الواقع، ووثّق القرار بعد ذلك، وراجعه بانتظام كلما تغيّرت الاحتياجات.

حوكمة نهج الاستبقاء في SharePoint: قائمة تحقق عملية

• حدّد السيناريو والمالك والنتيجة المتوقعة.
• تحقّق من الترخيص والأذونات والنهج وأثره على المستخدمين.
• اختبر باستخدام تجربة تجريبية، ووثّق قرارات الدعم والمراجعة.

استخدم Microsoft Learn للاطلاع على أحدث الإرشادات.

آخر مراجعة: يوليو 2026.

لنكن صريحين: المعلومات تتراكم بسرعة، خاصةً في المؤسسات المزدحمة. وهنا تأتي حوكمة نهج الاستبقاء في SharePoint. جوهرها تحديد القواعد التي تحكم المدة التي يبقى فيها المحتوى في SharePoint، سواء كان مستندات أو رسائل أو سجلات، بما يحقق أهداف الامتثال ويحافظ على انتظام العمليات.

لكن هذا النهج لا يقتصر على الترتيب فحسب. فهو مصمم للوفاء بالمتطلبات القانونية والتنظيمية، وتقليل مخاطر خصوصية البيانات، والمساعدة على تجنب مشكلات الامتثال المعقدة. ومع نمو حجم المحتوى الرقمي وتعقيده، تحافظ الحوكمة المتسقة على أمان المؤسسة وتنظيمها. وستستعرض الأقسام التالية الأساسيات والخطوات العملية والاستراتيجيات اللازمة لإدارة دورة حياة المعلومات في SharePoint بثقة.

حوكمة نهج الاستبقاء في SharePoint

نهج الاستبقاء في SharePoint هو مجموعة قواعد تحدد المدة التي يُحفظ فيها المحتوى المخزّن في SharePoint، أو يُحذف، أو يُؤرشف، وذلك لتلبية المتطلبات القانونية والتنظيمية ومتطلبات العمل. وهذه النهج جزء من حوكمة نهج الاستبقاء الأشمل، وتُطبَّق تلقائيًا على المواقع والمكتبات والقوائم والمستندات والعناصر لضمان إدارة متسقة لدورة الحياة.

شرح موجز: تتيح نهج الاستبقاء في SharePoint للمسؤولين تصنيف المحتوى، وتطبيق تسميات الاستبقاء أو القواعد، وفرض إجراءات مثل الاستبقاء فقط (منع الحذف)، أو تشغيل الحذف بعد مدة محددة، أو نقل المحتوى إلى الأرشيف أو مركز السجلات. وتجمع حوكمة نهج الاستبقاء الفعّالة في SharePoint بين إنشاء النهج، وتحديد النطاق، والمراجعة الدورية، والتدقيق، بهدف تقليل المخاطر، والحفاظ على الامتثال، وتحسين التخزين وإدارة المعلومات عبر المؤسسة.

ما هي نهج الاستبقاء في SharePoint

نهج الاستبقاء في SharePoint هو مجموعة من القواعد تحدد للنظام ما يجب فعله بالمعلومات: متى يُحتفظ بها، ومتى تُحذف، ومتى يُضمن عدم تعديلها أو فقدانها. ويمكنك تصوّره كفريق تنظيف آلي وذكي يعمل أيضًا كحارس أمني، فيُبقي السجلات الحساسة في مكانها طالما تحتاج إليها.

لا تقتصر هذه النهج على تنظيم الملفات؛ فهي أساسية للمؤسسات الجادة في الامتثال للقوانين واللوائح أو لقواعد العمل الداخلية الخاصة بها. وسواء كنت تتعامل مع GDPR أو HIPAA أو مجرد جدول الاحتفاظ بالسجلات الخاص بمؤسستك، فإن نهج الاستبقاء تساعد على الاحتفاظ بالملفات الصحيحة وإزالتها عندما تفرض اللوائح ذلك.

من حالات الاستخدام الشائعة: حذف الملفات تلقائيًا بعد مدة محددة، أو أرشفة العناصر التي قد تحتاج إليها في عمليات التدقيق المستقبلية، أو تجميد المستندات المهمة حتى لا يعبث بها أحد عن طريق الخطأ أثناء الإجراءات القانونية. ويمنح تطبيق هذه النهج على مستوى الموقع أو المكتبة أو المجلد المؤسسات سيطرة حقيقية على دورة حياة المعلومات.

باختصار، تُعد نهج الاستبقاء في SharePoint الأساس لإدارة المعلومات الذكية والممتثلة. وإذا كنت تريد تجنب المشكلات التنظيمية، أو تحسين الكفاءة، أو ببساطة التوقف عن الغرق في الملفات القديمة، فإن نهجًا متينًا للاستبقاء هو نقطة البداية.

5 حقائق مفاجئة حول حوكمة نهج الاستبقاء في SharePoint

1. يمكن لتسميات الاستبقاء أن تعمل كحجز قانوني دون الحاجة إلى eDiscovery. يمكنك ضبط تسميات الاستبقاء للحفاظ على المحتوى بصورة غير قابلة للتغيير ومنع حذفه حتى عند عدم استخدام الحجز القانوني في eDiscovery، ما يمنح فرق الحوكمة أداة حفظ خفيفة الوزن مرتبطة مباشرةً بحوكمة نهج الاستبقاء في SharePoint.
2. يمكن أتمتة تطبيق التسميات باستخدام الذكاء الاصطناعي وإشارات الحساسية. يستطيع Microsoft 365 تصنيف التسميات وتطبيق تسميات الاستبقاء تلقائيًا استنادًا إلى المصنِّفات القابلة للتدريب أو الكلمات المفتاحية أو تسميات الحساسية، ما يقلل الجهد اليدوي ويحسّن اتساق الإنفاذ عبر مواقع SharePoint.
3. قد تتداخل عدة نهج للاستبقاء، والإجراء الأخير هو الذي يحدد التخلص من المحتوى. عندما يشمل عنصر واحد عدة نهج استبقاء في SharePoint، قد تتفاعل إعدادات الاستبقاء فيما بينها، وتحدد فترة الاستبقاء الأكثر تقييدًا أو قواعد التخلص المحددة الإجراءات النهائية للحوكمة بدلًا من قاعدة بسيطة مفادها "الأول يُطبَّق".
4. الاستبقاء لا يعني دائمًا عدم القابلية للتغيير ما لم يتم ضبطه. افتراضيًا، قد يمنع الاستبقاء الحذف لمدة محددة، لكن المحتوى لا يصبح غير قابل للحذف ومحفوظًا مع إمكانية التدقيق إلا عند تفعيل "قفل الحفظ" أو ميزات عدم القابلية للتغيير. وهذا فارق مهم بالنسبة إلى مسؤولي الامتثال.
5. يؤثر نطاق الاستبقاء على مستوى الموقع مقابل تسميات الحاوية على نطاق البحث والحفظ. يمكن لتطبيق الاستبقاء على مستوى موقع SharePoint أن يحفظ كل ما في الموقع، بينما توفر تسميات الاستبقاء على مستوى الحاوية (المكتبة أو المجلد أو العنصر) تحكمًا دقيقًا. أما اختيار النطاق الخاطئ فقد يؤدي إما إلى الاحتفاظ بمحتوى زائد أو ترك سجلات مهمة بلا حوكمة.

مبادئ أساسية في حوكمة نهج الاستبقاء

1. إدارة السجلات القابلة للدفاعيجب أن تكون كل مؤسسة قادرة على إثبات، دون أدنى شك، كيفية إدارتها للمعلومات واستبقائها والتخلص منها. ويعني مصطلح "القابل للدفاع" أنك تستطيع أن تُظهر للجهات التنظيمية أو المحاكم أن عمليتك تصمد أمام التدقيق، مع توثيق واضح يدعم قراراتك.
2. الشفافيةينبغي أن يعرف كل فرد في الفريق ما الذي يحدث لمستنداته ومتى. فالنهج الواضحة تقلل الالتباس، وتحدّ من الأخطاء البشرية، وتسهّل الحصول على التأييد. كما أن الشفافية تُبقي الناس على اطلاع ومسؤولين عن أفعالهم.
3. الامتثال القانونيينبغي دائمًا تصميم نهج الاستبقاء في SharePoint مع وضع القانون في المقدمة. فالأطر التنظيمية مثل GDPR و HIPAA قد تحدد بدقة المدة التي يجب الاحتفاظ خلالها بمعلومات معينة. وقد يؤدي عدم الامتثال إلى غرامات أو إجراءات قانونية. الأطر التنظيمية
4. مساءلة المستخدملا تقع المسؤولية كلها على عاتق تقنية المعلومات، فللمستخدمين دور كبير. ويساعد التدريب المناسب والأدوار الواضحة، والإجراءات المعلنة بوضوح، في ضمان أن يفهم الموظفون ما هو متوقع منهم عند تخزين المستندات أو وسمها أو حذفها.
5. الأتمتةتعني الحوكمة القوية إزالة التخمين من عمليات التنظيف اليدوية. فإنفاذ النهج تلقائيًا يضمن ألا تفلت الملفات من الرقابة، وأن تعمل جداول الاستبقاء بانتظام تام، وأن تبقى سجلات التدقيق محدّثة لكل إجراء يُتخذ. الأتمتة هي حليفك الأفضل في مواجهة الأخطاء البشرية.

إن إتقان هذه المبادئ يساعد على حماية البيانات، والتصدي لعمليات التدقيق المفاجئ في الامتثال، وتقليل المخاطر. فترسيخ الأساس هنا يهيئك للنجاح في تفاصيل النهج كافة التي تأتي لاحقًا.

كيف يعمل استبقاء SharePoint في Microsoft 365

في Microsoft 365، تُعد نهج استبقاء SharePoint جزءًا من مجموعة أدوات امتثال أوسع. تُنشئ هذه النهج وتديرها من خلال Microsoft 365 Compliance Center، وتُعرِّف قواعد تمتد لتشمل مواقع SharePoint وOneDrive وTeams معًا. وهذا يتيح للمؤسسات مواءمة بيئة العمل الرقمية بأكملها مع نهج موحد واحد لحوكمة المعلومات.

يمكن توجيه النهج إلى مواقع أو مكتبات أو مجلدات محددة، بل وحتى إلى أنواع المحتوى. وعند تكوين نهج ما، فإنه يراقب الملفات أو الرسائل وفق قواعد، مثل مدة الاستبقاء، أو وفق محفزات، مثل تاريخ آخر تعديل. وبمجرد استيفاء المعايير، يمكن قفل الملفات أو حذفها أو الاحتفاظ بها وفقًا للإعدادات التي تختارها.

تتولى المنصة هذه المهمة في الخلفية، إذ تربط تطبيق النهج مباشرةً بسير عملك، فلا يحتاج المستخدمون إلى التفكير مرتين. كما تضمن إعدادات إقامة البيانات ضمن Microsoft 365 بقاء المحتوى في موقعه الصحيح، بما يدعم الامتثال للمتطلبات الإقليمية. ويمكن تطبيق نهج على مستوى المستند بالتوازي مع القواعد الشاملة للموقع، مما يمنحك تحكمًا دقيقًا في المحتوى الحساس أو عالي المخاطر.

وفي نهاية المطاف، فإن الاستبقاء في SharePoint Online وMicrosoft 365 يعني أتمتة دورة حياة الملفات، وتقليل الجهد اليدوي، وجعل الامتثال التنظيمي أيسر بكثير في بيئات العمل الحديثة.

قائمة التحقق: كيف يعمل الاستبقاء في SharePoint ضمن Microsoft 365

فوائد حوكمة الاستبقاء القوية في SharePoint

• تحسين الامتثال: يسهّل الاستبقاء الآلي تلبية المتطلبات القانونية والتنظيمية، مما يحافظ على حماية مؤسستك.
• تقليل المخاطر القانونية: تساعد النهج السليمة على منع فقدان البيانات عن طريق الخطأ أو أخطاء الاستبقاء، التي قد تؤدي إلى إجراءات قانونية مكلفة أو غرامات.
• تبسيط عمليات التدقيق: توفر قواعد الاستبقاء الواضحة مسارات تدقيق جاهزة، مما يقلل من التخبط والضغط عند حلول موعد المراجعات.
• الحد من انتشار البيانات: يجري تنظيف المحتوى القديم تلقائيًا، مما يمنع تحميل الأنظمة بمعلومات قديمة لم تعد صالحة.
• الكفاءة التشغيلية: يحرر تطبيق النهج الآلي فرق تقنية المعلومات ومستخدمي الأعمال، ليتمكن الجميع من التركيز على العمل، لا على مراقبة الملفات.

مع فوائد كهذه، فإن الاستثمار في حوكمة قوية لـ SharePoint يجعل العمليات اليومية والامتثال أكثر سلاسة بكثير.

تخطيط استراتيجية نهج الاستبقاء في SharePoint

يبدأ تخطيط استراتيجية نهج الاستبقاء في SharePoint قبل وقت طويل من النقر على أي زر أو إنشاء أي قاعدة في Microsoft 365. فكّر فيها بوصفها المخططات الهندسية: تحدد الاستراتيجية الرؤية والنهج، وتضمن أن تخدم النهج احتياجات مؤسستك وتلبي الالتزامات التجارية والقانونية معًا.

الأمر لا يقتصر على ما يستطيع النظام فعله، بل على ما تحتاجه مؤسستك فعليًا للبقاء ممتثلة ومنتجة. ومرحلة التخطيط هي المرحلة التي تقيّم فيها المخاطر والفرص وطبيعة المعلومات الفريدة لديك، مما يمنحك وضوحًا قبل الانتقال إلى تفاصيل التهيئة الدقيقة.

تساعدك الاستراتيجية المدروسة على التكيف مع التغييرات المستقبلية، وربط نهج الاستبقاء بنتائج حقيقية، بدلًا من مجرد "وضع علامة في خانة الإنجاز". وفيما يلي، سنرى كيفية تحديد المتطلبات بدقة، وكيفية إشراك الأشخاص المناسبين في العملية لتكون الاستراتيجية قابلة للاستمرار.

تحديد المتطلبات التنظيمية والتجارية

• الالتزامات القانونية: حدد اللوائح مثل GDPR وHIPAA وSOX أو القوانين المحلية التي تفرض أنواعًا محددة من الاستبقاء أو الحذف للمحتوى.
• المعايير الصناعية: حدد أفضل الممارسات القطاعية، مثل تلك المعتمدة في الخدمات المالية أو الرعاية الصحية، والتي قد تضيف متطلبات أو مدداً زمنية إضافية.
• السياسات الداخلية: لا تنسَ جداول حفظ السجلات الخاصة بمؤسستك، وتصنيفات المعلومات، وقواعد خصوصية البيانات.
• حساسية أنواع المحتوى: ارسم خريطة لمحتوى SharePoint، من مستندات وقوائم ورسائل، الذي يحتاج إلى استبقاء خاص نظرًا لقيمته التجارية أو التنظيمية.
• تحديد الأولويات: وثّق الاحتياجات وصنّفها للتركيز على المجالات الأعلى خطورة، مما يسهّل بناء قواعد استبقاء مستهدفة وفعّالة.

إشراك أصحاب المصلحة لتحقيق حوكمة ناجحة

• محترفو تقنية المعلومات: يتولون تنفيذ النهج وصيانتها وحل المشكلات التقنية، لضمان سلاسة العمليات.
• مسؤولو الشؤون القانونية والامتثال: يفسرون اللوائح ويترجمونها إلى متطلبات عملية للنهج.
• مديرو السجلات: يتولّون جداول الملفات الخاصة بالمؤسسة وأفضل الممارسات في إدارة المعلومات.
• مستخدمو الأعمال: يوفّرون رؤية واضحة للعمليات اليومية، ويُبرزون المواضع التي يدعم فيها الاستبقاء الإنتاجية أو يعيقها.
• مسارات التواصل: أنشئ قنوات واضحة وتحديثات منتظمة لضمان فهم الجميع لأدوارهم وكيفية اتخاذ قرارات النهج.

إعداد نهج الاستبقاء في SharePoint Online

بعد رسم استراتيجيتك وجمع المتطلبات، حان وقت تنفيذ تلك الخطط. فإعداد نهج الاستبقاء في SharePoint Online يعني بالأساس ترجمة سياساتك إلى إعدادات محددة وقابلة للتنفيذ في Microsoft 365.

ويتضمّن ذلك تحديد المحتوى المستهدف، ووضع القواعد التي تحدد مدة بقاء أنواع المعلومات المختلفة، وأتمتة الإجراء الذي يُتخذ عند انتهاء هذه المدد. وتجتمع في مرحلة الإعداد أهداف الامتثال في المؤسسة واحتياجات العمل والقدرات التقنية.

تشرح الأقسام التالية خطوات عملية لإنشاء النهج، وتعرض أفضل الممارسات حتى تعمل التقنية لصالحك لا ضدك. وستتعلّم "الكيفية" في الإعداد وفي الإدارة المستمرة لنهج الاستبقاء.

دليل خطوة بخطوة لإعداد النهج

1. تحديد متطلبات الاستبقاءراجع المتطلبات القانونية وتلك الخاصة بالعمل الموثقة لديك. حدّد المدة التي ينبغي الاحتفاظ بالمحتوى خلالها، وما الذي ينبغي أن يحدث بعد انقضائها: هل يُحذف، أم يُؤرشف، أم يُحفظ؟
2. اختيار أنواع المحتوى أو المواقعحدّد المحتوى الذي يحتاج إلى نهج: مواقع SharePoint كاملة، أو مكتبات مستندات محددة، أو مجلدات، أو أنواع محتوى بعينها. كن دقيقاً لتجنب تعارض النهج.
3. الوصول إلى مركز الامتثال في Microsoft 365انتقل إلى مركز الامتثال في Microsoft 365، وهو المركز الذي يُنشأ منه نهج الاستبقاء ويُدار عبر SharePoint وOneDrive وTeams.
4. إنشاء نهج استبقاء جديداتبع المعالج لتسمية النهج، وتحديد مدد الاستبقاء، واختيار الإجراءات. على سبيل المثال، يمكنك الاحتفاظ بالملفات لمدة سبع سنوات ثم حذفها تلقائياً.
5. نشر النهج وتعيينهطبّق النهج على المواقع أو المجموعات المحددة. تحقق مرتين من اختياراتك، فالنهج المطبّق بشكل خاطئ قد يؤدي إلى حذف غير مقصود (يا للخسارة!).
6. الاختبار والمراقبةقبل التعميم على الجميع، اختبر النهج على موقع أو مكتبة نموذجية. تأكد من أنه يعمل كما هو مخطط له، وعدّل عند الحاجة. وراقب ملاحظات المستخدمين وسجلات التدقيق بحثاً عن المشكلات أو المفاجآت.

التزم بهذا الإجراء خطوة بخطوة لضمان أن تكون نهج الاستبقاء محكمة ومتوافقة مع الأنظمة ومصممة وفق بيئة مؤسستك.

أفضل الممارسات لإدارة النهج وتحديثها

• المراجعة الدورية: أعد النظر في النهج بانتظام للتأكد من توافقها مع القوانين الحالية واحتياجات العمل.
• التدقيق الشامل: استخدم سجلات التدقيق لاكتشاف الثغرات والتحقق من تطبيق النهج على جميع المواقع.
• التحديثات المضبوطة: اختبر التغييرات في بيئة خاضعة للرقابة قبل تطبيقها على مستوى المؤسسة.
• معالجة الاستثناءات: ضع إجراءً موثقاً لطلب الاستثناءات النادرة من جداول الاستبقاء القياسية والموافقة عليها.
• الإدارة المركزية: حيثما أمكن، أدِر النهج مركزياً لتبسيط التحديثات وتجنّب التكرار.

التحديات الشائعة في حوكمة الاستبقاء

1. تعارض النهجقد يؤدي تداخل النهج أو تعارضها إلى حذف البيانات مبكراً جداً أو الاحتفاظ بها لفترة أطول من اللازم. تجنّب ذلك بمراجعة النطاقات المتداخلة بانتظام ووضع أولويات واضحة.
2. أخطاء المستخدمينالأخطاء واردة، خاصةً في الوسم اليدوي أو عند تطبيق الاستثناءات. خفّف منها بالأتمتة والتدريب المستمر للمستخدمين، حتى يفهم الجميع النهج المعمول بها.
3. البيانات القديمةقد تُربك المحتوى القديم المخزَّن وفق قواعد سابقة جهود الامتثال. انقل هذه البيانات أو وحّدها لتتوافق مع النهج الحالية، واستخدم الأدوات لتحديد الاستثناءات ومعالجتها.
4. احتياجات تنظيمية معقدةغالباً ما تضم المؤسسات الكبيرة وحدات أعمال متعددة، لكل منها متطلباته الخاصة. استخدم الحوكمة المركزية والقوالب وقنوات التواصل لمعالجة هذا التعقيد.
5. التكيّف مع تغييرات Microsoft 365تُحدّث Microsoft ميزات SharePoint والخدمات ذات الصلة باستمرار. ابقَ على اطلاع دائم بأفضل الممارسات، واستفد من منتديات المجتمع لتعديل إعداداتك بسرعة مع تطوّر الأمور.
6. انتشار البياناتيمكن الحدّ من النمو المفرط للبيانات، شأنه شأن انتشار Teams، من خلال التنظيف الآلي والنهج المركزية. فكّر في الإرشادات المتعلقة بضبط الانتشار الرقمي من مجالات ذات صلة في إدارة دورة الحياة، مثل الاقتراحات الواردة في هذه المقالة حول إدارة انتشار Teams.

إنّ إدراك هذه التحديات ومعالجتها سيساعد مؤسستك على بناء خطة حوكمة أكثر مرونة وفعالية.

أهمية تدقيق نهج الاستبقاء ومراقبتها

تدقيق نهج الاستبقاء في SharePoint ومراقبتها ليس أمرًا اختياريًا، بل ضرورة للحفاظ على نظافة مؤسستك والامتثال للمتطلبات. تضمن عمليات التدقيق المنتظمة أن تكون النهج مُعدّة بشكل صحيح، ومُطبّقة، ومتوافقة مع اللوائح المتغيرة باستمرار.

توفّر Microsoft 365 سجلات تدقيق وأدوات إعداد التقارير التي تتيح لك تتبّع الأنشطة، ورصد الحالات الشاذة، والتأكد من أن إعدادات الاستبقاء تعمل كما هو متوقع. تساعدك التنبيهات والمراجعات المجدولة على اكتشاف المشكلات مبكرًا، مما يدعم تخفيف المخاطر بشكل مستمر.

من خلال مراجعة نهجك وتحديثها بشكل استباقي، تحافظ على أمان بياناتك، وتُثبت امتثالك، وتبقى متقدمًا على أي مستجدات تنظيمية قد يحملها المستقبل.

حوكمة الاستبقاء في SharePoint: النقاط الرئيسية والخطوات التالية

• المراجعة والتحديث بانتظام: اجعل من التحقق من نهج الاستبقاء عادةً متكررة، حتى تعكس دائمًا اللوائح الحالية واحتياجات العمل.
• بناء فرق متعددة التخصصات: اجمع تكنولوجيا المعلومات والشؤون القانونية وإدارة السجلات ومستخدمي الأعمال معًا لتخطيط النهج وتطبيقها، فالعمل الجماعي يحقق نتائج أفضل.
• إعطاء الأولوية للأتمتة: استخدم أدوات Microsoft 365 والعمليات الآلية لتقليل العمل اليدوي، وخفض المخاطر، وتحسين الاتساق.
• واصل التعلّم: لا تتوقف عن التعلّم! إذا أردت أن ترى كيف تُحسّن الحوكمة المتينة التعاون وأمن البيانات، فاستلهم من رؤى حوكمة Teams في هذا الدليل حول بناء تعاون واثق من خلال الحوكمة.
• ابدأ الآن: لا تنتظر تدقيقًا أو خرقًا للبيانات. ابدأ بتعزيز حوكمة الاستبقاء في SharePoint اليوم، وابنِ بيئة عمل رقمية أكثر أمانًا وكفاءة.

تعرّف على الاستبقاء: نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء لـ SharePoint وOneDrive

ما هو نهج الاستبقاء وتسمية الاستبقاء في SharePoint؟

نهج الاستبقاء أو تسمية الاستبقاء في SharePoint هو قاعدة تحكم المدة التي يُحتفظ فيها بالمحتوى، وما إذا كان سيُحذف تلقائيًا، وكيفية حفظه لتحقيق الامتثال. عادةً ما تُطبّق نهج الاستبقاء على نطاق واسع (المواقع، ومجموعات Microsoft 365، أو OneDrive)، بينما تُعلّم تسميات الاستبقاء العناصر بشكل فردي، أو عبر نهج التسميات المُطبّقة تلقائيًا، للتحكم في بداية فترة الاستبقاء أو لبدء مراجعات التخلّص من المحتوى.

كيف تعمل نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء مع المحتوى في SharePoint؟

تعمل إعدادات الاستبقاء مع المحتوى إما بتطبيق نهج على مستوى الموقع يجعل العناصر خاضعة لنهج الاستبقاء، أو بتطبيق تسميات الاستبقاء التي تُعلّم العناصر. يمكن تطبيق التسميات يدويًا، أو تلقائيًا، أو باستخدام النهج التكيفية؛ وهي تحدد بداية فترة الاستبقاء، مثل البدء عند الإنشاء أو التعديل، وتحدد ما يحدث عند انتهاء فترة الاستبقاء.

هل ينبغي أن أستخدم نهج الاستبقاء أم تسمية الاستبقاء لمؤسستي؟

يعتمد الاختيار بين نهج الاستبقاء وتسمية الاستبقاء على احتياجاتك: استخدم نهج الاستبقاء لنطاقات واسعة وثابتة تشمل مواقع متعددة، واستخدم تسميات الاستبقاء عندما تحتاج إلى تحكم دقيق، أو إلى تعليم العناصر، أو إلى السماح للمستخدمين بتطبيق تسمية استبقاء على مستندات ورسائل بريد إلكتروني محددة. تستخدم مؤسسات كثيرة الاثنين معًا لإدارة دورة حياة البيانات.

كيف أنشئ نهج استبقاء وأُهيّئه في Microsoft Purview؟

لإنشاء نهج استبقاء، انتقل إلى بوابة Microsoft Purview (التي كانت تُسمى سابقًا مركز الامتثال في Microsoft 365)، واختر إنشاء نهج استبقاء جديد، ثم حدِّد المواقع (مواقع SharePoint وحسابات OneDrive وExchange وTeams)، وحدِّد مدة الاستبقاء ضمن النهج، وقرِّر ما إذا كان سيتم الاحتفاظ بالمحتوى أم حذفه، ثم فعِّل النهج للاستبقاء واحفظه. يمكنك أيضًا تهيئة نهج الاستبقاء لتضمين مواقع محددة أو استبعادها، وتحديد ما إذا كانت إعدادات الاستبقاء تبدأ عند الإنشاء أو عند التعديل أو عند تطبيق التسمية على العنصر.

كيف أستخدم تسميات الاستبقاء ونهج تطبيق تسميات الاستبقاء تلقائيًا؟

يمكن إنشاء تسميات الاستبقاء في بوابة Microsoft Purview ونشرها للمستخدمين، كما يمكن تهيئة نهج تطبيق تسميات الاستبقاء تلقائيًا للعثور على المحتوى حسب الكلمات الرئيسية أو نوع المعلومات الحساسة أو شروط أخرى. وبمجرد تطبيق تسمية الاستبقاء تلقائيًا أو يدويًا، فإنها تتحكم في بداية فترة الاستبقاء، وتحدد ما إذا كان المحتوى سيُحفظ أو يُتلف عند انتهاء هذه الفترة.

ما هي بداية فترة الاستبقاء ونهايتها؟

تبدأ فترة الاستبقاء عند المحفّز المحدد في النهج أو التسمية، مثل تاريخ الإنشاء أو آخر تعديل أو وقت تطبيق تسمية الاستبقاء. وتنتهي فترة الاستبقاء عند انقضاء مدتها (على سبيل المثال سبعة أيام في سيناريوهات الاستبقاء القصيرة المدى، أو سنوات في حالة السجلات)، وعند هذه النقطة يمكن للنهج أن يحذف المحتوى أو أن يبدأ مراجعة للتخلص منه.

كم يستغرق تطبيق الاستبقاء على محتوى SharePoint؟

تختلف المدة التي يستغرقها سريان الاستبقاء؛ إذ قد يستغرق تفعيل نهج استبقاء جديد أو تعيين تسمية استبقاء حتى 24 ساعة، وتشير وثائق Microsoft في بعض السيناريوهات إلى أن معالجة SharePoint وOneDrive قد تستغرق حتى 7 أيام. وكثير من التغييرات يظهر خلال وقت أقصر، لكن يجب منح Microsoft Purview الوقت الكافي للمعالجة والفهرسة.

هل يعمل الاستبقاء على ملفات SharePoint وملفات OneDrive المخزنة في SharePoint؟

نعم، يعمل الاستبقاء على SharePoint وOneDrive ويشمل الملفات المخزنة في مكتبات مستندات SharePoint، طالما أن الموقع أو المكتبة مضمّنان في النهج، أو أن الملف مُعلَّم بتسمية استبقاء. والملفات الخاضعة لإعدادات الاستبقاء تُحفظ من الحذف، ويمكن العثور عليها عبر eDiscovery طوال مدة سريان النهج.

كيف تعمل النهج وتسميات الاستبقاء مع مجموعات Microsoft 365 ومواقع SharePoint؟

يمكن أن تستهدف نهج الاستبقاء مجموعات Microsoft 365 ومواقع SharePoint المرتبطة بها. وعند تضمين مجموعة Microsoft 365، تخضع الملفات الموجودة في موقع SharePoint الخاص بالمجموعة وفي صندوق بريدها لفترة الاستبقاء المحددة في النهج. ويمكن أيضًا تطبيق تسميات الاستبقاء على العناصر الموجودة في تلك المواقع لتوفير قواعد استبقاء إضافية أو مختلفة.

هل يمكن توريث إعدادات الاستبقاء أو تعيينها بشكل مختلف عبر المواقع؟

يمكن تهيئة إعدادات الاستبقاء على نطاقات مختلفة. بالنسبة إلى مواقع SharePoint، تُطبَّق النهج عادةً على مستوى الموقع، ويمكن للتسميات المطبقة على العناصر أن ترث إعدادات الاستبقاء تلقائيًا إذا كان ذلك مُهيّأً. ويمكنك تعيين إعدادات الاستبقاء نفسها لعدة مواقع، أو إنشاء قواعد أكثر تفصيلًا قائمة على التسميات عندما يلزم استبقاء مختلف لأنواع محتوى مختلفة.

كيف أُعدّ استبقاء في SharePoint يطبّق التسميات تلقائيًا؟

لإعداد نهج تطبيق تسميات الاستبقاء تلقائيًا، أنشئ تسمية الاستبقاء في Microsoft Purview، وحدِّد الشروط (الكلمات الرئيسية وأنواع المعلومات الحساسة والمواقع)، ثم فعِّل التطبيق التلقائي. انشر نهج التسميات إلى مواقع SharePoint المطلوبة. وسيفحص النظام المحتوى ويطبّق تلقائيًا تسمية الاستبقاء على العناصر التي تطابق المعايير.

ماذا يحدث عند انتهاء فترة الاستبقاء لمحتوى SharePoint؟

عند انتهاء فترة الاستبقاء، يُنفَّذ الإجراء المُهيّأ: يمكن حذف المحتوى تلقائيًا أو إزالته نهائيًا أو وضع علامة عليه لمراجعة التخلص منه، وذلك حسب النهج. وتتوفر لمسؤولي النظام رسائل حول نهج الاستبقاء وإجراءات التخلص، كما تسجل بوابة Microsoft Purview نشاط الاستبقاء لأغراض تقارير الامتثال.

هل يمكنني تغيير تسميات الاستبقاء أو إزالتها بعد تطبيقها؟

يمكنك تغيير تسميات الاستبقاء أو إزالتها، لكن إذا كان المحتوى خاضعًا لنهج استبقاء يمنع الحذف، فقد لا تؤدي إزالة التسمية إلى إزالة حماية الاستبقاء فورًا. بعض التسميات تنشئ حالات حجز غير قابلة للتغيير؛ ولتغيير السلوك قد تحتاج إلى تعديل إعدادات التسمية في بوابة Microsoft Purview، أو إنشاء نهج استبقاء جديد، والسماح بوقت كافٍ لانتشار التغييرات.

ما هي نطاقات النهج الثابتة للاستبقاء مقارنةً بالنهج التكيفية؟

تستهدف نطاقات النهج الثابتة للاستبقاء مواقع محددة، مثل مواقع SharePoint معينة أو حسابات OneDrive أو مجموعات Microsoft 365. أما النهج التكيفية فتستخدم شروطًا لتضمين المحتوى أو المواقع ديناميكيًا استنادًا إلى السمات، مما يتيح تغطية أوسع وأكثر مرونة مع تغير المحتوى أو الهيكل التنظيمي.

كيف أهيّئ إعدادات الاستبقاء لتُطبَّق عند تعديل الملف؟

عند إنشاء نهج استبقاء أو تسمية، اضبط بداية فترة الاستبقاء على "آخر تعديل" بحيث تبدأ فترة الاستبقاء من تاريخ آخر تعديل للملف'. هذا يضمن تجديد الاستبقاء عندما يحدّث المستخدمون المحتوى، وإعادة حساب فترة الاستبقاء وفقًا لذلك.

هل تدعم مواقع SharePoint الكلاسيكية ومواقع الاتصالات تسميات الاستبقاء بالطريقة نفسها؟

تُدعم معظم ميزات الاستبقاء الحديثة في مواقع فرق SharePoint الحديثة ومواقع الاتصالات، ومع ذلك قد تختلف تجارب SharePoint الكلاسيكية. توضح وثائق Microsoft Learn وMicrosoft Purview الميزات التي تنطبق على مجموعات المواقع الكلاسيكية، لذا تحقّق دائمًا من التوافق قبل الاعتماد على سلوكيات تسميات محددة في المواقع الكلاسيكية.

كيف أرى المحتوى الخاضع لنهج الاستبقاء أو التسمية؟

يمكن للمسؤولين استخدام تقارير بوابة Microsoft Purview وإعدادات الاستبقاء على مستوى الموقع لعرض المواقع والمكتبات والعناصر الخاضعة للاستبقاء. وتساعد أدوات eDiscovery والتدقيق في العثور على المحتوى المشمول بنهج الاستبقاء. وقد يرى المستخدمون رسائل حول نهج الاستبقاء في الملفات تشير إلى أن العنصر خاضع لإعدادات الاستبقاء.

هل يمكنني إنشاء نهج استبقاء ينطبق لمدة سبعة أيام فقط لاختبار الاستبقاء؟

نعم، يمكنك إنشاء نهج استبقاء جديد بفترة قصيرة، مثل سبعة أيام، لاختبار الاستبقاء. حدّد الفترة في نهج الاستبقاء، واستهدف موقعًا تجريبيًا أو مجموعة Microsoft 365 للتحقق من السلوك قبل النشر على نطاق واسع. واسمح بوقت معالجة عند بدء الاستبقاء لرؤية النتائج الفعلية.

كيف تتفاعل نهج الاستبقاء مع الحجز القانوني وeDiscovery؟

تكمّل نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء الحجز القانوني وeDiscovery بالحفاظ على المحتوى لفترة استبقاء محددة. ويمكن للحجز القانوني أن يتجاوز إجراءات الحذف لضمان بقاء المحتوى متاحًا للتحقيقات. استخدم ميزات eDiscovery في Microsoft Purview للبحث عن البيانات الخاضعة للاستبقاء أو الحجز وتصديرها.

ما هو النهج الموصى به لحوكمة نهج استبقاء SharePoint؟

أفضل ممارسة هي وضع خطة حوكمة تجمع بين نهج الاستبقاء لتغطية واسعة وتسميات الاستبقاء للتحكم الدقيق، وتوثيق قواعد إدارة دورة حياة البيانات، واستخدام بوابة Microsoft Purview للإعداد المركزي، واتباع إرشادات Microsoft Learn. حدّد أدوار المسؤولين ومسؤولي الامتثال ومالكي المواقع، واختبر النهج في مواقع تجريبية قبل النشر الكامل.

كيف تؤثر رسائل نهج الاستبقاء في المستخدمين النهائيين في SharePoint وOneDrive؟

قد يرى المستخدمون النهائيون رسائل حول نهج الاستبقاء عند فتح الملفات أو حذفها، تُعلمهم بأن العنصر خاضع لتسمية استبقاء أو لنهج. تُوضح هذه الرسائل سبب منع الحذف أو سبب وجود إجراء حفظ، مما يساعد المستخدمين على فهم متطلبات الحوكمة والامتثال.

هل يمكنني تطبيق نهج الاستبقاء على مكتبات أو مجلدات محددة فقط؟

يمكنك تطبيق تسميات الاستبقاء على مكتبات محددة، أو استخدام قواعد التطبيق التلقائي لاستهداف المحتوى حسب البيانات الوصفية أو الكلمات الرئيسية. وعادةً ما يكون نطاق نهج الاستبقاء الواسع على مستوى الموقع، لكن الاستثناءات الانتقائية والاستهداف المستند إلى التسميات تتيح لك تحكمًا أدق في المكتبات أو المجلدات الخاضعة للاستبقاء.

كم من الوقت يستغرق بعد إنشاء نهج استبقاء حتى يبدأ تطبيقه؟

بعد إنشاء نهج الاستبقاء، يمكن أن يبدأ تطبيقه خلال ساعات، لكن قد يستغرق انتشاره الكامل من 24 إلى 72 ساعة، وفي حالات نادرة قد يصل إلى سبعة أيام، وذلك حسب فهرسة المحتوى ومعالجة الخدمة. امنح بوابة Microsoft Purview وقتًا كافيًا لتطبيق النُهج على SharePoint وOneDrive.

ما الأدوات التي يمكنني استخدامها لمراقبة نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء وإعداد التقارير عنها؟

استخدم بوابة Microsoft Purview لإنشاء النهج وإعداد التقارير عنه، والبحث في سجل التدقيق عن النشاط المرتبط بالاستبقاء، وتقارير eDiscovery للتحقق من الحفظ. راجع تقارير الامتثال في Microsoft 365 بانتظام للتأكد من أن إعدادات الاستبقاء تعمل مع المحتوى، ولتتبع العناصر الخاضعة لنهج الاستبقاء.

نهج الاستبقاء في SharePoint: تعريف المصطلحات الرئيسية

🎧 استمع إلى هذه الحلقات أيضًا

• Microsoft Purview – شرح مبسّط

  اطّلع على سياق الاستبقاء والامتثال.

• نموذج التشغيل لحوكمة Microsoft 365

  تعرّف على ضوابط الملكية والقرار.

• وكلاء الذكاء الاصطناعي – شرح مبسّط

  افهم اعتماد Microsoft 365 بشكل مسؤول.