יצירת לוחות מחוונים מבוססי משימות ב-Viva Connections

By Mirko Peters · 2026-05-27 · Updated 2026-07-16

יצירת לוחות מחוונים מבוססי משימות ב-Viva Connections באמצעות Adaptive Card Extensions, מיקוד לפי תפקידים, תהליכי עבודה ב-Power Platform, אבטחה, ממשל ותוצאות שניתן למדוד.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

מאמר זה הוא מדריך כולל לבניית לוחות מחוונים מונחי משימות, התאמתם והתאמתם לשימוש מיטבי, באמצעות Microsoft Viva Connections. תקבלו הוראות מפורטות צעד אחר צעד להגדרה, התאמה אישית של כרטיסי הלוח, יישום שיטות עבודה מומלצות בעיצוב והטמעה מושכלת של הלוחות בצוותים השונים.

נעבור על אסטרטגיות שונות, החל מיצירת לוח בסיסי ועד לאינטגרציה מתקדמת וממשל, שיהפכו את הלוח לכלי עוצמתי לניהול המשימות היומיומיות. ללא קשר למחלקה או לגודל הצוות, מדריך זה יעזור לכם לוודא שהלוחות שלכם מעניינים, אפקטיביים ומותאמים באופן מלא לאופן שבו העבודה מתבצעת בארגון Microsoft 365 שלכם.

תחילת העבודה עם לוחות מחוונים מבוססי משימות ב-Viva Connections

חשבו על לוח מחוונים מבוסס משימות ב-Viva Connections כמו תא הטייס במטוס: הוא מציב בחזית כל מה שהעובדים צריכים, מהמשימות ועד להודעות ולמשאבים מרכזיים. אבל לפני שתוכלו להמריא וליהנות מהבהירות הזו, צריך להגדיר את הלוח עצמו ולוודא שכולם מצטרפים, ללא קשר למכשיר בו הם משתמשים.

בחלקים הבאים נסביר מהו בדיוק לוח מחוונים של Viva Connections ומדוע ארגונים מודרניים מאמצים אותו במהירות. נציג את היתרונות העיקריים להנהלה ולעובדים, וכיצד לוחות מחוונים מצמצמים את הבלגן המידעי על ידי איחוד כל המשימות והעדכונים תחת קורת גג אחת.

הגדרת הלוח הראשון שלכם עשויה להיראות כמשימה גדולה, אבל היא פשוטה יותר ממה שנדמה. נבחן מה נדרש לפני ההתחלה, כמו הרשאות ובחירת התבנית המתאימה, ואז נלווה אתכם בשלבים להפעלת הלוח עם מטרה ברורה. תמצאו גם טיפים רבים שיבטיחו שהלוח החדש יזכה לתשומת לב ויהיה בשימוש כבר מהיום הראשון.

לבסוף, נוודא שאתם והצוות שלכם יכולים לגשת ללוחות אלה בין אם אתם ליד שולחן העבודה ובין אם אתם בדרך. בין אם המשתמשים הם מבקרים קבועים ב-Teams ובין אם הם משתמשים באפליקציות לנייד, לוח Viva Connections שלכם נמצא בהישג יד, ועוזר לכולם לחתוך דרך הרעש ולהתמקד במה שחשוב באמת: לקדם את העבודה.

מהו לוח מחוונים של Viva Connections ומדוע ארגונים משתמשים בו?

לוח מחוונים של Viva Connections הוא סביבת עבודה דיגיטלית הניתנת להתאמה אישית בתוך Microsoft 365, שנועדה להביא משימות, משאבים וחדשות חיוניים אל קצות האצבעות של העובדים. הוא פועל ישירות ב-SharePoint Online וב-Microsoft Teams, ומשמש כמרכז המרכזי לעבודה היומיומית במרחב העבודה הדיגיטלי של הארגון.

ארגונים משתמשים בלוחות אלה כדי להגביר את הנראות של דברים כמו אישורים, משימות שהוקצו, הודעות ואפליקציות מרכזיות. היתרון המרכזי הוא שכל עובד, ללא קשר לתפקידו או למיקומו, יכול לאתר בקלות את מה שהוא צריך, לבצע משימות ולהישאר מחובר. הגישה המשומרת הזו מגבירה את המעורבות, מפחיתה צווארי בקבוק ומעניקה להנהלה תובנות מועילות על זרימת העבודה ועל מידת ההשתתפות. בקיצור, לוח מחוונים שנבנה היטב עוזר לכולם להישאר על המסלול ולפעול בהתאם ליעדי החברה.

כיצד להגדיר וליצור את הלוח הראשון שלכם כדי לשפר את המעורבות

1. בדיקת דרישות מוקדמות והרשאות: ודאו שיש לכם לפחות הרשאות עריכה באתר הבית שלכם ב-SharePoint Online. תצטרכו גם להפעיל את אפליקציית Viva Connections ב-Teams, וברוב המקרים הדבר דורש פעולה של מנהל מערכת אם האפליקציה עדיין אינה פעילה.
2. פתיחת כלי לוח המחוונים ב-SharePoint: היכנסו לאתר הבית שלכם ב-SharePoint, אתרו את "הגדרות", ולאחר מכן בחרו ב-"הגדרת Viva Connections". משם, בחרו ב-"לוח מחוונים" כדי להתחיל לבנות.
3. בחירת תבנית או התחלה מלוח ריק: ניתן להשתמש בתבנית כרטיסים ברירת מחדל כדי לחסוך זמן, או להתחיל מרשת ריקה ולבחור בעצמכם כל כרטיס שהעובדים יראו. בכל מקרה, הפריסה מבוססת רשת, כך שקל לסדר את הרכיבים.
4. הוספת כרטיסי ליבה למשימות ולעדכונים: הוסיפו כרטיסים מובנים כגון אישורים, משימות שהוקצו, משמרות או הודעות. ניתן לגרור, לשנות גודל ולערוך כל כרטיס כדי להבליט פעולות מרכזיות. הצבת המשימות החשובות ביותר בחזית היא שיטה מומלצת לשמירה על תועלת הלוח.
5. הגדרה ותצוגה מקדימה: השתמשו בממשק העריכה של הלוח כדי להתאים תוויות, קישורים וחזותיים. אפשרות התצוגה המקדימה מאפשרת לבדוק כיצד ההגדרה נראית למשתמשים רגילים, כולל תצוגות לנייד, לפני ההפצה.
6. פרסום ותקשורת: כשתהיו מרוצים, לחצו על Publish כדי שהמשתמשים יוכלו לראות את השינויים. הכריזו על הלוח החדש באמצעות דוא"ל או הודעה ב-Teams, והסבירו כיצד הוא מייעל את העבודה היומיומית. זה יעזור מאוד להאצת האימוץ!

השלבים האלה לא רק מניחים את היסודות למעורבות פרודוקטיבית, אלא גם מבטיחים שהלוח ייצא לדרך עם השפעה מקסימלית ובלבול מינימלי עבור משתמשים שמתחילים להשתמש ב-Viva Connections.

גישה ללוחות במחשב השולחני ובנייד

• אתר הבית של SharePoint: העובדים יכולים לפתוח את הלוח מאתר הבית של הארגון ב-SharePoint Online, בכל דפדפן אינטרנט.
• אפליקציית Microsoft Teams לשולחן העבודה: הלוח מוצג ישירות באפליקציית Viva Connections בתוך Teams, ומספק סביבת עבודה מוכרת לשימוש יומיומי.
• אפליקציית Teams לנייד: עובדים שנמצאים בתנועה יכולים להציג את הלוח ולתקשר איתו דרך אפליקציית Teams (iOS/Android), וליהנות מפריסות שמותאמות למסכי נייד.
• סנכרון חלק: עדכונים שתבצעו בלוח משתקפים מיד בכל נקודות הגישה, וכך קל לשמור על המידע מעודכן עבור הארגון כולו.
• טיפים להפצה: הכריזו על זמינות הלוח בכל ערוצי התקשורת, וכללו הוראות קצרות במדריכי ההטמעה כדי לקדם אימוץ מוקדם.

התאמה אישית של כרטיסי לוח לניהול משימות טוב יותר

היופי האמיתי של לוחות Viva Connections הוא היכולת לעצב אותם כך שיתאימו לשגרת העבודה היומיומית של הצוות שלכם. על ידי הוספה ושינוי של כרטיסי לוח, אתם מקלים על המשתמשים לפעול בנושאים החשובים ביותר: לאשר בקשות, לעקוב אחר משימות או לכסות משמרות. הכול ישירות מהלוח.

הסעיף הזה נותן הצצה לסוגים השונים של כרטיסים שאפשר להשתמש בהם, החל מכרטיסי משימות מובנים כמו Approvals ו-Assigned Tasks ועד לשילובים מעמיקים יותר עם Power Platform ושירותים של צד שלישי. תראו גם כיצד לממש את היצירתיות (והיעילות) שלכם בעזרת כרטיסי Adaptive מותאמים אישית, שתוכננו למשימות ולתהליכי העבודה הייחודיים לחברה שלכם.

המטרה כאן היא לוודא שפעולות ותזכורות חשובות לא הולכות לאיבוד בים של מיילים או באפליקציות מפוזרות. כשהלוח מוגדר נכון, הוא הופך במהירות למקום הראשון שאליו כולם פונים כשהם רוצים להתקדם בעבודה בלי טרחה. נצלול לאפשרויות ולדוגמאות שמראות כמה אפשר לייעל באמצעות כרטיסי משימות מובנים ומותאמים אישית.

הוספת כרטיסי Approvals, Assigned Tasks ו-Shifts

• כרטיס Approvals: הוסיפו כרטיס זה כדי שהמשתמשים יוכלו לראות ולפעול על אישורים בתהליכי עבודה, כמו בקשות חופשה או הזמנות רכש, בלי לחפש במיילים. אם האישורים לא מסתנכרנים, ודאו שהם מוגדרים כראוי ב-Power Automate עם ההרשאות הנכונות.
• כרטיס Assigned Tasks: הציגו משימות מ-Planner או מרשימות To-Do, כך שהמשתמשים יוכלו לראות במבט חטוף את השיוכים הממתינים להם. הכרטיס הזה עוזר לצוותים לשמור על סדרי העדיפויות ומצמצם החמצות של מועדי הגשה.
• כרטיס Shifts: עבור מי שמנהל סידורי עבודה או החלפות משמרות ב-Microsoft Shifts, הכרטיס מציג את לוחות הזמנים והעדכונים בלוח. ודאו שהשילוב של Shifts מופעל ב-Teams כדי להימנע מתקלות בהגדרה.

שימוש ב-Power Apps וכרטיסים של צד שלישי לאוטומציה

• שילוב Power Apps: הוסיפו כרטיסי Power Apps כדי להטמיע אפליקציות מותאמות אישית ישירות בלוח. לדוגמה, אפשר לאפשר לעובדים להגיש דוחות הוצאות או לבדוק מלאי בלחיצה אחת מהלוח.
• הפעלת תהליכי Power Automate: חברו תהליכים (flows) כדי לאוטומט משימות חוזרות, כגון דיווח על אירועים או רשימות תיוג להטמעת עובדים חדשים, כך שהמשתמשים יראו הנחיות לפעולה רק כשצריך.
• הוספת כרטיסים של צד שלישי: השתמשו בפתרונות מ-Microsoft AppSource או בכרטיסים מותאמים אישית משלכם כדי לשלב כלים כמו מערכות משאבי אנוש או פלטפורמות לניהול קריאות שירות. שילובים אלה עוזרים לצמצם עומס של אפליקציות ולשמור על זרימת עבודה חלקה.

על ידי שילוב נבון של כרטיסים מובנים וחיצוניים, הלוח שלכם הופך לנקודת זינוק לתהליכים עסקיים מגוונים, ומקצר משימות שאחרת היו גוזלות זמן יקר.

עיצוב כרטיסי Adaptive מותאמים אישית למשימות

1. פתיחת מעצב הכרטיסים: השתמשו במעצב המשולב כדי להתחיל כרטיס Adaptive חדש, תוך בחירה מתוך מגוון תבניות, או יצירה מלאה מאפס כדי לשקף את הצרכים והמותג שלכם.
2. התאמה אישית של שדות: הוסיפו שדות ייעודיים למשימה, כגון רשימות נפתחות של סטטוס, מועדי הגשה או כפתורי פעולה מהירה, כך שהמשתמשים יתקשרו עם המידע המדויק שהם צריכים.
3. התאמה לסגנון החזותי: שלבו את צבעי החברה, הלוגואים והמבנה שלה כדי להתאים את הכרטיסים לשאר מקום העבודה הדיגיטלי בצורה חלקה. עקביות הופכת את הכרטיסים לזיהוי מיידי ולנוחים יותר לשימוש.
4. הגדרת אבטחה וגישת משתמשים: בעת תכנון כרטיסים אדפטיביים מותאמים אישית, הקצו תמיד הרשאות מתאימות ובדקו את האבטחה לפני הפריסה. הגבילו מידע רגיש רק למשתמשים שזקוקים לו.

כרטיסים אדפטיביים מותאמים אישית הם שינוי משחק בתהליכים שאינם מתאימים לתבניות הסטנדרטיות. הם מאפשרים לכם להסתגל במהירות ככל שצרכי העסק משתנים.

אופטימיזציה של פריסת לוח המחוונים וחוויית המשתמש ב-SharePoint

לוח מחוונים שווה רק כמה שקל לקרוא ולהשתמש בו. עומס, עיצוב מבלבל או כרטיסים שנעלמים בין תיבות רבות יפגעו גם בתוכניות הטובות ביותר. לכן יש לתת לפריסה ולבהירות החזותית תשומת לב לא פחותה מזו שניתנת לתוכן עצמו.

הסעיף הזה עוסק בהפיכת לוחות מחוונים למראה מסודר ולחוויה אינטואיטיבית. תלמדו את היסודות של סידור מחדש של רכיבי לוח המחוונים באמצעות כלי SharePoint, ושיפור המראה והזרימה כך שהמשתמשים לא יצטרכו לחפש מידע קריטי. אפילו שינויים קטנים במיקום יכולים לעשות הבדל גדול.

בנוסף, נעבור על האופן שבו אפשר לתצוגה מקדימה של השינויים לפני שאחרים רואים אותם, וכיצד להשתמש בכלי ההתאמה האישית כדי לוודא שהכרטיסים באמת משרתים את מטרתם. המטרה הסופית היא חוויית לוח מחוונים נקייה, מעשית וקלה לניווט עבור כולם, מעובדי קו ועד להנהלה הבכירה, ללא מכשולים.

סידור מחדש ועריכה של תוכן לוח המחוונים באמצעות כלי SharePoint

1. פתיחת מצב עריכה של לוח המחוונים: לחצו על אייקון העיפרון בכותרת לוח המחוונים כדי לגשת לאפשרויות העריכה.
2. העברת כרטיסים: גררו ושחררו כרטיסים לסדר שהכי הגיוני עבור המשתמשים. שימו את הפריטים היומיומיים החיוניים במרכז, והזיזו פריטים הנדרשים לעיתים רחוקות למטה.
3. עריכה או מחיקה: בחרו כרטיס כדי לפתוח את חלונית הפרטים שלו. התאימו כותרות, קישורים או רכיבים חזותיים לפי הצורך, או לחצו על Delete כדי להסיר כרטיסים מיושנים או מיותרים.
4. בדיקת הפריסה: שימו לב לזרימה החזותית. שמרו על סוגי כרטיסים דומים יחד והשאירו מרווחים לבנים כדי שהמשתמשים לא ירגישו מוצפים. פריסות מגובשות מובילות לפעולה מהירה יותר ולאימוץ טוב יותר.

סקירה ועבודה מחודשת קבועות של לוח המחוונים עוזרות לשמור עליו רענן, רלוונטי ומותאם היטב לצרכים העסקיים בפועל.

התאמה אישית ותצוגה מקדימה של כרטיסי לוח המחוונים

• שימוש בארגז הכלים לכרטיסים: גשו לארגז הכלים כדי להתאים את התוכן, האייקון ואופן האינטראקציה של כל כרטיס לפני שהוא עולה לאוויר. שינויים קטנים כאן יכולים לשפר את השימושיות.
• מעבר למצב תצוגה מקדימה: בדקו תמיד את התצוגה המקדימה כדי לראות כיצד לוח המחוונים כולו נראה למשתמשים במכשירים שונים. כך נמנעות הפתעות וטעויות מביכות.
• בדיקת אינטראקציות: לחצו על כפתורי הכרטיסים או על הקישורים בתצוגה המקדימה כדי לוודא שהם פועלים כצפוי. עדיף לגלות תקלות עכשיו מאשר אחרי הפרסום.
• פרסום או פרסום מחדש: פרסמו את עדכוני לוח המחוונים רק לאחר שוודאתם שהכול נראה ועובד כפי שתוכנן. מיהול בשלב הזה מוביל לבלבול.

מיקוד והתאמה אישית של לוחות מחוונים לצוותים ולמחלקות

אין שני צוותים שעובדים בדיוק באותה צורה, ולוחות מחוונים לא צריכים להיות אחידים לכולם. הסעיף הזה בוחן כיצד להפוך לוחות מחוונים לרלוונטיים לכל קבוצה ולכל תפקיד בארגון.

מיקוד קהל מאפשר לכוון בדיוק אילו מידע ואילו כרטיסים יופיעו לכל מחלקה, אזור או יחידה עסקית. הוא עוזר לשמור על לוחות מחוונים נקיים וממוקדים, כך שאף אחד לא צריך לגלול דרך עומס לא רלוונטי כדי למצוא את מה שנוגע אליו.

נציג לכם גם את היסודות של פילוח תוכן עבור קבוצות שונות, וגם דוגמאות מעשיות למראה של לוחות מחוונים עבור משאבי אנוש, IT, כספים, שיווק ועוד. כשלוחות המחוונים מותאמים אישית, העובדים נשארים מעורבים ונוטים יותר לפעול בהתאם למה שחשוב להם, מה שמשפר את הפרודוקטיביות בכל הארגון.

יישום מיקוד קהל לתוכן משימות רלוונטי

• הפעלת מיקוד: בהגדרות לוח המחוונים, הפעילו מיקוד קהל עבור כל לוח המחוונים או עבור כרטיסים בודדים. כך רק קבוצות מסוימות יראו מידע רלוונטי.
• פילוח לפי צוות או מחלקה: קשרו תוכן לקבוצות Azure AD או ליחידות ארגוניות. לדוגמה, רק אנשי הכספים יראו משימות פיננסיות, בעוד שצוות המכירות יקבל עדכוני צנרת.
• עדכון תוך כדי שינויים: ככל שמשתמשים עוברים בין תפקידים, צוותים גדלים או פרויקטים משתנים, עדכנו את כללי הטירגוט כדי שהדשבורדים יישארו מותאמים תמיד לצרכים הנוכחיים.

ניהול זהיר של הטירגוט מבטיח שכל אדם יראה דשבורד שמתאים למציאות היומיומית שלו – בלי לחיצות מיותרות, רק תוכן שאפשר לפעול לפיו.

דוגמאות לדשבורדים של משימות ייעודיות למחלקות

1. משאבי אנוש: מרכז שירות עצמי – כרטיסיות לבקשות חופשה, רשימות משימות לקליטת עובדים ועדכוני מדיניות מאפשרות לעובדים לטפל בצרכי משאבי אנוש שגרתיים באופן עצמאי ומהיר.
2. IT: מוקד תמיכה מהיר במיוחד – לצוות ה-IT יש דשבורד עם טפסים להגשת קריאות, גישה למלאי המכשירים וקישורים לשאלות נפוצות, מה שמקצר משמעותית את זמני התגובה.
3. כספים: שקיפות פיננסית – דשבורדים של הכספים מציגים סיכומי תקציב, אישורי הוצאות וטפסי הזנה מהירה לדיווח, כך שהנתונים הכספיים נשארים גלויים ומעודכנים.
4. מכירות: צינור המכירות בהינף עין – שילוב של עדכוני CRM, יעדי מכירות ולידים חדשים בכרטיסיות הדשבורד מעניק לצוות המכירות תמונה בזמן אמת של צינור המכירות.
5. שיווק: סקירת קמפיינים – כרטיסיות מציגות נתוני קמפיינים, אישורי קריאייטיב ולוחות שנה של אירועים, כך שצוות השיווק נשאר זריז ומונע נתונים.
6. תפעול: מדדי ייצור במבט אחד – מנהלי התפעול יכולים לבדוק סקירות משמרות, יעדי ייצור ודוחות אירועים, הכול במקום אחד.
7. שירות לקוחות: מענה מיידי – הדשבורדים מדגישים פניות פתוחות, סקרי משוב ומדריכי פתרון תקלות, ומאפשרים מתן תמיכה מהירה יותר.
8. פרויקטים: מעקב אבני דרך – צוותי הפרויקטים רואים ציר זמן של אבני דרך, משימות מרכזיות והתראות על חסמים, מה ששיפר את ניהול הדדליינים.
9. פיתוח: מיומנויות בהישג יד – דשבורדים של הפיתוח מציגים קורסי הדרכה, עדכוני סקירות קוד וגישה לבסיס הידע, לצורך למידה מתמשכת.
10. הנהלה: תמונת מצב אסטרטגית – מנהלים בכירים מקבלים מדדי KPI מרכזיים, חדשות החברה וסקרי דופק, מה שתומך בקבלת החלטות מבוססות נתונים מלמעלה.

שילוב אפליקציות וכלים חיצוניים בדשבורד Viva Connections שלכם

הוספת האפליקציות והכלים החיצוניים הנפוצים ביותר שלכם לדשבורדים של Viva Connections הופכת את "עוד לשונית" ל"קליק אחד משם". למה לנווט בין מספר רב של אפליקציות כשאפשר לרכז את כולן במקום אחד, לגישה נוחה מתוך מרחב העבודה הדיגיטלי שלכם?

בסעיף זה נסביר כיצד להטמיע קישורים לאפליקציות חיצוניות, לייעל כניסה באמצעות Single Sign-On ולשלב אפליקציות של Microsoft כמו טפסים, מודולים ללמידה או סקרים לשימוש יומיומי. אם יש כלי שהארגון שלכם מסתמך עליו, סביר להניח שאפשר לחבר אותו ישירות לדשבורד ולייעל את תהליכי העבודה.

נסקור שילובים פשוטים (קישורים וכרטיסיות אפליקציה) וגם אפשרויות מתקדמות יותר (כמו הטמעת קורסים), כדי שתוכלו לחבר את מערכת הכלים שלכם מבלי לעזוב את סביבת Viva. העניין הוא להפוך את העבודה היומיומית לפשוטה וחדה יותר עבור כלל הצוות.

שימוש בכרטיסיות קישורים ו-Single Sign-On עם אפליקציות חיצוניות

• הוספת כרטיסיות קישורים מהירים: הכניסו כתובות URL בפורמט של כרטיסיות לניווט מהיר אל תוכנות משאבי אנוש, כלי ניהול קריאות או מערכות למעקב שעות מתוך הדשבורד.
• הפעלת Single Sign-On: חברו אפליקציות התומכות ב-SSO לגישה חלקה ומאובטחת – בלי צורך לזכור סיסמאות נוספות או לעבור בין כניסות שונות.
• הדגשת משאבים חיצוניים: השתמשו בכרטיסיות קישורים כדי להפנות עובדים למדיניות החברה, לפורטלי הטבות או לוויקי הדרכה, וכך לצמצם את הזמן שמתבזבז על חיפושים.
• בדיקת הגדרות אבטחה: ודאו תמיד שאפליקציות שותפים משולבות באופן מאובטח כדי להגן על נתוני הארגון בעת המעבר בין כלים.

הטמעת כלי למידה ופרודוקטיביות של Microsoft

• כרטיסיית Courses: הציגו מודולי למידה או הדרכות התאמה ישירות בדשבורד, לתמיכה בהכשרה מתמשכת בלי לחיצות נוספות.
• כרטיסיית Viva Pulse: אספו במהירות משוב ותחושות של עובדים ישירות מתוך הדשבורד באמצעות סקרי דופק.
• כרטיסיית Engaged: הדגישו הודעות חשובות, אירועי החברה או הזדמנויות להוקרה, כדי שהעובדים תמיד ירגישו מעודכנים.
• Microsoft Forms: הטמיעו טפסים לאישורי הגעה, משוב או איסוף רעיונות, לשיתוף מיידי בלי לעזוב את מרחב העבודה.

שיטות עבודה מומלצות ותכנון אסטרטגי לדשבורדים מעוררי מעורבות

בניית דשבורד אינה פעולה של "מגדירים ושוכחים". הדשבורדים הכי בעלי ערך מתעצבים לאורך זמן, דרך אסטרטגיה, משוב וקצת ניסוי וטעייה. הסעיף הזה הוא מדריך הפעולה שיעזור לוודא שהדשבורד ימשיך לעבוד בקצב שבו עובדות הצוותים שלכם.

תגלו דרכים לחבר את יעדי הדשבורד לתוכניות הרחבות יותר של מקום העבודה הדיגיטלי, תוך שמירה על יישור התכונות לצרכים האמיתיים של המשתמשים. נדבר על ממשל חכם, ניהול גרסאות ותזכורות לעדכון או להסרה של תוכן ישן, ככל שמחלקות ופרויקטים מתפתחים.

איסוף משוב ממשתמשים ומעקב אחר נתוני אנליטיקה הם המפתח לשיפור מתמיד של הדשבורד, כך שיישאר רלוונטי ועדכני. לבסוף, תקבלו הפניה למשאבים נוספים, כמו תיעוד רשמי, מקרי מבחן ופורומים קהילתיים, כדי להמשיך ללמוד ולהפיק את המירב מ-Viva Connections לניהול משימות.

תכנון אסטרטגי להעלאת מעורבות בדשבורד בארגון

• הגדירו יעדים ארגוניים: יישרו את הדשבורד עם תוצאות עסקיות ומדדי KPI, כך שכל כרטיס יתמוך בתחום בעל ערך ממשי.
• תכננו שיפורים איטרטיביים: קבעו סקירות קבועות כדי להוסיף תכונות חדשות, להתאים פריסות ולצמצם תוכן מיושן.
• יצרו מעורבות חוצת מחלקות: שלבו בעלי עניין מרכזיים, כמו משאבי אנוש, IT וכספים, הן בתכנון הראשוני של הדשבורד והן בעדכונים השוטפים, כדי להבטיח אימוץ רחב.
• תעדפו תכונות בעלות השפעה גבוהה: התחילו עם כרטיסים ואינטגרציות שהצוותים שלכם ישתמשו בהם מדי יום, והוסיפו פריטים נישתיים יותר בהתאם למשוב מהמשתמשים.
• קבעו בעלות וממשל: הגדירו בעלי דשבורד והקימו תהליכי ניהול שינויים כדי למנוע עריכות לא מכוונות ולשמור על רצף כשצוותים משתנים.

איסוף משוב ממשתמשים וגישה למשאבים נוספים

• שלחו סקרים מהירים בכרטיסים: השתמשו בכרטיסי סקר בתוך הדשבורד כדי לאסוף רשמים והצעות ישירות מהמשתמשים.
• נתחו מעורבות באמצעות אנליטיקה: עקבו אחר השימוש בדשבורד ואחר השלמת משימות באמצעות אנליטיקה של SharePoint או Viva Insights, לצורך שיפורים מבוססי נתונים.
• עודדו משוב ישיר: הגדירו ערוצים ב-Teams או טופס משוב לדשבורד, כדי לזהות נקודות כאב חדשות ובקשות לשיפור.
• מנפו את משאבי Microsoft: עיינו בתיעוד הרשמי של Microsoft, בוובינרים או בערוצי YouTube קהילתיים לשדרוגים שוטפים ולהשראה רעננה.

כדאי גם להאזין ל

הדשבורדים הטובים ביותר של Viva Connections המבוססים על משימות עוזרים לעובדים להשלים עבודה אמיתית עם פחות קליקים, תוך שמירה על לוגיקה עסקית ונתונים מנוהלים כראוי. הפרקים הבאים מסבירים איך:

• התאמה אישית של דשבורדים של Microsoft Viva Connections — מה כרטיסים מותאמים אישית, SPFx ותכנון מבוסס תפקידים יכולים לחשוף כפעולות עסקיות ישירות בתוך Viva Connections.
• ממשל על SPFx Adaptive Card Extensions ב-Teams וב-Viva — למה כרטיסים צריכים להישאר שכבת חוויה דקה, בעוד מערכות מנוהלות מטפלות בנתונים, בלוגיקה ובמחזור החיים.
• אימוץ Microsoft 365 Copilot עם Chris Hinch [Microsoft] — הבינו איך תרחישים הממוקדים במשימות והרגלים חוזרים יוצרים אימוץ משמעותי.
• גרמו ל-SharePoint Search להציג קודם את הקבצים הנכונים — ראו איך יכולת איתור ואדריכלות מידע תומכות בתוכן ובתהליכים שמאחורי משימות הדשבורד.