SharePoint の保持ポリシーのガバナンスを理解する

By Mirko Peters · 2026-04-18 · Updated 2026-07-28

Microsoft 365 の SharePoint 保持ポリシーとラベルを理解しましょう。SharePoint Online の保持ポリシーとラベルを使って、データのライフサイクルを管理する方法を解説します。

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Cover: Why Microsoft 365 Native Controls Are Not Real Governance

SharePoint の保持ポリシーのガバナンスには、明確なビジネス上の成果、承認されたポリシー設定、そして責任の所在を明確にした管理体制が必要です。まず対象となるユーザーとデータを特定し、現在の Microsoft 365 の機能と要件を検証します。そのうえで、代表的なパイロットでアプローチを試し、判断内容を文書化します。ニーズが変わるたびに定期的に見直すことも重要です。

SharePoint の保持ポリシーのガバナンス: 実践チェックリスト

シナリオ、責任者、期待される成果を定義します。
ライセンス、アクセス許可、ポリシー、ユーザーへの影響を検証します。
パイロットでテストし、サポートと見直しに関する判断を文書化します。

最新のガイダンスについては、Microsoft Learn を参照してください。

最終レビュー日: 2026 年 7 月

正直なところ、特に忙しい組織では情報はあっという間に溜まっていきます。そこで役立つのが SharePoint の保持ポリシーのガバナンスです。本質的には、コンテンツを SharePoint にどれくらいの期間保持するかのルールを定めることです。対象がドキュメント、メッセージ、記録のいずれであっても、コンプライアンス目標を達成し、業務を整理された状態に保つためのものです。

ただし、これは見た目を整えるためだけの取り組みではありません。法的要件や規制要件を満たし、データプライバシーのリスクを下げ、コンプライアンス上の問題を未然に防ぐことを目的としています。デジタルコンテンツの量と複雑さが増すなかで、一貫したガバナンスは組織を安全かつ整理された状態に保ちます。以下のセクションでは、SharePoint で情報のライフサイクルを確実に管理するために必要な要点、実践的な手順、戦略を解説します。

SharePoint の保持ポリシーのガバナンス

SharePoint の保持ポリシーは、SharePoint に保存されたコンテンツを、法的、規制上、およびビジネス上の要件を満たすためにどれくらい保持するか、いつ削除するか、あるいはアーカイブするかを管理するルールセットです。これらのポリシーは保持ポリシーのガバナンス全体の一部であり、サイト、ライブラリ、リスト、ドキュメント、アイテムに自動的に適用されて、一貫したライフサイクル管理を実現します。

簡単な説明: SharePoint の保持ポリシーを使うと、管理者はコンテンツを分類し、保持ラベルやルールを適用して、次のような操作を実施できます。削除を防ぐ保持のみの設定、一定期間後の削除の実行、アーカイブや記録センターへのコンテンツの移動などです。効果的な SharePoint の保持ポリシーのガバナンスは、ポリシーの作成、適用範囲の定義、定期的な見直し、監査を組み合わせることで、リスクを低減し、コンプライアンスを維持し、組織全体のストレージと情報管理を最適化します。

SharePoint の保持ポリシーとは

SharePoint の保持ポリシーは、情報をどう扱うかをシステムに指示するルールの集まりです。つまり、いつ保持し、いつ削除し、いつ変更や紛失が起きないようにするかを定めます。自動化された賢いクリーンアップ担当に加えて、重要な記録を必要な期間まで守る「門番」のような役割を持つ仕組みと考えるとわかりやすいでしょう。

これらのポリシーは、単に整理整頓のためだけのものではありません。法令、規制、社内のビジネスルールへの準拠を真剣に考える組織にとって重要な仕組みです。GDPR や HIPAA への対応であれ、社内の記録管理スケジュールへの対応であれ、保持ポリシーは、必要なファイルを確実に残し、規制上削除すべき時期が来たら適切に削除する助けになります。

代表的な用途としては、一定期間が経過したらファイルを自動的に削除すること、将来の監査で必要になる項目をアーカイブすること、法的手続きの間に重要なドキュメントを凍結して誰も誤って変更できないようにすることなどがあります。サイト、ライブラリ、フォルダーのいずれのレベルでポリシーを設定しても、情報のライフサイクルを組織が実際に制御できるようになります。

要するに、SharePoint の保持ポリシーは、賢く、コンプライアンスに準拠した情報管理の基盤です。規制上の問題を避けたい、効率を高めたい、あるいは古いファイルに埋もれる状態から抜け出したいと考えるなら、確かな保持ポリシーを作ることが出発点になります。

SharePoint の保持ポリシーのガバナンスに関する 5 つの意外な事実

保持ラベルは、eDiscoveryがなくても保持の役割を果たします。 保持ラベルを構成すると、eDiscoveryの法的保留を使用しなくても、コンテンツを変更不可能な状態で保存し、削除を防げます。SharePointの保持ポリシーによるガバナンスに直接結びついた、手軽な保存ツールとして、ガバナンスチームが活用できます。
ラベルの適用は、AIと秘密度のシグナルを使って自動化できます。 Microsoft 365は、トレーニング可能な分類子、キーワード、秘密度ラベルに基づいて、保持ラベルを自動で分類して適用できます。手作業の負担を減らし、SharePointサイト全体で一貫した適用を実現できます。
複数の保持ポリシーが重複する場合、廃棄では最後に実行されたアクションが優先されます。 1つのアイテムが複数のSharePoint保持ポリシーの対象になると、保持設定が互いに影響し合うことがあります。単純な「最初に適用されたものが有効」というルールではなく、より厳格な保持期間や特定の廃棄ルールによって、最終的なガバナンスの処理が決まります。
構成しない限り、保持が必ずしも変更不可を意味するわけではありません。 既定では、保持によって一定期間の削除を防げますが、「保持ロック」や変更不可の機能を有効にして初めて、コンテンツが削除不可となり、監査可能な形で保存されます。この違いは、コンプライアンス担当者にとって重要です。
サイトレベルの保持とコンテナーレベルのラベルは、検索と保存の範囲に影響します。 SharePointサイトレベルで保持を適用すると、サイト内のすべてを保存できます。一方、コンテナーレベル(ライブラリ、フォルダー、アイテム)の保持ラベルでは、より細かく制御できます。範囲の選択を誤ると、過剰に保持するか、重要なレコードがガバナンスの対象外になる可能性があります。

保持ポリシーガバナンスの主要な原則

信頼性のあるレコード管理すべての組織は、情報をどのように管理し、保持し、廃棄しているかを、疑いの余地なく証明できる必要があります。信頼性があるとは、規制当局や裁判所に対して、プロセスが精査に耐えられることを示し、判断を裏付ける明確な文書を提示できることを意味します。
透明性チーム全員が、自分のドキュメントに何が起こり、それがいつ起こるのかを把握しているべきです。明確なポリシーは混乱を減らし、ヒューマンエラーを抑え、合意形成を容易にします。透明性は、関係者が情報を把握し、責任を持つことを支えます。
法令順守SharePointの保持ポリシーは、必ず法律を最優先して設計する必要があります。GDPRやHIPAAなどの規制フレームワークは、特定の情報をどれだけの期間保持すべきかを正確に定めている場合があります。順守しなければ、罰金や法的措置につながるおそれがあります。
ユーザーの責任すべてをIT部門だけに任せることはできません。ユーザーも大きな役割を担います。適切なトレーニング、明確な役割、そして周知された手順によって、ドキュメントの保存、タグ付け、削除の際に、スタッフが何を求められているかを理解できるようになります。
自動化強力なガバナンスとは、手作業によるクリーンアップの不確実性を取り除くことです。自動化されたポリシーの適用により、ファイルが見落とされることを防ぎ、保持スケジュールが正確に実行され、実施されたすべての操作について監査証跡を最新の状態に保てます。自動化は、ヒューマンエラーに対抗する最良の味方です。

これらの原則を確実に守ることで、データを安全に保ち、予期しないコンプライアンス監査に備え、リスクを最小限に抑えられます。ここで基盤をしっかり固めておけば、この後に続くポリシーの詳細も成功に導けます。

Microsoft 365におけるSharePointの保持の仕組み

Microsoft 365では、SharePointの保持ポリシーは、より大きなコンプライアンスツールセットの一部です。これらのポリシーは Microsoft 365 コンプライアンスセンターで設定および管理します。ルールはSharePointサイトだけでなく、OneDriveやTeamsにも及びます。これにより、組織はデジタルワークプレース全体を、情報ガバナンスに対する一貫したアプローチに揃えられます。

ポリシーは、特定のサイト、ライブラリ、フォルダー、さらにはコンテンツタイプ単位で適用できます。ポリシーを構成すると、ルールに基づいてファイルやメッセージを監視します。ルールとは保持期間などで、トリガーには最終更新日などがあります。条件を満たすと、設定に応じてファイルのロック、削除、または保存が行われます。

プラットフォームはこれをバックグラウンドで処理し、ポリシーの適用をワークフローに直接組み込むため、ユーザーが意識する必要はありません。Microsoft 365 内のデータの所在地の設定によって、コンテンツを適切な場所に保管することもできます。これは地域ごとの要件への準拠にも役立ちます。また、ドキュメントレベルのポリシーをサイト全体のルールと組み合わせて適用できるため、機密性の高いコンテンツや高リスクのコンテンツを細かく管理できます。

結局のところ、SharePoint Online と Microsoft 365 における保持とは、ファイルのライフサイクルを自動化し、手作業の負担を減らし、最新の職場環境における規制への準拠をはるかに簡単にすることです。

Microsoft 365 における SharePoint 保持の仕組み - チェックリスト

SharePoint の保持ガバナンスを強化するメリット

コンプライアンスの向上: 保持の自動化により、法的要件や規制要件を満たしやすくなり、組織を保護できます。
法的リスクの低減: 適切なポリシーは、データの誤削除や保持に関するミスを防ぐのに役立ちます。こうしたミスは、高額な法的措置や罰金につながるおそれがあります。
監査の効率化: 明確な保持ルールにより、すぐに使える監査証跡が得られ、レビューの時期に慌てたり、ストレスを感じたりすることが減ります。
データの肥大化の抑制: 古いコンテンツは自動的に整理されるため、古い情報でシステムが過負荷になるのを防げます。
運用効率の向上: ポリシーの自動適用により IT 担当者や業務ユーザーの負担が減り、全員がファイルの管理ではなく本来の業務に集中できます。

こうしたメリットがあるため、SharePoint のガバナンスに投資することで、日常業務とコンプライアンス対応がずっとスムーズになります。

SharePoint の保持ポリシー戦略の計画

SharePoint の保持ポリシー戦略の計画は、Microsoft 365 でボタンを選択したりルールを作成したりするずっと前から始まります。戦略は設計図にあたるものです。ビジョンと進め方を定め、ポリシーが組織のニーズを満たし、ビジネス上および法的な義務の両方に応えられるようにします。

重要なのは、システムで何ができるかだけではなく、組織がコンプライアンスを維持し生産性を保つために実際に何を必要としているかです。計画段階では、リスク、機会、そして組織固有の情報環境を評価します。これにより、詳細な構成作業に入る前に方向性が明確になります。

よく考えられた戦略があれば、将来の変化に適応し、保持ポリシーを「チェックボックスをオンにする」だけでなく実際の成果に結び付けられます。次に、要件を絞り込む方法と、戦略を定着させるために適切な関係者を巻き込む方法を見ていきます。

規制要件とビジネス要件の特定

法的義務: 特定の種類のコンテンツの保持または削除を定める GDPR、HIPAA、SOX、州法などの規制を明確にします。
業界標準: 金融サービスや医療などの分野におけるベストプラクティスを特定します。これらは追加の要件や期間を定めている場合があります。
社内ポリシー: 自社の記録管理スケジュール、情報分類、データプライバシーに関するルールを忘れずに確認します。
コンテンツタイプの機密性: SharePoint のどのコンテンツ（ドキュメント、リスト、メッセージ）が、ビジネス上または規制上の価値から特別な保持を必要とするかを洗い出します。
優先順位付け: 必要事項を文書化して順位を付け、最もリスクの高い領域に焦点を当てます。これにより、対象を絞った効果的な保持ルールを作成しやすくなります。

効果的なガバナンスのための関係者の巻き込み

IT 担当者: ポリシーの実装、保守、技術的なトラブルシューティングを担当し、運用を円滑に保ちます。
法務・コンプライアンス担当者: 規制の内容を解釈し、それを実践的なポリシー要件に置き換えます。
レコードマネージャー: 組織のファイル保持スケジュールと情報管理のベストプラクティスを担当します。
業務ユーザー: 日々の業務プロセスについて知見を提供し、保持ルールが生産性を支えている場合と妨げている場合を明らかにします。
コミュニケーション経路: 明確なチャネルと定期的な情報共有を設定し、全員が自分の役割と、ポリシーに関する意思決定の流れを理解できるようにします。

SharePoint Online での保持ポリシーの構成

戦略を立て、要件を整理できたら、次はその計画を実際に形にする段階です。SharePoint Online で保持ポリシーを構成するとは、ポリシーを Microsoft 365 の具体的で実行可能な設定に落とし込むことにほかなりません。

そのためには、対象とするコンテンツを決め、さまざまな種類の情報をどれくらいの期間保持するかのルールを定め、保持期間が終わったときの動作を自動化します。セットアップの段階は、組織のコンプライアンス目標、業務上のニーズ、技術的な機能が交わるところです。

以下のセクションでは、ポリシー作成の実践的な手順を説明し、テクノロジーを自分たちの味方にするためのベストプラクティスを紹介します。保持ポリシーの設定と日々の運用の両方について、具体的な「やり方」を学んでいただけます。

ポリシー設定のステップバイステップガイド

保持要件を定義する文書化された法的要件と業務要件を確認します。コンテンツをどれくらいの期間保持するか、また期間が過ぎた後にどうするか（削除するのか、アーカイブするのか、保全するのか）を決めます。
対象のコンテンツの種類または場所を選択するSharePoint サイト全体、特定のドキュメントライブラリ、フォルダー、特定のコンテンツの種類など、どのコンテンツにポリシーを適用するかを決めます。ポリシーの競合を避けるため、対象は正確に指定してください。
Microsoft 365 Compliance Center にアクセスするMicrosoft 365 Compliance Center にアクセスします。ここは SharePoint、OneDrive、Teams にまたがる保持ポリシーを作成・管理するハブです。
新しい保持ポリシーを作成するウィザードに従って、ポリシー名を付け、保持期間を設定し、アクションを選択します。たとえば、ファイルを 7 年間保持してから自動的に削除する、といった設定が考えられます。
ポリシーを発行して割り当てる選択したサイトまたはグループにポリシーを適用します。ポリシーを誤って適用すると、意図しない削除につながることがあるため（痛っ！）、選択内容は必ず二重に確認してください。
テストと監視を行う全社に展開する前に、サンプルのサイトまたはライブラリでポリシーをテストします。計画どおりに動作するかを確認し、必要に応じて調整します。問題や予想外の動作がないか、ユーザーからのフィードバックと監査ログに継続的に目を配ってください。

この手順に沿って進めれば、保持ポリシーに抜けがなく、コンプライアンスに適合し、組織の環境に合ったものになります。

ポリシー管理と更新のベストプラクティス

定期的な見直し: 現行の法令や業務ニーズに適合しているかを確認するため、ポリシーを定期的に見直します。
包括的な監査: 監査ログを使って不備を見つけ、すべてのサイトでポリシーが確実に適用されていることを検証します。
管理された更新: 全社展開の前に、管理された環境で変更をテストします。
例外処理: 標準の保持スケジュールに対する例外的な要求と承認について、文書化されたプロセスを用意しておきます。
一元管理: 可能な限りポリシーを一元的に管理し、更新を効率化して重複を避けます。

保持のガバナンスにおるよくある課題

ポリシーの競合重複または競合するポリシーがあると、データが早すぎる時期に削除されたり、必要以上に長く保持されたりする原因になります。対策として、重複する適用範囲を定期的に見直し、明確な優先順位を定めてください。
ユーザーによるミス特に手動でのタグ付けや例外の適用では、ミスは避けられません。自動化と継続的なユーザートレーニングによって軽減し、全員が適用中のポリシーを理解している状態を保ちます。
レガシーデータ以前のルールで保存された古いコンテンツは、コンプライアンスの取り組みの妨げになることがあります。このデータを現行のポリシーに合わせて移行または標準化し、ツールを使って例外を検出・処理します。
複雑な組織要件大規模な組織には多くの事業部門があり、それぞれ固有の要件を持つことがよくあります。集中ガバナンス、テンプレート、コミュニケーションチャネルを活用して、こうした複雑さに対応してください。
Microsoft 365の変更への対応Microsoftは、SharePointおよび関連サービスの機能を継続的に更新しています。ベストプラクティスを常に把握し、コミュニティフォーラムを活用して、状況の変化に素早く対応できるようにしてください。
データの乱立Teamsの乱立と同様に、データの過剰な増加も、自動化されたクリーンアップと一元化されたポリシーによって抑制できます。ライフサイクル管理の関連分野におけるデジタルの乱立への対処法も参考になります。たとえば、Teamsの乱立管理に関するこちらの記事が参考になります。

これらの課題を認識し、対処することが、より回復力があり効果的なガバナンス計画の構築につながります。

保持ポリシーの監査と監視の重要性

SharePoint保持ポリシーの監査と監視は、あれば望ましいというものではなく、組織を常にクリーンかつコンプライアンスに適合した状態に保つために不可欠です。定期的な監査により、ポリシーが正しく設定され、適用され、変化し続ける規制に合致していることを確認できます。

Microsoft 365には、アクティビティを追跡し、異常を検出し、保持設定が想定どおりに機能していることを確認できる監査ログとレポートツールが用意されています。アラートや定期的なレビューを活用すると、問題を早期に発見でき、継続的なリスク軽減につながります。

ポリシーを積極的に見直し、更新することで、データを安全に保ち、コンプライアンスを実証し、将来発生しうる規制上の予期せぬ変化にも先手を打てるようになります。

SharePoint保持ガバナンス: 重要なポイントと次のステップ

定期的な見直しと更新: 保持ポリシーを頻繁に確認する習慣をつけ、常に現行の規制とビジネスニーズを反映した状態に保ちましょう。
部門横断型チームの編成: ポリシーの計画と適用には、IT、法務、記録管理、業務部門のユーザーが協力しましょう。チームで取り組むことで、より良い結果が得られます。
自動化の優先: Microsoft 365のツールと自動化されたプロセスを活用して手作業を最小限に抑え、リスクを減らし、一貫性を高めましょう。
継続的な学習: 学習をやめないでください。適切なガバナンスがコラボレーションとデータセキュリティをどのように向上させるかを知りたい場合は、ガバナンスを通じて自信を持ってコラボレーションするためのこちらのガイドでTeamsガバナンスの知見を参考にしてください。
今すぐ行動する: 監査やデータ侵害が起きるまで待たないでください。今日からSharePoint保持ガバナンスの強化を始め、より安全で効率的なデジタルワークプレースを構築しましょう。

保持について学ぶ: SharePoint と OneDrive の保持ポリシーと保持ラベル

SharePoint の保持ポリシーと保持ラベルとは何ですか?

SharePoint の保持ポリシーまたは保持ラベルは、コンテンツを保持する期間、自動的に削除するかどうか、およびコンプライアンスを満たすためにどのように保存するかを管理するルールです。保持ポリシーは通常、サイト、Microsoft 365 グループ、または OneDrive などの広い範囲に適用されます。一方、保持ラベルは個々のアイテムにラベルを付けたり、自動適用ラベルポリシーによって適用されたりして、保持期間の開始を制御したり、廃棄の審査をトリガーしたりします。

保持ポリシーと保持ラベルは、SharePoint のコンテンツにどのように機能しますか?

保持設定は、サイトレベルのポリシーを適用して、アイテムを保持ポリシーの対象にするか、アイテムにマークを付ける保持ラベルを適用することでコンテンツに機能します。ラベルは手動で適用することも、自動適用することも、適応型ポリシーを使用して適用することもできます。ラベルは、作成時または変更時に保持期間を開始するなど、保持期間の開始時点を決定し、保持期間が終了したときの動作を定義します。

組織には保持ポリシーと保持ラベルのどちらを使うべきですか?

保持ポリシーと保持ラベルのどちらを使うかは、ニーズによって異なります。多数の場所に対して広範かつ固定的なポリシーの範囲で保持を管理する場合は保持ポリシーを使用します。きめ細かな制御が必要な場合や、アイテムにマークを付けるラベル付けを行う場合、またはユーザーが特定のドキュメントやメールに保持ラベルを適用できるようにする場合は保持ラベルを使用します。多くの組織では、データライフサイクル管理のために両方を併用しています。

Microsoft Purview で保持ポリシーを作成して構成するにはどうすればよいですか?

Microsoft Purview ポータル (以前の Microsoft 365 コンプライアンスセンター) に移動し、「新しい保持ポリシーの作成」を選択します。場所 (SharePoint サイト、OneDrive アカウント、Exchange、Teams) を選択し、保持ポリシーの期間を定義して、保持するか削除するかを決めます。その後、ポリシーを保持用に公開して保存します。保持ポリシーでは、特定のサイトを含めたり除外したりするように構成できます。また、保持設定を適用する開始時点を、作成時、変更時、またはアイテムにラベルが付けられた時点のいずれにするかも設定できます。

保持ラベルと自動適用の保持ラベルポリシーはどのように使いますか？

保持ラベルは Microsoft Purview ポータルで作成し、ユーザーに公開できます。また、自動適用の保持ラベルポリシーを構成して、キーワード、機密情報の種類、その他の条件に基づいてコンテンツを検索することもできます。保持ラベルが自動または手動で適用されると、そのラベルが保持期間の開始を制御し、保持期間の満了時にコンテンツを保存するか廃棄するかを決めます。

保持期間の開始と終了とは何ですか？

保持期間の開始は、ポリシーまたはラベルで定義されたトリガー (作成日、最終変更日、保持ラベルが適用された日時など) です。保持期間の終了は、その期間が満了したときに発生します (たとえば、短期保持のシナリオでは 7 日、レコードでは年単位)。その時点で、ポリシーによりコンテンツを削除したり、廃棄レビューを開始したりできます。

SharePoint のコンテンツに保持が適用されるまでにどのくらい時間がかかりますか？

保持が有効になるまでの時間は場合によって異なります。新しい保持ポリシーやラベルの割り当ては、開始まで最大 24 時間かかることがあります。シナリオによっては、SharePoint と OneDrive での処理に最大 7 日かかることが Microsoft のドキュメントに記載されています。多くの変更はより早く確認できますが、Microsoft Purview での処理とインデックス作成のための時間を見込んでおいてください。

SharePoint に保存されている SharePoint および OneDrive のファイルにも保持は機能しますか？

はい、保持は SharePoint と OneDrive に機能し、サイトまたはライブラリがポリシーに含まれていれば、SharePoint ドキュメントライブラリに保存されているファイルが対象になります。ファイルに保持ラベルが付いている場合も同様です。保持設定の対象となるファイルは、ポリシーが有効な間は削除から保護され、eDiscovery で検出できます。

ポリシーと保持ラベルは Microsoft 365 グループと SharePoint サイトでどのように機能しますか？

保持ポリシーは、Microsoft 365 グループおよび関連する SharePoint サイトを対象にできます。Microsoft 365 グループが含まれている場合、グループの SharePoint サイトとメールボックス内のファイルは、保持ポリシーの期間の対象になります。また、それらのサイト内のアイテムに保持ラベルを適用して、追加のまたは異なる保持ルールを設けることもできます。

保持設定はサイト間で継承したり、個別に割り当てたりできますか？

保持設定はさまざまな範囲で構成できます。SharePoint サイトでは、通常ポリシーはサイトレベルで適用されます。アイテムに適用されたラベルは、構成されていれば保持設定を自動的に継承できます。複数のサイトに同じ保持設定を割り当てることも、コンテンツの種類ごとに異なる保持が必要な場合に、よりきめ細かなラベルベースのルールを作成することもできます。

自動適用されるラベルを使って SharePoint の保持を設定するにはどうすればよいですか？

自動適用の保持ラベルポリシーを設定するには、Microsoft Purview で保持ラベルを作成し、条件 (キーワード、機密情報の種類、場所) を定義して、自動適用を有効にします。そのうえで、ラベルポリシーを対象の SharePoint の場所に公開します。システムがコンテンツをスキャンし、条件に一致するアイテムに保持ラベルを自動的に適用します。

SharePoint のコンテンツの保持期間が満了すると、どうなりますか？

保持期間が満了すると、構成された処理が実行されます。ポリシーに応じて、コンテンツを自動的に削除したり、完全に消去したり、廃棄レビューの対象としてマークしたりできます。保持ポリシーと廃棄アクションに関するメッセージは管理者が確認でき、Microsoft Purview ポータルではコンプライアンスレポート用に保持のアクティビティが記録されます。

保持ラベルは適用後に変更または削除できますか？

保持ラベルは変更または削除できます。ただし、削除を妨げる保持ポリシーの対象になっているコンテンツの場合、ラベルを削除しても保持による保護はすぐには解除されないことがあります。一部のラベルは不変の保持を作成します。動作を変更するには、Microsoft Purview ポータルでラベル構成を調整するか、新しい保持ポリシーを作成して、変更が反映されるまで待つ必要がある場合があります。

保持のための静的なポリシースコープと適応型ポリシーの違いは何ですか?

保持の静的なポリシースコープは、特定の SharePoint サイト、OneDrive アカウント、Microsoft 365 グループなどの固定された場所を対象とします。一方、適応型ポリシーは条件を使用して、属性に基づいてコンテンツや場所を動的に含めます。そのため、コンテンツや組織構造が変化しても、より広範で柔軟な適用が可能になります。

ファイルが変更されたときに保持設定を適用するには、どのように構成すればよいですか?

保持ポリシーまたはラベルを作成する際、保持期間の開始を「最終更新日」に設定します。これにより、保持期間はファイルの最新の更新日から開始されます。ユーザーがコンテンツを更新するたびに保持が更新され、保持期間もそれに応じて再計算されます。

SharePoint のクラシックサイトとコミュニケーションサイトでも、保持ラベルは同じようにサポートされますか?

ほとんどの最新の保持機能は、SharePoint モダンチームサイトとコミュニケーションサイトでサポートされています。ただし、SharePoint のクラシックエクスペリエンスでは違いがある場合があります。Microsoft Learn と Microsoft Purview のドキュメントに、クラシックサイトコレクションに適用される機能が記載されています。クラシックサイトで特定のラベルの動作に依存する前に、必ず互換性を確認してください。

どのコンテンツが保持ポリシーまたはラベルの対象になっているかは、どのように確認できますか?

管理者は、Microsoft Purview ポータルのレポート機能とサイトレベルの保持設定を使用して、どのサイト、ライブラリ、アイテムが保持の対象になっているかを確認できます。eDiscovery と監査ツールを使うと、保持ポリシーに含まれるコンテンツを見つけられます。また、ユーザーは、アイテムが保持設定の対象であることを示す保持ポリシーのメッセージをファイル上で確認できる場合があります。

保持のテスト用に、7 日間だけ適用される保持ポリシーを作成できますか?

はい、保持のテスト用に、7 日間などの短い期間を指定した新しい保持ポリシーを作成できます。保持ポリシーで期間を定義し、広く展開する前にテスト用のサイトまたは Microsoft 365 グループを対象にして動作を検証してください。保持の開始後、実際の結果が表示されるまでには処理時間が必要です。

保持ポリシーは、訴訟ホールドや eDiscovery とどのように連携しますか?

保持ポリシーと保持ラベルは、定められた保持期間中コンテンツを保存することで、訴訟ホールドや eDiscovery を補完します。訴訟ホールドは削除操作よりも優先され、調査のためにコンテンツが確実に利用可能な状態に保たれます。Microsoft Purview の eDiscovery 機能を使って、保持またはホールドの対象となるデータを検索しエクスポートしてください。

SharePoint の保持ポリシーのガバナンスには、どのような方法が推奨されますか?

ベストプラクティスは、広範囲をカバーする保持ポリシーと、きめ細かな制御を行う保持ラベルを組み合わせたガバナンス計画を策定することです。データのライフサイクル管理ルールを文書化し、Microsoft Purview ポータルで一元的に構成し、Microsoft Learn のガイダンスに従ってください。管理者、コンプライアンス担当者、サイト所有者の役割を定義し、全面展開の前にパイロットサイトでポリシーをテストしてください。

保持ポリシーに関するメッセージは、SharePoint や OneDrive のエンドユーザーにどのような影響を与えますか?

エンドユーザーは、ファイルを開いたり削除したりする際に、そのアイテムが保持ラベルまたは保持ポリシーの対象であることを示すメッセージを目にすることがあります。これらのメッセージは、削除がブロックされる理由や保存のための措置が取られている理由を説明するもので、ユーザーがガバナンスとコンプライアンスの要件を理解する助けになります。

保持ポリシーを特定のライブラリやフォルダーにのみ適用することはできますか?

特定のライブラリに保持ラベルを適用したり、自動適用ルールを使ってメタデータやキーワードに基づいてコンテンツを対象にしたりできます。広範な保持ポリシーの範囲は通常サイトレベルですが、選択的な除外とラベルベースの対象設定により、どのライブラリやフォルダーを保持の対象にするかをより細かく制御できます。

保持ポリシーを作成してから、適用が開始されるまでにどのくらい時間がかかりますか?

保持ポリシーを作成すると、数時間以内に適用が始まることがありますが、完全に反映されるまでに24〜72時間、まれにコンテンツのインデックス作成やサービス処理の状況によっては最大7日かかる場合があります。Microsoft Purview ポータルで SharePoint と OneDrive 全体にポリシーが適用されるまで、時間を見込んでおいてください。

保持ポリシーと保持ラベルの監視やレポート作成には、どのようなツールを使えばよいですか?

ポリシーの作成とレポート作成には Microsoft Purview ポータルを、保持に関するアクティビティの確認には監査ログの検索を、保存の検証には eDiscovery レポートを使用します。また、保持設定がコンテンツに対して正しく機能しているかを確認し、どのアイテムが保持ポリシーの対象になっているかを把握するために、Microsoft 365 のコンプライアンスレポートを定期的に確認してください。

SharePoint の保持ポリシー: 主な用語の定義

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