SharePoint 보존 정책 거버넌스 이해하기

By Mirko Peters · 2026-04-18 · Updated 2026-07-28

Microsoft 365에서 SharePoint 보존 정책과 레이블을 살펴봅니다. SharePoint Online에서 보존 정책과 레이블로 데이터 수명 주기를 관리하는 방법을 소개합니다.

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SharePoint 보존 정책 거버넌스에는 명확한 비즈니스 목표, 승인된 정책 설정, 책임 있는 소유권이 필요합니다. 관련 사용자와 데이터를 파악하고, 현재 Microsoft 365 기능과 요구 사항을 검증한 다음, 대표적인 파일럿으로 접근 방식을 테스트하세요. 이후 결정 사항을 문서화하고, 요구가 바뀔 때마다 정기적으로 검토합니다.

SharePoint 보존 정책 거버넌스: 실무 체크리스트

• 시나리오, 소유자, 기대 결과를 정의합니다.
• 라이선스, 권한, 정책, 사용자 영향을 검증합니다.
• 파일럿으로 테스트하고 지원 및 검토 결정을 문서화합니다.

최신 지침은 Microsoft Learn에서 확인하세요.

마지막 검토: 2026년 7월.

솔직히 말해, 특히 바쁜 조직에서는 정보가 순식간에 쌓입니다. 바로 여기서 SharePoint 보존 정책 거버넌스가 필요합니다. 핵심은 콘텐츠가 SharePoint에 얼마나 오래 보관될지에 대한 규칙을 정하는 것입니다. 문서든, 메시지든, 레코드든 모두 규정 준수 목표를 달성하고 운영을 체계적으로 유지하기 위한 것입니다.

다만 이 접근 방식은 단순히 정리를 위한 것만은 아닙니다. 법적 및 규제 요구 사항을 충족하고, 데이터 개인 정보 보호 위험을 낮추며, 규정 준수 문제를 예방하도록 설계되었습니다. 디지털 콘텐츠의 양과 복잡성이 늘어날수록 일관된 거버넌스는 조직을 안전하고 체계적으로 유지해 줍니다. 아래 섹션에서는 SharePoint에서 정보 수명 주기를 자신 있게 관리하는 데 필요한 핵심 요소, 실무 단계, 전략을 차례로 설명합니다.

SharePoint 보존 정책 거버넌스

SharePoint 보존 정책은 SharePoint에 저장된 콘텐츠를 법적, 규제적, 비즈니스 요구 사항에 맞게 얼마나 오래 보존, 삭제 또는 보관할지를 정하는 규칙 집합입니다. 이러한 정책은 더 넓은 보존 정책 거버넌스의 일부이며, 사이트, 라이브러리, 목록, 문서, 항목에 자동으로 적용되어 일관된 수명 주기 관리를 보장합니다.

간단한 설명: SharePoint의 보존 정책을 사용하면 관리자가 콘텐츠를 분류하고, 보존 레이블이나 규칙을 적용하며, 보존 전용(삭제 방지), 설정된 기간 후 삭제 트리거, 또는 보관소나 레코드 센터로 콘텐츠 이동 같은 작업을 시행할 수 있습니다. 효과적인 SharePoint 보존 정책 거버넌스는 정책 생성, 범위 정의, 정기 검토, 감사를 결합하여 위험을 줄이고, 규정 준수를 유지하며, 조직 전체의 스토리지와 정보 관리를 최적화합니다.

SharePoint 보존 정책이란

SharePoint 보존 정책은 정보를 언제 보관하고, 언제 삭제하며, 언제 변경되거나 유실되지 않도록 할지를 시스템에 알려 주는 규칙 집합입니다. 자동으로 움직이는 정리 담당자이면서 동시에 중요한 레코드가 필요한 기간 동안 제자리에 머물도록 지키는 문지기 역할을 한다고 생각하면 이해하기 쉽습니다.

이러한 정책은 단지 정리를 위한 것이 아니라, 법률, 규정, 또는 내부 비즈니스 규칙을 철저히 준수해야 하는 조직에 핵심적인 역할을 합니다. GDPR, HIPAA를 다루든, 회사 고유의 기록 관리 일정을 따르든, 보존 정책은 필요한 파일은 확실히 보관하고 규정에서 삭제하도록 한 파일은 제때 제거하도록 돕습니다.

일반적인 사용 사례로는 설정한 기간이 지나면 파일을 자동으로 삭제하거나, 향후 감사에 필요할 수 있는 항목을 보관하거나, 법적 절차 중에 누구도 실수로 중요한 문서를 변경하지 못하도록 동결하는 것이 있습니다. 사이트, 라이브러리, 폴더 수준에서 이러한 정책을 설정하면 조직은 정보 수명 주기를 실질적으로 통제할 수 있습니다.

요약하면, SharePoint 보존 정책은 똑똑하고 규정을 준수하는 정보 관리의 토대입니다. 규제 문제를 피하고, 효율을 높이고, 오래된 파일에 파묻히는 상황을 막고 싶다면, 견고한 보존 정책부터 시작하면 됩니다.

SharePoint 보존 정책 거버넌스에 관한 놀라운 사실 5가지

1. 보존 레이블은 eDiscovery 없이도 보류(hold) 역할을 할 수 있습니다. eDiscovery 법적 보류를 사용하지 않더라도 보존 레이블을 구성하면 콘텐츠를 변경할 수 없는 상태로 보존하고 삭제를 막을 수 있습니다. 거버넌스 팀은 SharePoint 보존 정책 거버넌스와 직접 연계된 가벼운 보존 도구를 갖게 되는 셈입니다.
2. AI와 민감도 신호를 활용해 레이블 적용을 자동화할 수 있습니다. Microsoft 365는 학습 가능한 분류기, 키워드 또는 민감도 레이블을 기반으로 보존 레이블을 자동으로 분류하고 적용할 수 있습니다. 이를 통해 수작업을 줄이고 SharePoint 사이트 전반에서 일관된 정책 적용을 보장할 수 있습니다.
3. 여러 보존 정책이 겹칠 수 있으며, 폐기에는 마지막 작업이 적용됩니다. 하나의 항목이 여러 SharePoint 보존 정책의 적용을 받으면 보존 설정이 서로 영향을 줄 수 있습니다. 단순한 "먼저 적용된 정책 우선" 규칙이 아니라, 가장 엄격한 보존 기간이나 특정 처분 규칙이 최종 거버넌스 작업을 결정합니다.
4. 구성하지 않으면 보존이 항상 변경 불가능을 의미하지는 않습니다. 기본적으로 보존은 일정 기간 삭제를 막을 수 있지만, "보존 잠금(preservation lock)" 또는 변경 불가능 기능을 활성화해야 콘텐츠를 삭제할 수 없고 감사 가능한 상태로 보존할 수 있습니다. 이는 컴플라이언스 담당자에게 중요한 차이입니다.
5. 사이트 수준 보존과 컨테이너 수준 레이블은 검색 및 보존 범위에 영향을 줍니다. SharePoint 사이트 수준에서 보존을 적용하면 사이트의 모든 항목을 보존할 수 있지만, 컨테이너 수준(라이브러리, 폴더 또는 항목) 보존 레이블은 더 정밀한 제어를 제공합니다. 범위를 잘못 선택하면 과도하게 보존하거나, 중요한 레코드가 거버넌스 없이 방치될 수 있습니다.

보존 정책 거버넌스의 핵심 원칙

1. 방어 가능한 레코드 관리모든 조직은 정보를 어떻게 관리하고, 보존하고, 폐기하는지를 의심의 여지 없이 입증할 수 있어야 합니다. 방어 가능하다는 것은 규제 기관이나 법원의 검토를 받더라도 프로세스가 견딜 수 있음을 보여줄 수 있고, 그 결정을 뒷받침하는 명확한 문서가 있다는 뜻입니다.
2. 투명성팀의 모든 구성원은 자신의 문서에 무슨 일이 일어나며 언제 일어나는지 알아야 합니다. 명확한 정책은 혼란을 줄이고, 사람의 실수를 줄이며, 공감대를 얻기 쉽게 만듭니다. 투명성은 구성원들이 정보를 알고 책임을 지도록 합니다.
3. 법적 컴플라이언스SharePoint 보존 정책은 항상 법규를 최우선으로 고려해 설계해야 합니다. GDPR이나 HIPAA 같은 규제 프레임워크는 특정 정보를 얼마나 오래 보관해야 하는지를 정확히 규정할 수 있습니다. 이를 준수하지 않으면 벌금이나 법적 조치로 이어질 수 있습니다.
4. 사용자 책임모든 것을 IT가 책임질 수는 없습니다. 사용자의 역할도 큽니다. 적절한 교육, 명확한 역할, 잘 전달된 절차는 구성원이 문서를 저장하거나, 태깅하거나, 삭제할 때 무엇이 기대되는지 이해하도록 돕습니다.
5. 자동화강력한 거버넌스는 수작업 정리에서 추측을 없애는 것을 의미합니다. 자동화된 정책 적용은 파일이 틈새로 빠져나가지 않도록 보장하고, 보존 일정이 정확하게 실행되며, 수행된 모든 작업에 대해 감사 추적이 최신 상태로 유지되도록 합니다. 자동화는 사람의 실수에 맞서는 가장 든든한 수단입니다.

이러한 원칙을 제대로 지키면 데이터를 안전하게 유지하고, 예상치 못한 컴플라이언스 감사에 대비하며, 위험을 최소화하는 데 도움이 됩니다. 여기서 기반을 제대로 다져 두면 이어지는 모든 정책 세부 사항에서도 성공할 수 있습니다.

Microsoft 365에서 SharePoint 보존이 작동하는 방식

Microsoft 365에서 SharePoint 보존 정책은 더 큰 컴플라이언스 도구 모음의 일부입니다. 이러한 정책은 Microsoft 365 컴플라이언스 센터에서 설정하고 관리하며, SharePoint 사이트뿐 아니라 OneDrive와 Teams까지 적용되는 규칙을 만들 수 있습니다. 이를 통해 조직은 전체 디지털 업무 환경을 하나의 일관된 정보 거버넌스 방식에 맞출 수 있습니다.

정책은 특정 사이트, 라이브러리, 폴더, 또는 콘텐츠 유형까지 대상으로 지정할 수 있습니다. 정책을 구성하면 보존 기간과 같은 규칙이나 마지막 수정 날짜와 같은 트리거를 기준으로 파일이나 메시지를 모니터링합니다. 기준이 충족되면 선택한 설정에 따라 파일을 잠그거나, 삭제하거나, 보존할 수 있습니다.

플랫폼이 이 작업을 백그라운드에서 처리하여 정책 적용을 업무 흐름에 직접 연결하므로, 사용자가 별도로 신경 쓸 필요가 없습니다. Microsoft 365 내의 데이터 위치 설정은 콘텐츠가 있어야 할 위치에 머물도록 보장하여 지역별 규정 준수를 지원합니다. 문서 수준 정책은 사이트 전체 규칙과 함께 적용할 수 있어, 민감하거나 위험도가 높은 콘텐츠를 정밀하게 제어할 수 있습니다.

결국 SharePoint Online과 Microsoft 365에서의 보존은 파일 수명 주기를 자동화하고, 수작업을 줄이며, 현대적인 업무 환경에서 규제 준수를 훨씬 더 간편하게 만드는 것입니다.

Microsoft 365의 SharePoint 보존 작동 방식 - 체크리스트

SharePoint 보존 거버넌스의 장점

• 규정 준수 강화: 자동화된 보존은 법적 및 규제 요건을 더 쉽게 충족하도록 도와, 조직을 보호합니다.
• 법적 위험 감소: 적절한 정책은 실수로 인한 데이터 손실이나 보존 오류를 방지하여, 값비싼 법적 조치나 벌금으로 이어질 수 있는 상황을 막아줍니다.
• 감사 간소화: 명확한 보존 규칙은 즉시 사용할 수 있는 감사 추적을 제공하여, 검토 시기에 허둥지둥하거나 스트레스를 받는 일을 줄여줍니다.
• 데이터 과다 증식 최소화: 오래된 콘텐츠가 자동으로 정리되어, 시스템이 낡은 정보로 과부하되는 것을 방지합니다.
• 운영 효율성: 자동화된 정책 적용은 IT 및 비즈니스 사용자의 부담을 덜어주어, 모두가 파일 관리가 아닌 업무에 집중할 수 있게 합니다.

이러한 장점을 고려하면, 강력한 SharePoint 거버넌스에 투자하는 것은 일상적인 운영과 규정 준수를 훨씬 원활하게 만들어 줍니다.

SharePoint 보존 정책 전략 계획하기

SharePoint 보존 정책 전략 계획은 Microsoft 365에서 버튼을 클릭하거나 규칙을 만들기 훨씬 전부터 시작됩니다. 이를 청사진을 그리는 일로 생각하십시오. 전략은 비전과 접근 방식을 정의하여, 정책이 조직의 요구를 충족하고 비즈니스 및 법적 의무를 모두 만족하도록 보장합니다.

중요한 것은 시스템이 무엇을 할 수 있는지가 아니라, 조직이 규정을 준수하고 생산성을 유지하기 위해 실제로 무엇을 필요로 하는지입니다. 계획 단계에서는 위험, 기회, 그리고 고유한 정보 환경을 평가하여, 세부 구성에 들어가기 전에 명확한 방향을 잡을 수 있습니다.

잘 짜인 전략은 변화에 대응하고, 보존 정책을 단순히 "체크 표시만 하는" 것이 아니라 실제 성과와 연결하도록 도와줍니다. 다음으로, 요구 사항을 명확히 파악하는 방법과 지속 가능한 전략을 위해 적절한 사람들을 프로세스에 참여시키는 방법을 살펴보겠습니다.

규제 및 비즈니스 요구 사항 파악하기

• 법적 의무: 특정 유형의 콘텐츠 보존 또는 삭제를 규정하는 GDPR, HIPAA, SOX 또는 주법 등의 규정을 정확히 파악하십시오.
• 업계 표준: 금융 서비스나 의료 등 해당 분야의 모범 사례를 확인하십시오. 추가 요건이나 기간이 적용될 수 있습니다.
• 내부 정책: 회사 고유의 기록 보관 일정, 정보 분류, 데이터 개인정보 보호 규칙을 잊지 마십시오.
• 콘텐츠 유형별 민감도: 문서, 목록, 메시지 등 어떤 SharePoint 콘텐츠가 비즈니스 또는 규제상의 가치로 인해 특별한 보존이 필요한지 매핑하십시오.
• 우선순위 지정: 요구 사항을 문서화하고 순위를 매겨 가장 위험이 큰 영역에 집중하면, 목표에 맞고 효과적인 보존 규칙을 더 쉽게 만들 수 있습니다.

성공적인 거버넌스를 위한 이해관계자 참여

• IT 전문가: 정책 구현, 유지 관리, 기술적 문제 해결을 담당하여 원활한 운영을 보장합니다.
• 법무 및 규정 준수 담당자: 규정을 해석하고 이를 실질적인 정책 요건으로 바꿉니다.
• 기록 관리자: 조직의 파일 보존 일정과 정보 관리 모범 사례를 책임집니다.
• 비즈니스 사용자: 일상 업무 프로세스에 대한 통찰을 제공하며, 보존 정책이 생산성을 뒷받침하는지 또는 방해하는지 짚어 줍니다.
• 소통 경로: 명확한 채널과 정기적인 업데이트를 마련하여 모든 구성원이 자신의 역할과 정책 결정이 이루어지는 방식을 이해하도록 합니다.

SharePoint Online에서 보존 정책 구성하기

전략을 세우고 요구 사항을 수집했다면, 이제 계획을 실행에 옮길 차례입니다. SharePoint Online에서 보존 정책을 구성하는 작업은 정책을 Microsoft 365의 구체적이고 실행 가능한 설정으로 바꾸는 것입니다.

여기에는 어떤 콘텐츠를 대상으로 삼을지 정하고, 유형별 정보를 얼마나 오래 보관할지 규칙을 설정하며, 그 기간이 끝났을 때 일어날 일을 자동화하는 작업이 포함됩니다. 설정 단계는 조직의 규정 준수 목표, 비즈니스 요구 사항, 기술 역량이 한데 만나는 지점입니다.

다음 섹션에서는 정책 생성을 위한 실질적인 단계를 안내하고, 기술이 여러분을 방해하지 않고 도움이 되도록 하는 모범 사례를 공유합니다. 보존 정책의 설정과 지속적인 관리 모두에 대한 "방법"을 함께 알아보겠습니다.

정책 설정 단계별 가이드

1. 보존 요구 사항 정의문서화된 법적 요구 사항과 비즈니스 요구 사항을 검토합니다. 콘텐츠를 얼마나 오래 보관해야 하는지, 기간이 만료된 후에는 삭제할지, 아카이브할지, 보존할지 결정합니다.
2. 콘텐츠 유형 또는 위치 선택정책이 필요한 콘텐츠를 결정합니다. 전체 SharePoint 사이트, 특정 문서 라이브러리, 폴더 또는 특정 콘텐츠 유형이 대상이 될 수 있습니다. 정책 충돌을 피하려면 대상을 정확하게 지정하십시오.
3. Microsoft 365 Compliance Center 액세스SharePoint, OneDrive, Teams 전반에서 보존 정책을 만들고 관리하는 허브인 Microsoft 365 Compliance Center로 이동합니다.
4. 새 보존 정책 만들기마법사를 따라 정책 이름을 지정하고, 보존 기간을 설정하고, 작업을 선택합니다. 예를 들어 파일을 7년 동안 보존한 다음 자동으로 삭제하도록 설정할 수 있습니다.
5. 정책 게시 및 할당선택한 사이트 또는 그룹에 정책을 적용합니다. 잘못 적용된 정책은 의도하지 않은 삭제로 이어질 수 있으므로 선택 항목을 다시 한번 확인하십시오(아찔하죠!).
6. 테스트 및 모니터링모든 사용자에게 배포하기 전에 샘플 사이트나 라이브러리에서 정책을 테스트합니다. 계획대로 작동하는지 확인하고, 필요에 따라 조정합니다. 문제나 예상치 못한 상황을 찾으려면 사용자 피드백과 감사 로그를 주의 깊게 살펴보십시오.

이 단계별 절차를 따르면 보존 정책이 빈틈없고, 규정을 준수하며, 조직 환경에 맞게 조정되도록 할 수 있습니다.

정책 관리 및 업데이트를 위한 모범 사례

• 정기 검토: 정책이 현재의 법규와 비즈니스 요구 사항에 맞는지 정기적으로 다시 확인합니다.
• 포괄적인 감사: 감사 로그를 사용하여 누락된 부분을 찾아내고, 모든 사이트에서 정책이 시행되고 있는지 확인합니다.
• 통제된 업데이트: 조직 전체에 배포하기 전에 통제된 환경에서 변경 사항을 테스트합니다.
• 예외 처리: 표준 보존 일정에 대한 예외를 요청하고 승인하는 문서화된 절차를 마련해 두어야 합니다.
• 중앙 집중식 관리: 가능하면 정책을 중앙에서 관리하여 업데이트를 간소화하고 중복을 방지합니다.

보존 거버넌스의 일반적인 과제

1. 정책 충돌중복되거나 상충하는 정책은 데이터가 너무 일찍 삭제되거나 너무 오래 보관되는 결과를 낳을 수 있습니다. 중복되는 범위를 정기적으로 검토하고 명확한 우선순위를 정하여 이를 방지하십시오.
2. 사용자 실수특히 수동 태깅이나 예외 적용 과정에서 실수가 발생하기 마련입니다. 자동화와 지속적인 사용자 교육으로 이를 완화하고, 모든 구성원이 적용 중인 정책을 이해하도록 하십시오.
3. 레거시 데이터이전 규칙에 따라 저장된 오래된 콘텐츠는 규정 준수 노력에 걸림돌이 될 수 있습니다. 이 데이터를 현재 정책에 맞게 이전하거나 표준화하고, 도구를 활용하여 예외를 식별하고 처리하십시오.
4. 복잡한 조직 요구 사항대규모 조직에는 저마다 고유한 요구 사항을 가진 여러 사업부가 있는 경우가 많습니다. 중앙 집중식 거버넌스, 템플릿, 커뮤니케이션 채널을 활용하여 이러한 복잡성을 해결하십시오.
5. Microsoft 365 변경 사항에 맞춘 대응Microsoft는 SharePoint와 관련 서비스의 기능을 지속적으로 업데이트합니다. 최신 모범 사례를 꾸준히 확인하고, 커뮤니티 포럼을 활용해 상황 변화에 빠르게 적응하십시오.
6. 데이터 확산Teams 확산과 마찬가지로, 과도한 데이터 증가는 자동화된 정리 작업과 중앙 집중식 정책으로 통제할 수 있습니다. 수명 주기 관리의 관련 분야에서 디지털 확산을 억제하는 방법도 참고해 보십시오. 예를 들어 Teams 확산 관리에 관한 이 글의 제안이 도움이 될 수 있습니다.

이러한 과제를 인식하고 해결하면 조직이 더 탄력적이고 효과적인 거버넌스 계획을 수립하는 데 도움이 됩니다.

보존 정책 감사 및 모니터링의 중요성

SharePoint 보존 정책을 감사하고 모니터링하는 것은 선택 사항이 아니라 조직을 깔끔하고 규정을 준수하는 상태로 유지하기 위해 반드시 필요한 작업입니다. 정기적인 감사를 통해 정책이 올바르게 설정되고 적용되며, 끊임없이 변화하는 규정에 부합하는지 확인할 수 있습니다.

Microsoft 365는 활동을 추적하고, 이상 징후를 찾아내며, 보존 설정이 기대대로 작동하는지 확인할 수 있도록 감사 로그와 보고 도구를 제공합니다. 경고와 정기 검토를 활용하면 문제를 조기에 발견하고 지속적인 위험 완화를 지원할 수 있습니다.

정책을 선제적으로 검토하고 업데이트하면 데이터를 안전하게 보호하고, 규정 준수를 입증하며, 앞으로 발생할 수 있는 규제 변화에도 미리 대비할 수 있습니다.

SharePoint 보존 거버넌스: 핵심 요약 및 다음 단계

• 정기적으로 검토하고 업데이트하기: 보존 정책을 자주 점검하는 습관을 들이십시오. 그래야 정책이 항상 최신 규정과 비즈니스 요구를 반영합니다.
• 부서 간 팀 구성하기: 정책 계획과 시행을 위해 IT, 법무, 기록 관리, 현업 사용자를 한자리에 모으십시오. 팀 차원의 노력이 더 나은 결과를 만듭니다.
• 자동화 우선 적용하기: Microsoft 365 도구와 자동화 프로세스를 활용해 수작업을 최소화하고, 위험을 줄이며, 일관성을 높이십시오.
• 지속적으로 학습하기: 학습을 멈추지 마십시오. 탄탄한 거버넌스가 협업과 데이터 보안을 어떻게 개선하는지 확인하고 싶다면, 거버넌스를 통한 자신감 있는 협업 구축에 관한 이 가이드의 Teams 거버넌스 인사이트를 참고해 보십시오.
• 지금 바로 실행하기: 감사나 데이터 유출 사고를 기다리지 마십시오. 오늘부터 SharePoint 보존 거버넌스를 강화하여 더 안전하고 효율적인 디지털 업무 환경을 구축하십시오.

보존에 대해 알아보기: SharePoint 및 OneDrive의 보존 정책과 보존 레이블

SharePoint 보존 정책과 보존 레이블이란 무엇인가요?

SharePoint 보존 정책 또는 보존 레이블은 콘텐츠를 얼마나 오래 보관할지, 자동으로 삭제할지, 그리고 규정 준수를 위해 어떻게 보존할지를 정하는 규칙입니다. 보존 정책은 일반적으로 넓은 범위(사이트, Microsoft 365 그룹 또는 OneDrive)에 적용되는 반면, 보존 레이블은 항목별로 표시하거나 자동 적용 레이블 정책을 통해 보존 기간의 시작 시점을 제어하고 폐기 검토를 트리거하는 데 사용됩니다.

SharePoint의 콘텐츠에 보존 정책과 보존 레이블은 어떻게 작동하나요?

보존 설정은 두 가지 방식으로 콘텐츠에 작동합니다. 사이트 수준 정책을 적용하여 항목이 보존 정책의 대상이 되도록 하거나, 항목을 표시하는 보존 레이블을 적용하는 방식입니다. 레이블은 수동으로 적용하거나 자동으로 적용하거나 적응형 정책을 사용해 적용할 수 있습니다. 레이블은 생성 또는 수정 시점부터 보존 기간을 시작할지 등 보존 기간의 시작 시점을 정하고, 보존 기간이 만료되면 어떤 조치를 취할지도 정의합니다.

우리 조직에는 보존 정책과 보존 레이블 중 무엇을 사용해야 하나요?

보존 정책과 보존 레이블 중 무엇을 사용할지는 요구 사항에 따라 달라집니다. 여러 위치에 걸쳐 넓고 고정된 범위의 보존이 필요하다면 보존 정책을 사용하고, 세분화된 제어가 필요하거나 특정 문서와 이메일에 사용자가 보존 레이블을 적용하도록 하려면 보존 레이블을 사용하십시오. 많은 조직이 데이터 수명 주기 관리를 위해 두 가지를 함께 사용합니다.

Microsoft Purview에서 보존 정책을 만들고 구성하려면 어떻게 해야 하나요?

보존 정책을 만들려면 Microsoft Purview 포털(이전 명칭: Microsoft 365 규정 준수 센터)로 이동하여 새 보존 정책 만들기를 선택합니다. 그다음 위치(SharePoint 사이트, OneDrive 계정, Exchange, Teams)를 선택하고, 보존 정책의 기간을 정의한 후 보존할지 삭제할지를 결정합니다. 마지막으로 정책을 게시하여 보존을 적용하고 저장합니다. 보존 정책을 구성할 때는 특정 사이트를 포함하거나 제외할 수 있으며, 보존 설정이 만들기, 수정 또는 항목에 레이블이 지정된 시점 중 언제부터 적용될지도 설정할 수 있습니다.

보존 레이블과 자동 적용 보존 레이블 정책은 어떻게 사용하나요?

보존 레이블은 Microsoft Purview 포털에서 만들어 사용자에게 게시할 수 있습니다. 또는 자동 적용 보존 레이블 정책을 구성하여 키워드, 민감한 정보 유형 또는 기타 조건으로 콘텐츠를 찾을 수 있습니다. 보존 레이블이 자동 또는 수동으로 적용되면, 보존 기간의 시작을 제어하고 보존 기간이 만료될 때 콘텐츠를 보존할지 처분할지를 결정합니다.

보존 기간의 시작과 끝은 무엇인가요?

보존 기간의 시작은 정책 또는 레이블에서 정의한 트리거(예: 만든 날짜, 마지막 수정 날짜, 보존 레이블이 적용된 시점)입니다. 보존 기간의 끝은 해당 기간이 만료되는 시점이며, 예를 들어 단기 보존 시나리오에서는 7일, 레코드의 경우에는 년 단위가 될 수 있습니다. 이 시점에 정책은 콘텐츠를 삭제하거나 처분 검토를 시작할 수 있습니다.

SharePoint 콘텐츠에 보존이 적용되기까지 얼마나 걸리나요?

보존이 적용되기까지 걸리는 시간은 상황에 따라 다릅니다. 새 보존 정책이나 레이블 할당은 적용이 시작되기까지 최대 24시간이 걸릴 수 있습니다. 일부 시나리오에서는 Microsoft 문서에 따르면 SharePoint와 OneDrive 전반의 처리에 최대 7일이 걸릴 수 있다고 안내되어 있습니다. 많은 변경 사항은 더 빨리 확인할 수 있지만, Microsoft Purview의 처리 및 인덱싱에 필요한 시간을 감안해야 합니다.

SharePoint에 저장된 SharePoint 및 OneDrive 파일에도 보존이 적용되나요?

네, 보존은 SharePoint와 OneDrive에 적용되며, 사이트 또는 라이브러리가 정책에 포함되어 있거나 파일에 보존 레이블이 지정되어 있으면 SharePoint 문서 라이브러리에 저장된 파일에도 적용됩니다. 보존 설정이 적용된 파일은 삭제되지 않도록 보호되며, 정책이 적용되는 동안에는 eDiscovery를 통해 검색할 수 있습니다.

정책과 보존 레이블은 Microsoft 365 그룹 및 SharePoint 사이트와 어떻게 작동하나요?

보존 정책은 Microsoft 365 그룹과 연결된 SharePoint 사이트를 대상으로 할 수 있습니다. Microsoft 365 그룹이 포함되면 그룹의 SharePoint 사이트와 사서함에 있는 파일이 보존 정책의 기간을 따릅니다. 보존 레이블을 해당 사이트의 항목에 적용하여 추가 또는 다른 보존 규칙을 제공할 수도 있습니다.

보존 설정은 사이트 간에 상속되거나 다르게 할당될 수 있나요?

보존 설정은 여러 범위에서 구성할 수 있습니다. SharePoint 사이트의 경우 일반적으로 정책은 사이트 수준에서 적용되며, 항목에 적용된 레이블은 그렇게 구성되어 있으면 보존 설정을 자동으로 상속할 수 있습니다. 여러 사이트에 동일한 보존 설정을 할당하거나, 콘텐츠 유형에 따라 다른 보존이 필요한 경우 더 세분화된 레이블 기반 규칙을 만들 수 있습니다.

레이블을 자동으로 적용하는 SharePoint 보존은 어떻게 설정하나요?

자동 적용 보존 레이블 정책을 설정하려면 Microsoft Purview에서 보존 레이블을 만들고, 조건(키워드, 민감한 정보 유형, 위치)을 정의한 다음 자동 적용을 사용하도록 설정합니다. 그런 다음 원하는 SharePoint 위치에 레이블 정책을 게시합니다. 시스템이 콘텐츠를 검사하여 기준에 맞는 항목에 해당 보존 레이블을 자동으로 적용합니다.

SharePoint 콘텐츠의 보존 기간이 만료되면 어떻게 되나요?

보존 기간이 만료되면 구성된 작업이 실행됩니다. 정책에 따라 콘텐츠가 자동으로 삭제되거나 영구적으로 제거되거나, 처분 검토 대상으로 표시될 수 있습니다. 보존 정책과 처분 작업에 대한 메시지는 관리자가 확인할 수 있으며, Microsoft Purview 포털은 규정 준수 보고를 위해 보존 활동을 기록합니다.

적용된 후에도 보존 레이블을 변경하거나 제거할 수 있나요?

보존 레이블은 변경하거나 제거할 수 있습니다. 다만 콘텐츠가 삭제를 막는 보존 정책의 적용을 받는 경우에는 레이블을 제거해도 보존 보호가 즉시 해제되지 않을 수 있습니다. 일부 레이블은 불변 보류(immutable hold)를 생성합니다. 동작을 바꾸려면 Microsoft Purview 포털에서 레이블 구성을 조정하거나 새 보존 정책을 만들어야 할 수 있으며, 변경 사항이 전파되는 데 시간이 걸린다는 점을 고려해야 합니다.

보존에 대한 정적 정책 범위와 적응형 정책의 차이는 무엇인가요?

보존을 위한 정적 정책 범위는 특정 SharePoint 사이트, OneDrive 계정, Microsoft 365 그룹처럼 고정된 위치를 대상으로 합니다. 반면 적응형 정책은 조건을 사용해 속성에 따라 콘텐츠나 위치를 동적으로 포함합니다. 덕분에 콘텐츠나 조직 구조가 바뀌어도 더 넓고 유연하게 적용할 수 있습니다.

파일이 수정될 때 적용되도록 보존 설정을 구성하려면 어떻게 해야 하나요?

보존 정책이나 레이블을 만들 때 보존 기간의 시작 기준을 "마지막 수정"으로 설정하면, 보존 기간이 파일의 가장 최근 수정 날짜부터 시작됩니다. 이렇게 하면 사용자가 콘텐츠를 업데이트할 때마다 보존이 새로 적용되며, 보존 기간도 그에 맞춰 다시 계산됩니다.

SharePoint 클래식 사이트와 커뮤니케이션 사이트도 보존 레이블을 같은 방식으로 지원하나요?

대부분의 최신 보존 기능은 SharePoint 최신 팀 사이트와 커뮤니케이션 사이트에서 지원됩니다. 그러나 SharePoint 클래식 환경에서는 차이가 있을 수 있습니다. Microsoft Learn과 Microsoft Purview 문서에서 클래식 사이트 컬렉션에 적용되는 기능을 확인할 수 있으므로, 클래식 사이트에서 특정 레이블 동작에 의존하기 전에 항상 호환성을 확인하시기 바랍니다.

어떤 콘텐츠가 보존 정책이나 레이블의 적용을 받는지 어떻게 확인하나요?

관리자는 Microsoft Purview 포털의 보고 기능과 사이트 수준 보존 설정을 사용해 어떤 사이트, 라이브러리, 항목이 보존 대상인지 확인할 수 있습니다. eDiscovery 및 감사 도구를 사용하면 보존 정책에 포함된 콘텐츠를 찾을 수 있습니다. 사용자는 항목이 보존 설정의 적용을 받는다는 메시지를 파일에서 볼 수도 있습니다.

보존 테스트를 위해 7일 동안만 적용되는 보존 정책을 만들 수 있나요?

예, 보존 테스트를 위해 7일처럼 짧은 기간의 새 보존 정책을 만들 수 있습니다. 보존 정책에서 기간을 정의하고, 전면 배포 전에 테스트 사이트나 Microsoft 365 그룹을 대상으로 지정해 동작을 검증하십시오. 보존을 시작한 후에는 실제 결과를 확인하기까지 처리 시간이 필요하다는 점을 감안하시기 바랍니다.

보존 정책은 법적 보류 및 eDiscovery와 어떻게 상호작용하나요?

보존 정책과 보존 레이블은 정의된 보존 기간 동안 콘텐츠를 보존한다는 점에서 법적 보류 및 eDiscovery를 보완합니다. 법적 보류는 삭제 작업보다 우선하여, 조사 기간 동안 콘텐츠가 계속 사용 가능하도록 보장할 수 있습니다. Microsoft Purview의 eDiscovery 기능을 사용하면 보존 또는 보류 대상 데이터를 검색하고 내보낼 수 있습니다.

SharePoint 보존 정책 거버넌스에 권장되는 접근 방식은 무엇인가요?

권장 방식은 넓은 범위에는 보존 정책을, 세분화된 제어에는 보존 레이블을 함께 사용하고, 데이터 수명 주기 관리 규칙을 문서화하는 거버넌스 계획을 수립하는 것입니다. 구성은 Microsoft Purview 포털에서 중앙 집중식으로 관리하고, Microsoft Learn 지침을 따르십시오. 관리자, 컴플라이언스 담당자, 사이트 소유자의 역할을 정의하고, 전면 배포 전에 파일럿 사이트에서 정책을 테스트하시기 바랍니다.

보존 정책 메시지는 SharePoint와 OneDrive의 최종 사용자에게 어떤 영향을 주나요?

최종 사용자는 파일을 열거나 삭제할 때 해당 항목이 보존 레이블이나 정책의 적용을 받는다는 메시지를 볼 수 있습니다. 이 메시지는 삭제가 차단되는 이유나 보존 조치가 존재하는 이유를 설명하여, 사용자가 거버넌스 및 규정 준수 요구 사항을 이해하는 데 도움을 줍니다.

보존 정책을 특정 라이브러리나 폴더에만 적용할 수 있나요?

특정 라이브러리에 보존 레이블을 적용하거나, 메타데이터나 키워드로 콘텐츠를 대상 지정하는 자동 적용 규칙을 사용할 수 있습니다. 넓은 보존 정책의 범위는 일반적으로 사이트 수준이지만, 선택적 제외와 레이블 기반 대상 지정을 활용하면 어떤 라이브러리나 폴더를 보존 대상으로 삼을지 더 정밀하게 제어할 수 있습니다.

보존 정책을 만든 후 적용이 시작되기까지 얼마나 걸리나요?

보존 정책을 만들면 몇 시간 안에 적용되기 시작하지만, 전체가 반영되기까지는 24~72시간이 걸릴 수 있습니다. 드물게는 콘텐츠 인덱싱과 서비스 처리 상황에 따라 최대 7일까지 걸리기도 합니다. Microsoft Purview 포털이 SharePoint와 OneDrive 전반에 정책을 적용할 시간을 충분히 두십시오.

보존 정책과 보존 레이블을 모니터링하고 보고하려면 어떤 도구를 사용할 수 있나요?

정책 생성과 보고에는 Microsoft Purview 포털을, 보존과 관련된 활동 확인에는 감사 로그 검색을, 보존 상태 검증에는 eDiscovery 보고서를 사용하십시오. 또한 보존 설정이 콘텐츠와 제대로 맞물려 작동하는지 확인하고, 어떤 항목이 보존 정책의 적용을 받는지 파악하기 위해 Microsoft 365의 규정 준수 보고서를 정기적으로 검토하십시오.

SharePoint 보존 정책: 핵심 용어 정리

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