הבנת מדיניות ממשל שמירה ב-SharePoint

By Mirko Peters · 2026-04-18 · Updated 2026-07-28

גלו מדיניות שמירה ותוויות ב-SharePoint ב-Microsoft 365. נהלו את מחזור החיים של הנתונים באמצעות מדיניות שמירה ותוויות ל-SharePoint Online.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

ממשל מדיניות שמירה ב-SharePoint דורש תוצאה עסקית ברורה, הגדרות מדיניות שאושרו ובעלות אחראית. התחילו מהמשתמשים והנתונים הרלוונטיים, ואמתו את היכולות והדרישות הנוכחיות של Microsoft 365. לאחר מכן בדקו את הגישה בפיילוט מייצג, תעדו את ההחלטה ובחנו אותה באופן קבוע ככל שהצרכים משתנים.

ממשל מדיניות שמירה ב-SharePoint: רשימת בדיקה מעשית

• הגדירו את התרחיש, הבעלים והתוצאה הצפויה.
• אמתו רישוי, הרשאות, מדיניות והשפעה על המשתמשים.
• בדקו בפיילוט ותעדו החלטות תמיכה ובחינה.

השתמשו ב-Microsoft Learn לקבלת הנחיות עדכניות.

נבדק לאחרונה: יולי 2026.

בואו נודה באמת: מידע מצטבר מהר, במיוחד בארגונים עמוסים. כאן נכנס לתמונה ממשל מדיניות השמירה ב-SharePoint. בבסיסו, ממשל מדיניות שמירה עוסק בקביעת הכללים לגבי משך הזמן שבו התוכן שלכם נשמר ב-SharePoint, בין אם מדובר במסמכים, בהודעות או ברשומות, והכול במטרה לעמוד ביעדי הציות ולשמור על סדר תפעולי.

עם זאת, הגישה הזו אינה עוסקת רק בסדר. היא נועדה לעמוד בדרישות משפטיות ורגולטוריות, להפחית סיכוני פרטיות מידע ולמנוע כאבי ראש של ציות. ככל שנפח התוכן הדיגיטלי והמורכבות שלו גדלים, ממשל עקבי שומר על הארגון מוגן ומאורגן. הסעיפים הבאים יפרטו את היסודות, השלבים המעשיים והאסטרטגיות שתזדקקו להן כדי לנהל את מחזור החיים של המידע ב-SharePoint בביטחון.

ממשל מדיניות שמירה ב-SharePoint

מדיניות שמירה ב-SharePoint היא קבוצת כללים הקובעת כמה זמן תוכן המאוחסן ב-SharePoint נשמר, נמחק או מועבר לארכיון, כדי לעמוד בדרישות משפטיות, רגולטוריות ועסקיות. מדיניות אלה הן חלק ממשל מדיניות שמירה רחב יותר, והן חלות אוטומטית על אתרים, ספריות, רשימות, מסמכים ופריטים, כדי להבטיח ניהול עקבי של מחזור החיים.

הסבר קצר: מדיניות שמירה ב-SharePoint מאפשרת למנהלים לסווג תוכן, להחיל תוויות או כללי שמירה ולאכוף פעולות כגון שמירה בלבד (מניעת מחיקה), הפעלת מחיקה לאחר תקופה קבועה, או העברת התוכן לארכיון או למרכז רשומות. ממשל יעיל של מדיניות שמירה ב-SharePoint משלב יצירת מדיניות, הגדרת היקף, בחינה תקופתית וביקורת, כדי לצמצם סיכונים, לשמור על ציות ולמטב את האחסון ואת ניהול המידע בכל הארגון.

מהן מדיניות שמירה ב-SharePoint

מדיניות שמירה ב-SharePoint היא קבוצת כללים שמגדירה למערכת מה לעשות במידע: מתי לשמור אותו, מתי למחוק אותו, ומתי לוודא שלא ישתנה או יאבד. אפשר לחשוב עליה כעל צוות ניקיון חכם ואוטומטי, שמתפקד גם כשומר סף, ושומר על רשומות קריטיות לאורך כל הזמן שנדרש.

מדיניות אלה אינן רק לשמירה על סדר. הן מרכיב מפתח עבור ארגונים שמקפידים על ציות לחוקים, לתקנות או לכללים הפנימיים של העסק. בין אם מדובר ב-GDPR, ב-HIPAA או פשוט בלוח הזמנים לשמירת רשומות של הארגון, מדיניות שמירה עוזרת לוודא ששומרים את הקבצים הנכונים ומסירים אותם כאשר התקנות מחייבות זאת.

שימושים נפוצים כוללים מחיקה אוטומטית של קבצים לאחר תקופה קבועה, העברה לארכיון של פריטים שאולי תזדקקו להם לביקורות עתידיות, או הקפאה של מסמכים חשובים כך שאף אחד לא ישנה אותם בטעות במהלך הליכים משפטיים. הגדרת המדיניות ברמת האתר, הספרייה או התיקייה מעניקה לארגונים שליטה ממשית על מחזור החיים של המידע.

בקצרה, מדיניות שמירה ב-SharePoint היא אבן היסוד של ניהול מידע חכם ותואם. אם אתם רוצים להימנע מבעיות רגולטוריות, לשפר יעילות או פשוט להפסיק להיחנק מקבצים ישנים, מדיניות שמירה מוצקה היא המקום להתחיל.

5 עובדות מפתיעות על ממשל מדיניות שמירה ב-SharePoint

1. תוויות שמירה יכולות לשמש כמנגנון השהיה ללא eDiscovery. ניתן להגדיר תוויות שמירה כך שישמרו תוכן באופן בלתי ניתן לשינוי ימנעו מחיקתו, גם כאשר אינכם משתמשים בהשהיה משפטית של eDiscovery. כך צוותי הממשל מקבלים כלי שימור קל משקל, המשולב ישירות במדיניות שמירה של SharePoint.
2. ניתן לאטמט את הענקת התוויות באמצעות AI ואותות רגישות. Microsoft 365 יכולה לסווג אוטומטית ולהחיל תוויות שמירה על בסיס מסווגים הניתנים לאימון, מילות מפתח או תוויות רגישות. כך מצטמצם המאמץ הידני ואכיפה עקבית יותר באתרי SharePoint.
3. מדיניות שמירה מרובה יכולה להיחפף — הפעולה האחרונה קובעת את ההשמדה. כאשר פריט בודד מכוסה על ידי מספר מדיניות שמירה של SharePoint, הגדרות השמירה עלולות להשפיע זו על זו. תקופת השמירה המגבילה ביותר או כללי ההשמדה הספציפיים הם שקובעים את פעולות הממשל הסופיות, ולא כלל פשוט של "הראשון חל".
4. שמירה אינה שווה תמיד לבלתי ניתן לשינוי, אלא אם הוגדרה כך. כברירת מחדל, שמירה יכולה למנוע מחיקה לתקופה מסוימת, אך תוכן הופך לבלתי ניתן למחיקה ולשימור הניתן לביקורת רק כאשר מפעילים "נעילת שימור" או תכונות של בלתי ניתן לשינוי. זה הבדל חשוב עבור קציני ציות.
5. שמירה ברמת האתר לעומת תוויות ברמת המיכל משפיעה על היקף החיפוש והשימור. החלת שמירה ברמת אתר SharePoint יכולה לשמר את כל מה שבאתר, אך תוויות שמירה ברמת המיכל (ספרייה, תיקייה או פריט) מספקות שליטה מדויקת. בחירת היקף שגוי עלולה או לשמר יתר על המידה, או להשאיר רשומות קריטיות ללא ממשל.

עקרונות מרכזיים בממשל מדיניות שמירה

1. ניהול רשומות הניתן להגנהלכל ארגון חייבת להיות היכולת להוכיח, ללא ספק, כיצד הוא מנהל, שומר ומשמיד מידע. "ניתן להגנה" פירושו שאתם יכולים להראות לרגולטורים או לבתי משפט שהתהליך שלכם עומד בבדיקה, עם תיעוד ברור התומך בהחלטות שלכם.
2. שקיפותכל אחד בצוות צריך לדעת מה קורה למסמכים שלו ומתי. מדיניות ברורה מפחיתה בלבול, מצמצמת טעויות אנוש ומקלה על קבלת הסכמה. שקיפות שומרת על אנשים מעודכנים ואחראיים.
3. ציות משפטייש לתכנן תמיד את מדיניות השמירה של SharePoint תוך התחשבות מלאה בחוק. מסגרות רגולטוריות כמו GDPR ו-HIPAA עשויות לקבוע בדיוק כמה זמן יש לשמור מידע מסוים. אי-עמידה עלולה להביא לקנסות או לתביעות משפטיות.
4. אחריות משתמשיםלא הכול נופל על צוות ה-IT — למשתמשים יש תפקיד מרכזי. הדרכה נכונה, תפקידים ברורים ונהלים שמובאים לידיעת כולם מסייעים לוודא שהצוות מבין מה מצופה ממנו בשמירה, בתיוג או בהסרה של מסמכים.
5. אוטומציהממשל חזק פירושו להוציא את ההימור מהניקיון הידני. אכיפה אוטומטית של מדיניות מבטיחה שקבצים לא ייפלו בין הכיסאות, לוחות זמנים של שמירה פועלים בדייקנות, ונתיבי ביקורת מעודכנים לכל פעולה שבוצעה. אוטומציה היא בעלת הברית הטובה ביותר שלכם נגד טעויות אנוש.

הבנה נכונה של העקרונות האלה עוזרת לשמור על המידע, להתגונן מפני ביקורות ציות מפתיעות, ולצמצם סיכונים. יסוד נכון כאן מכין אתכם להצלחה בכל פרטי המדיניות שיבואו.

איך פועלת שמירה ב-SharePoint ב-Microsoft 365

ב-Microsoft 365, מדיניות שמירה של SharePoint היא חלק מארגז כלים רחב יותר לציות. אתם מגדירים ומנהלים מדיניות אלה דרך Microsoft 365 Compliance Center, ויוצרים כללים שחלים לא רק על אתרי SharePoint, אלא גם על OneDrive ו-Teams. כך ארגונים יכולים ליישר את סביבת העבודה הדיגיטלית כולה לגישה אחידה אחת לממשל מידע.

ניתן להחיל מדיניות על אתרים, ספריות, תיקיות ואפילו סוגי תוכן ספציפיים. כשמדיניות מוגדרת, היא מנטרת קבצים או הודעות לפי כללים, כמו משך השמירה, או לפי טריגרים, כמו תאריך השינוי האחרון. כשהקריטריונים מתקיימים, ניתן לנעול קבצים, למחוק אותם או לשמר אותם בהתאם להגדרות שבחרתם.

הפלטפורמה מטפלת בכך ברקע, ומשלבת את אכיפת המדיניות ישירות בתהליכי העבודה, כך שהמשתמשים לא צריכים לחשוב על כך פעמיים. הגדרות מיקום הנתונים בתוך Microsoft 365 מבטיחות גם שהתוכן יישאר במקום הנכון, ותומכות בעמידה בדרישות אזוריות. ניתן להחיל מדיניות ברמת המסמך במקביל לכללים ברמת האתר, וכך לקבל שליטה מדויקת בתוכן רגיש או בעל סיכון גבוה.

בסופו של דבר, שמירת נתונים ב-SharePoint Online וב-Microsoft 365 עוסקת באוטומציה של מחזור החיים של הקבצים, בצמצום המאמץ הידני, והפיכת הציות הרגולטורי לפשוט בהרבה בסביבות עבודה מודרניות.

רשימת בדיקה: עבודת שמירה ב-SharePoint במערכת Microsoft 365

היתרונות של ניהול שמירה מובנה ב-SharePoint

• ציות משופר: שמירה אוטומטית מקלה על עמידה בחובות חוקיות ורגולטוריות, ומגינה על הארגון.
• הפחתת סיכון משפטי: מדיניות נכונה מסייעת למנוע אובדן נתונים מקרי או טעויות שמירה, שעלולות להוביל להליכים משפטיים יקרים או לקנסות.
• ביקורות מתייעלות: כללי שמירה ברורים מספקים מסלולי ביקורת מוכנים מראש, ומפחיתים גם את הלחץ וגם את המתח כשמגיעים מועדי הביקורת.
• צמצום פיזור נתונים: תוכן מיושן מנוקה אוטומטית, וכך המערכות לא נעמסות במידע לא עדכני.
• יעילות תפעולית: אכיפה אוטומטית של מדיניות משחררת את צוותי ה-IT והמשתמשים העסקיים, ומאפשרת לכולם להתמקד בעבודה ולא בפיקוח על קבצים.

עם יתרונות כאלה, השקעה בממשל נתונים מסודר ב-SharePoint הופכת את הפעילות השוטפת והציות לחלקים בהרבה.

תכנון אסטרטגיית מדיניות השמירה שלכם ב-SharePoint

תכנון אסטרטגיית מדיניות השמירה ב-SharePoint מתחיל הרבה לפני שבוחרים כפתור או יוצרים כלל ב-Microsoft 365. חשבו על זה כעל שרטוט התוכנית: האסטרטגיה מגדירה את החזון ואת הגישה, ומבטיחה שהמדיניות תשרת את צורכי הארגון ותעמוד גם בחובות עסקיות וחוקיות.

העניין אינו רק במה שהמערכת מסוגלת לעשות, אלא במה שהארגון שלכם באמת נדרש לו כדי לשמור על ציות ועל פרודוקטיביות. שלב התכנון הוא הזמן שבו מעריכים את הסיכונים, ההזדמנויות ומפת המידע הייחודית שלכם, וכך מקבלים בהירות לפני שנכנסים לפרטי ההגדרה.

אסטרטגיה מחושבת עוזרת להסתגל לשינויים עתידיים ולחבר את מדיניות השמירה לתוצאות אמיתיות, במקום רק "לסמן V" בתיבה. בהמשך תראו כיצד למקד את הדרישות ואיך לשלב את האנשים הנכונים בתהליך, כדי לבנות אסטרטגיה שתחזיק מעמד.

זיהוי דרישות רגולטוריות ועסקיות

• חובות חוקיות: זהו רגולציות כמו GDPR, HIPAA, SOX או חוקים מדינתיים שמכתיבים סוגי תוכן מסוימים לשמירה או למחיקה.
• תקני תעשייה: זהו נוהלי עבודה מומלצים בענף, כמו אלה בשירותים פיננסיים או בתחום הבריאות, שעשויים להוסיף דרישות או מסגרות זמן נוספות.
• מדיניות פנימית: אל תשכחו את לוחות הזמנים של ניהול הרשומות בארגון, את סיווגי המידע ואת כללי הפרטיות.
• רגישות סוג התוכן: מפו איזה תוכן ב-SharePoint, כמו מסמכים, רשימות או הודעות, דורש שמירה מיוחדת בשל ערכו העסקי או הרגולטורי.
• מתן עדיפויות: תעדו את הצרכים ודרגו אותם, כדי להתמקד באזורים בעלי הסיכון הגבוה ביותר ולהקל על בניית כללי שמירה ממוקדים ויעילים.

שיתוף בעלי עניין להצלחת הממשל

• אנשי IT: אחראים על יישום המדיניות, תחזוקתה ופתרון תקלות טכניות, ודואגים לתפעול תקין.
• קציני משפט וציות: מפרשים את הרגולציות ומתרגמים אותן לדרישות מדיניות מעשיות.
• מנהלי רשומות: אחראים על לוחות הזמנים לקבצים בארגון ועל נוהלי העבודה המומלצים לניהול מידע.
• משתמשי עסקים: מספקים תובנות על התהליכים היומיומיים ומציינים היכן השמירה תומכת בפרודוקטיביות ומתי היא פוגעת בה.
• ערוצי תקשורת: הקימו ערוצים ברורים ועדכונים קבועים, כדי שכולם יבינו את תפקידיהם ואיך מתקבלות החלטות המדיניות.

הגדרת מדיניות שמירה ב-SharePoint Online

לאחר שמיפיתם אסטרטגיה ואספתם את הדרישות, הגיע הזמן להוציא את התוכניות לפועל. הגדרת מדיניות שמירה ב-SharePoint Online היא בעצם תרגום המדיניות להגדרות ספציפיות וברות ביצוע ב-Microsoft 365.

המשמעות היא להחליט על אילו תכנים המדיניות תחול, לקבוע את הכללים לגבי משך השמירה של סוגי המידע השונים, ולהגדיר אוטומציה למה שיקרה כשהתקופות הללו מסתיימות. שלב ההגדרה הוא המקום שבו יעדי הציות של הארגון, צרכי העסק והיכולות הטכניות נפגשים.

בסעיפים הבאים נעבור על שלבים מעשיים ליצירת מדיניות, ונשתף נוהלי עבודה מומלצים, כך שהטכנולוגיה תעבוד בשבילכם ולא נגדכם. תלמדו את ה"איך" הן להגדרה והן לניהול השוטף של מדיניות השמירה.

מדריך שלב אחר שלב להגדרת מדיניות

1. הגדרת דרישות השמירהבדקו את הדרישות המשפטיות והעסקיות המתועדות שלכם. קבעו כמה זמן יש לשמור את התוכן ומה צריך לקרות בתום התקופה: האם למחוק, לארכב או לשמר אותו?
2. בחירת סוגי תוכן או מיקומיםהחליטו על אילו תכנים צריכה לחול מדיניות: אתרי SharePoint שלמים, ספריות מסמכים ספציפיות, תיקיות או סוגי תוכן מסוימים. היו מדויקים כדי להימנע מהתנגשויות במדיניות.
3. גישה למרכז הציות של Microsoft 365היכנסו למרכז הציות של Microsoft 365, שהוא מרכז הפיקוד ליצירה וניהול של מדיניות שמירה ב-SharePoint, ב-OneDrive וב-Teams.
4. יצירת מדיניות שמירה חדשהעברו על אשף היצירה כדי לתת שם למדיניות, לקבוע את משכי השמירה ולבחור את הפעולות. לדוגמה, ייתכן שתשמרו קבצים במשך שבע שנים ואז ימחקו אוטומטית.
5. פרסום והקצאת המדיניותהקצו את המדיניות לאתרים או לקבוצות שנבחרו. בדקו שוב את הבחירות שלכם, שכן מדיניות שהוקצתה בטעות עלולה להוביל למחיקות לא רצויות (אוי!).
6. בדיקה ומעקבלפני השקה לכלל המשתמשים, בדקו את המדיניות על אתר או ספרייה לדוגמה. ודאו שהיא פועלת כמתוכנן ותאמו אותה לפי הצורך. עקבו אחר משוב המשתמשים וגודת הביקורת לאיתור בעיות או הפתעות.

הקפידו על התהליך שלב אחר שלב, כדי לוודא שמדיניות השמירה שלכם אטומה, תואמת לדרישות הציות ומותאמת לסביבת הארגון.

נוהלי עבודה מומלצים לניהול ולעדכון מדיניות

• סקירה תקופתית: בדקו את המדיניות באופן קבוע כדי לוודא שהיא תואמת את החוקים ואת צרכי העסק העדכניים.
• ביקורת מקיפה: השתמשו ביומני ביקורת כדי לזהות פערים ולוודא שהמדיניות נאכפת בכל האתרים.
• עדכונים מבוקרים: בדקו שינויים בסביבה מבוקרת לפני הפצתם בכל הארגון.
• טיפול בחריגים: הגדירו תהליך מתועד לבקשה ולאישור של חריגים נדירים מלוחות הזמנים הרגילים לשמירה.
• ניהול ריכוזי: במידת האפשר, נהלו את המדיניות באופן ריכוזי כדי לייעל עדכונים ולמנוע כפילויות.

אתגרים נפוצים בממשל שמירת מידע

1. התנגשויות במדיניותמדיניות חופפת או סותרת עלולה לגרום למחיקה של מידע מוקדם מדי או לשמירה שלו זמן רב מדי. כדי להימנע מכך, בדקו באופן קבוע את ההיקפים החופפים וקבעו סדר עדיפויות ברור.
2. שגיאות משתמשיםטעויות קורות, במיוחד בתיוג ידני או בהחלת חריגים. ניתן למתן זאת באמצעות אוטומציה והדרכת משתמשים שוטפת, כך שכולם יבינו את המדיניות החלה.
3. נתונים מדור קודםתוכן ישן שנשמר לפי כללים קודמים עלול לסבך את מאמצי הציות. יש להעביר או לתקנן את הנתונים האלה כך שיתאימו למדיניות הנוכחית, ולהשתמש בכלים לזיהוי ולטיפול בחריגים.
4. צרכים ארגוניים מורכביםארגונים גדולים כוללים לעיתים קרובות יחידות עסקיות רבות, שלכל אחת דרישות ייחודיות. השתמשו בממשל ריכוזי, בתבניות ובערוצי תקשורת כדי להתמודד עם המורכבות הזו.
5. ההסתגלות לשינויים ב-Microsoft 365Microsoft מעדכנת באופן מתמיד תכונות ב-SharePoint ובשירותים הקשורים אליו. הישארו מעודכנים לגבי שיטות העבודה המומלצות והשתמשו בפורומים של הקהילה כדי להתאים את עצמכם במהירות ככל שהדברים מתפתחים.
6. התפשטות נתוניםצמיחה מופרזת של נתונים, בדומה להתפשטות של Teams, ניתנת לבקרה באמצעות ניקוי אוטומטי ומדיניות מרכזית. כדאי לשקול את ההנחיות לגבי ריסון התפשטות דיגיטלית מתחומים קשורים בניהול מחזור החיים, כמו ההצעות במאמר זה על ניהול התפשטות Teams.

זיהוי האתגרים האלה ומענה להם יעזרו לארגון שלכם לבנות תוכנית ממשל רציפה ואפקטיבית יותר.

חשיבותם של ביקורת וניטור מדיניות שמירה

ביקורת וניטור של מדיניות שמירה ב-SharePoint אינם רק "נחמד שיהיה" – הם הכרח כדי לשמור על הארגון נקי ותואם רגולציה. ביקורות קבועות מבטיחות שהמדיניות מוגדרת כראוי, נאכפת ומתיישרת עם רגולציה שמשתנה כל הזמן.

Microsoft 365 מספקת יומני ביקורת וכלי דיווח שמאפשרים לעקוב אחר פעילויות, לזהות חריגות ולוודא שהגדרות השמירה פועלות כצפוי. התראות וסקירות מתוזמנות יעזרו לכם לזהות בעיות בשלב מוקדם, ותומכות בהפחתת סיכונים מתמשכת.

על ידי סקירה ועדכון יזומים של המדיניות שלכם, אתם שומרים על אבטחת הנתונים, מדגימים עמידה בדרישות ורגולציה, ונשארים צעד קדימה מכל הפתעה רגולטורית שהעתיד עלול להביא.

ממשל שמירה ב-SharePoint: עיקרי הדברים וצעדים הבאים

• סקירה ועדכון באופן קבוע: הפכו להרגל לבדוק את מדיניות השמירה שלכם לעיתים קרובות, כך שתמיד תשקף את הרגולציה ואת צורכי העסק העדכניים.
• בניית צוותים רב-תחומיים: הביאו יחד את IT, המשפטיים, אנשי הרשומות והמשתמשים העסקיים לתכנון המדיניות ולאכיפתה – עבודת צוות מניבה תוצאות טובות יותר.
• מתן עדיפות לאוטומציה: השתמשו בכלי Microsoft 365 ובתהליכים אוטומטיים כדי לצמצם עבודה ידנית, להפחית סיכונים ולשפר עקביות.
• המשיכו ללמוד: אל תפסיקו ללמוד! אם תרצו לראות כיצד ממשל איתן משפר שיתוף פעולה ואבטחת נתונים, קחו השראה מתובנות הממשל של Teams במדריך זה על בניית שיתוף פעולה בטוח באמצעות ממשל.
• פעלו עכשיו: אל תחכו לביקורת או לפריצת אבטחה. התחילו לחזק את ממשל השמירה שלכם ב-SharePoint כבר היום, ובנו סביבת עבודה דיגיטלית בטוחה ויעילה יותר.

למדו על שמירה: מדיניות שמירה ותוויות שמירה עבור SharePoint ו-OneDrive

מהי מדיניות שמירה ותווית שמירה ב-SharePoint?

מדיניות שמירה או תווית שמירה ב-SharePoint הן כלל שקובע כמה זמן התוכן נשמר, האם הוא נמחק אוטומטית, וכיצד הוא נשמר כדי לעמוד בדרישות הציות. מדיניות שמירה חלה בדרך כלל באופן רחב (אתרים, קבוצות Microsoft 365 או OneDrive), ואילו תוויות שמירה מסמנות פריטים בודדים, או מיושמות באמצעות מדיניות תוויות החלה אוטומטית, כדי לשלוט בתחילת תקופת השמירה או להפעיל סקירות סילוק.

כיצד מדיניות שמירה ותוויות שמירה פועלות עם תוכן ב-SharePoint?

הגדרות השמירה פועלות על התוכן בשתי דרכים: או באמצעות החלת מדיניות ברמת האתר, שהופכת את הפריטים לכפופים למדיניות שמירה, או באמצעות החלת תוויות שמירה שמסמנות פריטים. ניתן להחיל תוויות באופן ידני, להחיל אותן אוטומטית או באמצעות מדיניות אדפטיבית; הן קובעות את תחילת תקופת השמירה, כגון התחלתה ביצירה או בשינוי, ומגדירות מה יקרה כשתקופת השמירה מסתיימת.

האם כדאי להשתמש במדיניות שמירה או בתווית שמירה בארגון שלי?

השאלה אם להשתמש במדיניות שמירה או בתווית שמירה תלויה בצרכים שלכם: השתמשו במדיניות שמירה להיקפי מדיניות רחבים וסטטיים לשמירה במיקומים רבים, והשתמשו בתוויות שמירה כשאתם זקוקים לשליטה מדויקת, לתיוג שמסמן פריטים, או כדי לאפשר למשתמשים להחיל תווית שמירה על מסמכים ומיילים ספציפיים. ארגונים רבים משתמשים בשתי האפשרויות יחד לניהול מחזור חיי הנתונים.

כיצד יוצרים ומגדירים מדיניות שמירה ב-Microsoft Purview?

ליצירת מדיניות שמירה, היכנסו לפורטל Microsoft Purview (שנקרא קודם Microsoft 365 compliance center), בחרו Create a new retention policy, בחרו את המיקומים (אתרי SharePoint, חשבונות OneDrive, Exchange, Teams), הגדירו את התקופה במדיניות השמירה, החליטו אם לשמור או למחוק, ולאחר מכן שחררו את המדיניות לשמירה ושמרו. ניתן להגדיר מדיניות שמירה כך שתכלול או תוציא אתרים מסוימים, וכך שהגדרות השמירה יתחילו לפעול ביום היצירה, ביום השינוי, או מרגע שהפריט סווג.

כיצד משתמשים בתוויות שמירה ובמדיניות תוויות שמירה להחלה אוטומטית?

ניתן ליצור תוויות שמירה בפורטל Microsoft Purview ולפרסם אותן למשתמשים, או להגדיר מדיניות תוויות שמירה להחלה אוטומטית שמאתרת תוכן לפי מילת מפתח, סוג מידע רגיש, או תנאים אחרים. לאחר שתווית שמירה הוחלה באופן אוטומטי או ידני, היא שולטת במועד תחילת תקופת השמירה ובשאלה האם התוכן יישמר או יימחק כשתקופת השמירה מסתיימת.

מהי תחילת תקופת השמירה ומהו סיומה?

תחילת תקופת השמירה היא הטריגר שמוגדר במדיניות או בתווית (למשל תאריך היצירה, תאריך השינוי האחרון, או מועד החלת תווית השמירה). סיום תקופת השמירה מתרחש כאשר התקופה מסתיימת (למשל שבעה ימים בתרחישי שמירה קצרת טווח, או שנים עבור רשומות), ובאותו שלב המדיניות יכולה למחוק את התוכן או להפעיל סקירת סילוק.

כמה זמן לוקח עד שהשמירה תחול על תוכן ב-SharePoint?

משך הזמן עד שהשמירה נכנסת לתוקף משתנה: מדיניות שמירה חדשה או הקצאת תווית עשויות להימשך עד 24 שעות עד להפעלה, ובתרחישים מסוימים תיעוד Microsoft מציין כי העיבוד ב-SharePoint וב-OneDrive עשוי להימשך עד 7 ימים. שינויים רבים נראים מוקדם יותר, אך יש לאפשר זמן לעיבוד ולאינדוקס של Microsoft Purview.

האם שמירה תפעל על קבצי SharePoint ועל קבצי OneDrive המאוחסנים ב-SharePoint?

כן. שמירה פועלת על SharePoint ועל OneDrive, וחלה על קבצים המאוחסנים בספריות מסמכים של SharePoint, כל עוד האתר או הספרייה נכללים במדיניות, או שהקובץ מסומן בתווית שמירה. קבצים הכפופים להגדרות שמירה נשמרים מפני מחיקה וניתנים לאיתור באמצעות eDiscovery כל עוד המדיניות בתוקף.

כיצד פועלות מדיניות ותוויות שמירה עם קבוצות Microsoft 365 ואתרי SharePoint?

ניתן להפנות מדיניות שמירה לקבוצות Microsoft 365 ולאתרי SharePoint המשויכים להן. כאשר קבוצת Microsoft 365 נכללת, הקבצים באתר SharePoint של הקבוצה ובתיבת הדואר שלה כפופים לתקופה שהוגדרה במדיניות השמירה. ניתן להחיל תוויות שמירה גם על פריטים באתרים אלה, כדי להוסיף כללי שמירה נוספים או שונים.

האם ניתן לרשת הגדרות שמירה או להקצות אותן באופן שונה בין אתרים?

ניתן להגדיר הגדרות שמירה בהיקפים שונים. באתרי SharePoint, מדיניות מוחלת בדרך כלל על רמת האתר; תוויות שמירה שמוחלות על פריטים יכולות לרשת אוטומטית את הגדרות השמירה, אם הוגדרו לכך. ניתן להקצות את אותן הגדרות שמירה למספר אתרים, או ליצור כללים מדויקים יותר המבוססים על תוויות, כאשר נדרשת שמירה שונה לסוגי תוכן שונים.

כיצד מגדירים שמירה ב-SharePoint עם החלה אוטומטית של תוויות?

להגדרת מדיניות תוויות שמירה להחלה אוטומטית, יש ליצור את תווית השמירה ב-Microsoft Purview, להגדיר תנאים (מילות מפתח, סוגי מידע רגיש, מיקומים), ולהפעיל את ההחלה האוטומטית. יש לפרסם את מדיניות התוויות למיקומי SharePoint הרצויים. המערכת תסרוק את התוכן ותחיל באופן אוטומטי את תווית השמירה על פריטים התואמים לקריטריונים.

מה קורה כשתקופת השמירה מסתיימת עבור תוכן ב-SharePoint?

כאשר תקופת השמירה מסתיימת, מתבצעת הפעולה שהוגדרה: התוכן יכול להימחק אוטומטית, להיות מוסר לצמיתות, או להיות מסומן לסקירת סילוק, בהתאם למדיניות. הודעות על מדיניות שמירה ועל פעולות סילוק זמינות למנהלים, ופורטל Microsoft Purview מתעד את פעילות השמירה לצורך דיווח על ציות לרגולציה.

האם ניתן לשנות או להסיר תוויות שמירה לאחר שהוחלו?

ניתן לשנות או להסיר תוויות שמירה, אבל אם התוכן כפוף למדיניות שמירה שמונעת מחיקה, הסרת התווית עשויה שלא להסיר מיד את הגנת השמירה. חלק מהתוויות יוצרות השהיות בלתי ניתנות לשינוי. כדי לשנות את ההתנהגות ייתכן שתצטרכו להתאים את הגדרות התווית בפורטל Microsoft Purview, או ליצור מדיניות שמירה חדשה ולאפשר זמן להפצת השינויים.

מהן מדיניות היקף סטטיות לשמירה לעומת מדיניות אדפטיביות?

מדיניות היקף סטטיות לשמירה מכוונות למיקומים קבועים, כגון אתרי SharePoint ספציפיים, חשבונות OneDrive או קבוצות Microsoft 365. מדיניות אדפטיביות, לעומת זאת, משתמשות בתנאים כדי לכלול באופן דינמי תוכן או מיקומים על בסיס מאפיינים, ומאפשרות כיסוי רחב וגמיש יותר ככל שהתוכן או המבנה הארגוני משתנים.

כיצד מגדירים הגדרות שמירה שיחולו כאשר קובץ מעודכן?

בעת יצירת מדיניות שמירה או תווית, הגדירו את תחילת תקופת השמירה ל-"last modified" כך שתקופת השמירה תתחיל מתאריך השינוי האחרון של הקובץ. כך מובטח שהשמירה תתחדש כשמשתמשים מעדכנים תוכן, ותקופת השמירה תחושב מחדש בהתאם.

האם SharePoint הקלאסי ואתרי התקשורת תומכים בתוויות שמירה באותו אופן?

רוב תכונות השמירה המודרניות נתמכות באתרי צוות מודרניים ובאתרי תקשורת, אבל לחוויות SharePoint הקלאסיות עשויים להיות הבדלים. התיעוד של Microsoft Learn ושל Microsoft Purview מציין אילו תכונות חלות על אוספי אתרים קלאסיים. יש לוודא תאימות תמיד לפני הסתמכות על התנהגויות מסוימות של תוויות באתרים קלאסיים.

כיצד רואים איזה תוכן כפוף למדיניות שמירה או לתווית?

מנהלים יכולים להשתמש בדוחות של פורטל Microsoft Purview ובהגדרות השמירה ברמת האתר כדי לראות אילו אתרים, ספריות ופריטים כפופים לשמירה. כלי eDiscovery וכלי ביקורת עוזרים לאתר תוכן הכלול במדיניות השמירה. משתמשים עשויים לראות הודעות על מדיניות שמירה בקבצים, המציינות שהפריט כפוף להגדרות שמירה.

האם ניתן ליצור מדיניות שמירה שחלה רק לשבעה ימים לבדיקת השמירה?

כן, ניתן ליצור מדיניות שמירה חדשה עם תקופה קצרה, כגון שבעה ימים, לבדיקת השמירה. הגדירו את התקופה במדיניות השמירה וכוונו לאתר בדיקה או לקבוצת Microsoft 365 כדי לאמת את ההתנהגות לפני פריסה נרחבת. יש לאפשר זמן עיבוד בעת תחילת השמירה כדי לראות תוצאות בפועל.

כיצד מדיניות שמירה משתלבת עם השהיות משפטיות ועם eDiscovery?

מדיניות שמירה ותוויות שמירה משלימות השהיות משפטיות ו-eDiscovery על ידי שימור תוכן לתקופת שמירה מוגדרת. השהיות משפטיות יכולות לגבור על פעולות מחיקה, כדי להבטיח שהתוכן יישאר זמין לחקירות. השתמשו בתכונות eDiscovery של Microsoft Purview כדי לחפש ולייצא נתונים הכפופים לשמירה או להשהיות.

מהי הגישה המומלצת לממשל של מדיניות שמירה ב-SharePoint?

השיטה המומלצת היא לבנות תוכנית ממשל שמשלבת מדיניות שמירה לכיסוי רחב עם תוויות שמירה לשליטה מדויקת, להגדיר ולתעד כללי ניהול מחזור חיים של נתונים, להשתמש בפורטל Microsoft Purview לניהול תצורה מרכזי, ולפעול לפי ההנחיות של Microsoft Learn. יש להגדיר תפקידים למנהלים, לקציני ציות ולבעלי אתרים, ולבדוק מדיניות באתרי פיילוט לפני פריסה מלאה.

כיצד הודעות על מדיניות שמירה משפיעות על משתמשי קצה ב-SharePoint וב-OneDrive?

משתמשי קצה עשויים לראות הודעות על מדיניות שמירה בעת פתיחה או מחיקה של קבצים, המודיעות שהפריט כפוף לתווית שמירה או למדיניות שמירה. ההודעות מסבירות מדוע המחיקה חסומה או מדוע קיימת פעולת שימור, ועוזרות למשתמשים להבין את דרישות הממשל והציות.

האם ניתן להחיל מדיניות שמירה רק על ספריות או תיקיות ספציפיות?

ניתן להחיל תוויות שמירה על ספריות ספציפיות, או להשתמש בכללי החלה אוטומטית כדי לכוון תוכן לפי מטא-דאטה או מילות מפתח. במדיניות שמירה רחבה ההיקף הוא בדרך כלל ברמת האתר, אבל החרגות סלקטיביות וכיוון מבוסס תוויות מאפשרים שליטה מדויקת יותר בשאלה אילו ספריות או תיקיות כפופות לשמירה.

כמה זמן לוקח לאחר יצירת מדיניות שמירה עד שהיא מתחילה לחול?

לאחר שיוצרים מדיניות שמירה, היא עשויה להתחיל לחול תוך שעות, אך ייתכן שייקח 24 עד 72 שעות עד שהיא תתפשט במלואה, ובמקרים נדירים עד שבעה ימים, בהתאם לאינדוקס התוכן ולעיבוד השירות. יש לאפשר זמן ל-Microsoft Purview portal כדי שיחיל את המדיניות על SharePoint ועל OneDrive.

אילו כלים ניתן להשתמש בהם כדי לנטר ולדווח על מדיניות שמירה ותוויות שמירה?

השתמשו ב-Microsoft Purview portal ליצירת מדיניות ולדיווח, בחיפוש ביומן הביקורת לפעילות הקשורה לשמירה, ובדוחות eDiscovery כדי לאמת את השימור. סקרו באופן קבוע את דוחות הציות ב-Microsoft 365 כדי לוודא שהגדרות השמירה פועלות בהתאם לתוכן, ולעקוב אחר הפריטים שכפופים למדיניות שמירה.

מדיניות שמירה ב-SharePoint: הגדרת המונחים המרכזיים

🎧 הנה עוד פרקים שכדאי להאזין להם

• Microsoft Purview – בפשטות

  הקשר נוסף על שמירה וציות.

• מודל התפעול לממשל של Microsoft 365

  כיצד לשלוט באחריות ובהחלטות.

• סוכני AI – בפשטות

  הבנה של אימוץ אחראי של Microsoft 365.