Cómo crear una carpeta en SharePoint: pasos, reglas y consejos

Por Mirko Peters · 2026-11-12

Cómo crear una carpeta en SharePoint: usa + Nuevo, Carpeta en una biblioteca de documentos, asígnale un nombre y, después, cámbiale el nombre, muévela y compártela. Además, soluciones cuando falta Nueva carpeta.

Traducido automáticamente con IA a partir de la publicación original. Lee el original en inglés

Para crear una carpeta en SharePoint, abre la biblioteca de documentos, selecciona + Nuevo en la barra de menús, elige Carpeta, escribe un nombre en el cuadro Crear una carpeta y selecciona Crear. Si no ves la nueva carpeta, actualiza el navegador. Este artículo está pensado para usuarios de SharePoint que quieren una respuesta clara sin leer un manual, y cubre toda la vida de una carpeta: crearla, asignarle un nombre, cambiárselo, mover archivos a ella y compartirla. También explica qué hacer cuando falta el comando Carpeta y cuándo una vista es una herramienta mejor que otro nivel de carpetas.

Puntos clave

• Abre la biblioteca de documentos, selecciona + Nuevo y, después, Carpeta, escribe un nombre en el cuadro Crear una carpeta y selecciona Crear.
• Si Carpeta no aparece en el menú + Nuevo, un propietario de la biblioteca puede activarlo en Configuración de la biblioteca, Configuración avanzada, Hacer que el comando Nueva carpeta esté disponible.
• Cambia el nombre de una carpeta desde los puntos suspensivos situados junto a ella. Mueve o copia archivos y carpetas con Mover a y Copiar a en la barra de comandos.
• Los nombres no pueden contener caracteres como * : < > ? / \\ | y no pueden empezar ni terminar con un espacio. Las rutas completas en SharePoint están limitadas a 400 caracteres.
• Las carpetas funcionan mejor junto con las vistas. Microsoft indica que, en una biblioteca grande, una combinación de vistas y carpetas puede ser lo más adecuado.

Crear una carpeta en una biblioteca de documentos

Estos son los pasos para la experiencia moderna de SharePoint, tal como los describe Microsoft en su página Create a folder in a document library.

1. Ve al sitio de SharePoint y abre la biblioteca de documentos donde quieres la carpeta.
2. En la barra de menús, selecciona + Nuevo y, después, selecciona Carpeta.
3. En el cuadro de diálogo Crear una carpeta, escribe un nombre en el cuadro Nombre y selecciona Crear.
4. Si no ves la nueva carpeta, actualiza el navegador.

Después de crear una carpeta, puedes agregarle archivos o crear subcarpetas dentro de ella. Ábrela y verás el mismo menú + Nuevo. También puedes arrastrar archivos a ella, porque una biblioteca de documentos admite arrastrar y soltar para agregar archivos y moverlos entre carpetas.

Si tu pantalla es diferente de estos pasos, es posible que tu administrador de SharePoint haya establecido la experiencia clásica en la biblioteca. En ese caso, abre la biblioteca, selecciona la pestaña Archivos cinta de opciones y, en el grupo Nuevo, selecciona Nueva carpeta. El cuadro de diálogo es el mismo: escribe un nombre y selecciona Crear.

Dónde hacer clic en una lista de SharePoint

Una lista no es una biblioteca. Microsoft tiene una página aparte llamada "Create a folder in a list", que no he reproducido aquí. Si estás en una biblioteca de documentos, usa los pasos anteriores. Si estás en una lista y no encuentras un comando de carpeta, pregunta al propietario de la lista.

Cambiar el nombre de una carpeta

Para cambiar el nombre de una carpeta más adelante, selecciona los puntos suspensivos (...) junto al nombre de la carpeta, selecciona Cambiar nombre, escribe el nuevo nombre en el cuadro de diálogo Cambiar nombre y selecciona Actualizar. En la experiencia clásica, el botón es Guardar. Cambiar el nombre no mueve los archivos. Ten en cuenta que una ruta está formada por los nombres de todas las carpetas, así que cambiar el nombre de una carpeta de nivel superior modifica la dirección de todos los archivos que contiene. Los vínculos que las personas guardaron antes podrían dejar de funcionar. La página de Microsoft no explica cómo se comportan los vínculos tras un cambio de nombre, así que prueba un vínculo antes de renombrar una carpeta que muchas personas usan.

Cuando falta Nueva carpeta

Las carpetas están activadas de forma predeterminada, así que si falta el comando, alguien lo desactivó. El propietario de la biblioteca o un usuario con permisos de diseño puede volver a activarlo:

1. Abre la biblioteca.
2. Selecciona Configuración (el icono de engranaje) y, a continuación, Configuración de la biblioteca.
3. Selecciona Configuración avanzada.
4. En la sección Carpeta, en Hacer que el comando "Nueva carpeta" esté disponible, selecciona Sí.
5. Selecciona Aceptar y vuelve a la biblioteca.

En la experiencia clásica, la ruta es la pestaña Biblioteca, Configuración de biblioteca, Configuración avanzada. Si no encuentras un comando, botón o vínculo, la recomendación de Microsoft es que consultes con tu administrador, porque los diseñadores pueden cambiar de forma significativa el aspecto y la navegación de un sitio.

Nuestra descripción general de bibliotecas de documentos de SharePoint explica qué es una biblioteca y por qué un mismo sitio puede tener varias.

Nombra las carpetas para que sigan funcionando

El nombre de una carpeta también forma parte de la ruta de cada archivo que contiene. Importan dos tipos de límites, que proceden de las páginas de Microsoft sobre restricciones y longitudes de ruta:

• Caracteres. Un nombre no puede contener " * : < > ? / \ |. Tampoco puede empezar ni terminar con un espacio. Algunos nombres están reservados, por ejemplo CON, PRN, AUX, NUL y desktop.ini.
• Longitud de la ruta. OneDrive y SharePoint en la nube permiten 400 caracteres para la ruta completa, incluido el nombre del archivo. Las aplicaciones de escritorio de Windows Office solo abren archivos con hasta 256 caracteres, y el Explorador de archivos funciona con 260. Una ruta que funciona en línea puede fallar al abrirse desde una carpeta sincronizada.

Por eso, mantén los nombres de las carpetas cortos y la jerarquía poco profunda. La recomendación de Microsoft para rutas largas es acortar los nombres, reducir el número de niveles y mantener los archivos de uso frecuente a uno o dos niveles de la raíz. Un nombre como 2026 Projects es mejor que Final_Project_Documents_for_Review_Version_2_Approved.

Un patrón sencillo funciona para muchos equipos: unas pocas carpetas de nivel superior estables (por departamento, cliente o año) y no más de tres niveles por debajo. Todo lo demás, como el estado, el propietario o el tipo, debe ir en columnas.

Mover, copiar y organizar lo que ya tienes

No tienes que crear primero la carpeta y llenarla a mano. Selecciona los archivos en la biblioteca y usa la barra de comandos. La página de Microsoft Mover o copiar archivos en SharePoint lo describe:

1. Selecciona los archivos o carpetas que quieres mover o copiar.
2. En la barra de comandos, selecciona Mover a o Copiar a. Si no los ves, selecciona primero el icono Más (puntos suspensivos).
3. Elige un destino en la biblioteca actual, en OneDrive o en otro sitio de SharePoint y, a continuación, selecciona Mover a o Copiar a.
4. Para usar una carpeta nueva, selecciona el icono de nueva carpeta en la esquina superior derecha, escribe un nombre y selecciona Crear. Después, selecciona esa carpeta y elige Mover a o Copiar a.

Hay algunos detalles que te evitan sorpresas. Mover a conserva el historial de versiones del documento, mientras que Copiar a copia solo la versión más reciente. Un archivo movido permanece en el origen hasta que termina el movimiento y, después, pasa a la papelera de reciclaje del sitio de origen. Solo se conservan las propiedades que admite el destino, y los valores de metadatos administrados no se conservan. Microsoft no recomienda mover cuadernos de OneNote fuera de la aplicación OneNote. Mover a no está disponible en la biblioteca Páginas del sitio.

Compartir una carpeta

Comparte la carpeta, no cada archivo. La página de Microsoft Compartir archivos o carpetas de SharePoint lo explica. Solo puedes compartir un elemento a la vez, así que pon varios elementos en una carpeta y comparte esa carpeta.

1. En la biblioteca, selecciona el icono de círculo de la carpeta.
2. Selecciona el icono Compartir en la parte superior de la página.
3. Elige Compartir con personas específicas o Copiar vínculo.
4. Para personas específicas, escribe nombres o direcciones de correo electrónico, usa el icono de lápiz para establecer Puede editar, Puede ver o No puede descargar, añade un mensaje y selecciona Enviar.
5. Para un vínculo, selecciona el engranaje junto a Copiar vínculo, elige el tipo de vínculo y, en Más configuración, el permiso. Después selecciona Aplicar y Copiar vínculo.

Los tipos de vínculo son Cualquier persona, Personas de tu organización con el vínculo, Personas con acceso existente y Personas que elijas. Microsoft recomienda evitar los vínculos de Cualquier persona salvo que sea necesario. Puede editar viene activado de forma predeterminada, y los editores pueden copiar, mover, editar, cambiar el nombre, compartir y eliminar elementos de la carpeta. Es posible que tu administrador desactive algunas opciones. Una nota de la página: compartir desde la experiencia moderna interrumpe la herencia a nivel de lista o biblioteca, lo que significa que la carpeta puede acabar con sus propios permisos. Lleva un registro de las carpetas que compartes de esta forma.

¿Carpetas o vistas?

Las carpetas son fáciles de entender, pero cada nivel de carpeta añade un clic y una ruta más larga. La página de Microsoft indica que las vistas permiten filtrar, agrupar y ordenar archivos de varias maneras, y que en una biblioteca grande una combinación de vistas y carpetas podría funcionar mejor. La página sobre bibliotecas de documentos también enumera las otras herramientas: columnas que muestran detalles como quién creó o modificó por última vez un archivo, vistas en formato Lista, Compacta y Mosaicos, y vistas personalizadas que puedes guardar.

Una regla práctica: usa carpetas para lo que casi no cambia, como el cliente o el año, y usa columnas y vistas para lo que sí cambia, como el estado o el propietario. Usa carpetas cuando los permisos sean distintos. Usa vistas cuando solo cambie la presentación.

Errores comunes

• Crear un árbol demasiado profundo. Seis niveles de carpetas hacen que las rutas sean largas y que los archivos sean difíciles de encontrar. Limítate a dos o tres.
• Meter fechas y estados en el nombre. El nombre debe indicar qué contiene, no en qué fase está. Usa una columna.
• Crear una carpeta cuando en realidad necesitabas una biblioteca. Si el contenido necesita sus propios permisos y configuración, pregúntate si debería ser una biblioteca independiente.
• Compartir archivos uno por uno. Comparte la carpeta en su lugar.
• Buscar en el lugar equivocado. Si falta el comando Carpeta, revisa la configuración de la biblioteca.
• Cambiar el nombre de una carpeta de nivel superior compartida sin avisar. La ruta cambia para todos.

Temas relacionados para explorar

• Usar SharePoint como principiante. Los sitios, bibliotecas, listas y páginas funcionan juntos. El siguiente artículo explica cómo usar SharePoint desde el primer clic.
• Sincronizar una biblioteca con tu PC. La aplicación de sincronización de OneDrive te permite trabajar desde el Explorador de archivos. Si lo prefieres, lee sobre cómo sincronizar archivos de OneDrive y SharePoint.
• Permisos en una carpeta. Los permisos únicos en una carpeta son útiles cuando necesita un acceso distinto al resto de la biblioteca. La página más antigua de Microsoft sobre permisos de subcarpetas se aplica a SharePoint Server 2013 y 2016, así que para Microsoft 365 usa la página de uso compartido.
• Papelera de reciclaje. Las carpetas eliminadas van a la papelera de reciclaje del sitio. Restáurala desde allí cuando alguien elimine una por error.
• Carpetas en listas. Las listas tienen su propio comando de carpeta, que se explica en una página aparte de Microsoft.

Siguiente paso

Abre tu biblioteca, crea una carpeta de prueba con + Nuevo y Carpeta, y mueve dos archivos a ella con Mover a. Si quieres crear una carpeta en SharePoint que tu equipo siga usando el año que viene, anota la regla de nombres para los dos primeros niveles y colócala en la descripción de la biblioteca.