איך למפות מה האנשים שלכם באמת עושים ב-Microsoft 365 (במקום מה שאתם חושבים שהם עושים)

By Mirko Peters · 2026-03-25

מיפוי של מה שהאנשים שלכם עושים ב-Microsoft 365 כדי לחשוף התנהגויות אמיתיות ולשפר שיתוף פעולה באמצעות כלים כמו Teams ו-Planner.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

בסביבת עבודה דיגיטלית, חשוב מאוד למפות מה האנשים עושים כדי להבין באמת את הפעילות שלהם. ארגונים רבים מניחים הנחות לגבי התנהגות הצוותים שלהם, אך לעתים קרובות ההנחות האלה שונות מהמציאות. לדוגמה, ייתכן שתחשבו שביטול שיתוף חיצוני מגביל את שיתוף הפעולה, אך הצוות שלכם עשוי לעבור במקום זאת לצ'אטים ב-Teams. כדי לצמצם את הפער הזה, אפשר להיעזר בכלים שונים מתוך Microsoft 365, למשל:

• משימות ב-Outlook
• Microsoft 365 Planner
• רשימות משימות ב-SharePoint
• Microsoft Teams
• Microsoft Power Automate

הכלים האלה עוזרים למפות ביעילות את מה שהאנשים שלכם עושים ולקבל תובנות על ההתנהגות בפועל של הצוות.

עיקרי הדברים

• מיפוי פעילויות הצוות ב-Microsoft 365 עוזר לחשוף התנהגויות אמיתיות, ומוביל להחלטות טובות יותר.
• זיהוי אזורי הנחות יסוד יעזור להבין איפה התפיסות שלכם לגבי שימוש בכלים עשויות לשנות מהמציאות.
• השתמשו ביומני ביקורת כדי לעקוב אחר אינטראקציות של משתמשים ולזהות פעילות חריגה שעשויה להעיד על איומי אבטחה.
• ניתוח היחס בין יצירה לשימוש יעזור לזהות חוסרי יעילות בתהליכי העבודה של הצוות ולשפר את הפרודוקטיביות.
• התמקדו במדדי שיתוף פעולה כדי להבין איך הצוותים מתקשרים זה עם זה ולשפר את התקשורת בארגון.
• השתמשו ב-Skills Copilot כדי ליישר בין כישורי העובדים לתפקידיהם, ולבנות כוח אדם מוכשר ופרודוקטיבי יותר.
• בדקו והתאימו באופן קבוע את מדיניות הממשל שלכם כך שתתאים להתנהגות המשתמשים בפועל, לשם שיפור האבטחה ושביעות הרצון של המשתמשים.
• יישמו פרקטיקות ממשל אדפטיביות כדי לשפר כל הזמן את הציות לדרישות ולהתאים את הארגון לצרכים עסקיים משתנים.

זיהוי אזורי הנחות יסוד

בסביבת Microsoft 365 שלכם, סביר להניח שיש לכם כמה הנחות יסוד לגבי האופן שבו האנשים משתמשים בכלים הזמינים. הנחות אלה עלולות להוביל לאי־הבנות לגבי ההתנהגות בפועל. להלן כמה הנחות נפוצות שארגונים נוטים לעשות:

1. הגנת מידע: ארגונים רבים מאמינים שMicrosoft 365 מגן על המידע שלהם מעצמו. הנחה זו מטעה. למרות שהפלטפורמה מתמקדת בזמינות, היא אינה מבטיחה שחזור מידע מלא. מחיקות בשוגג ומגבלות שמירה עלולות להוביל לאובדן מידע בלתי הפיך. זכרו שהגנת מידע היא אחריות משותפת של הארגון והטכנולוגיה.

2. בקרת שיתוף חיצוני: ייתכן שתחשבו שביטול שיתוף חיצוני מגביל את שיתוף הפעולה. עם זאת, הצוות שלכם עשוי למצוא דרכים חלופיות לשתף מידע, למשל באמצעות צ'אטים ב-Teams או חשבונות דוא"ל אישיים. הדבר עלול ליצור סיכונים משמעותיים.

3. פיזור Teams: ארגונים רבים מניחים שניהול יעיל של Teams פירושו שליטה במספר הערוצים והצוותים שנוצרים. בפועל, משתמשים עשויים ליצור ערוצים פרטיים או צוותים כפולים, מה שמוביל לבלבול ולחוסר יעילות.

4. תוויות רגישות: ייתכן שתניחו שהחלת תוויות רגישות מבטיחה שהמידע שלכם נשאר מאובטח. עם זאת, אם המשתמשים אינם מבינים את התוויות האלה או איך להחיל אותן נכון, מידע רגיש עלול להיחשף בכל זאת.

חשוב להבין את אזורי הנחות היסוד האלה. הבנה כזו מאפשרת לזהות היכן התפיסות שלכם עשויות שלא להתאים למציאות.

סיכונים בשיתוף חיצוני

בכל הנוגע לשיתוף חיצוני, ארגונים נוטים לעיתים קרובות להעריך בחסר את הסיכונים הכרוכים בו. להלן כמה מהמכשולים האפשריים:

• חשיפה לא מכוונת: הגדרות שיתוף שגויות עלולות להעניק גישה לאנשים הלא נכונים.
• חשיפה מוגברת לפרצות אבטחת מידע: שיתוף מיותר של נתונים רגישים מעלה את הסיכון להתקפות סייבר.
• החלשת תנוחת האבטחה: בקרות גישה רופפות יוצרות פגיעויות מפני איומים פנימיים וחיצוניים כאחד.
• השפעה על כלי AI: כלים כמו Microsoft Copilot עלולים לחשוף נתונים רגישים שלא נועדו לגישה ציבורית.
• סיכונים פנימיים וחיצוניים: שיתוף נתונים פנימיים עם עובדים שאינם מורשים או עם צדדים חיצוניים מגביר את החשיפה.
• הפרות פרטיות: שיתוף יתר עלול להפר את פרטיותם של individuals, במיוחד כאשר מידע אישי נגיש למי שאינם אמורים להיות מורשים לגשת אליו.
• פרצות נתונים: בתרחיש החמור ביותר, שיתוף יתר עלול להוביל לפרצת נתונים שחושפת מידע רגיש או מסווג.

על ידי זיהוי אזורי ההנחות הללו, תוכלו להתחיל למפות מה העובדים שלכם באמת עושים ב-Microsoft 365. הבנה זו תעזור לכם לקבל החלטות מושכלות בנושא ממשל ואבטחה.

מעקב אחר אותות התנהגות אמיתיים

הבנה של האופן שבו העובדים שלכם מתקשרים עם כלי Microsoft 365 היא חיונית לממשל אפקטיבי. ניתן להשיג זאת על ידי מעקב אחר אותות התנהגות אמיתיים באמצעות יומני ביקורת וניתוח דפוסי פעילות.

יומני ביקורת ודפוסי פעילות

יומני ביקורת ב-Microsoft 365 מספקים מידע רב על אינטראקציות של משתמשים. יומנים אלה עוקבים אחר פעילויות שונות, לרבות:

• פעילויות כניסה
• גישה לקבצים
• אינטראקציות בדואר אלקטרוני

על ידי ניתוח היומנים הללו, תוכלו לזהות חריגות ולקשר בין אירועים. ניטור פרואקטיבי זה עוזר לכם לזהות פעילויות חריגות שעשויות להעיד על איומי אבטחה. לדוגמה, אם משתמש ניגש לקבצים רגישים מחוץ לשעות העבודה הרגילות, הדבר עשוי להצביע על בעיית אבטחה פוטנציאלית.

להלן כמה פעילויות מרכזיות שנרשמות ביומני הביקורת של Microsoft 365:

על ידי בחינת הקטגוריות הללו, תוכלו להבין טוב יותר כיצד העובדים שלכם משתמשים ב-Microsoft 365. הבנה זו מאפשרת לקבל החלטות מושכלות בנושא ממשל ואבטחה.

יחסי יצירה לשימוש

היבט חשוב נוסף במיפוי ההתנהגות הוא ניתוח יחסי היצירה לשימוש במסמכים ובכלים. ייתכן שתגלו שבעוד נוצרים קבצים רבים, לא כולם נמצאים בשימוש פעיל. פער זה עשוי לחשוף חוסר יעילות בתהליכי העבודה של הצוות.

כדי להעריך יחסים אלה, שקלו את הצעדים הבאים:

1. זיהוי פריטים שנוצרו: עקבו אחר מספר הקבצים, המשימות או הפרויקטים שנוצרו בתוך פרק זמן מסוים.
2. מדידת שימוש: נתחו באיזו תדירות ניגשים לפריטים אלה או משתמשים בהם בצוות שלכם.
3. חישוב יחסים: חלקו את מספר הפריטים הפעילים בסך כל הפריטים שנוצרו כדי לקבוע את יחס השימוש.

יחס שימוש נמוך עשוי להעיד על כך שהעובדים שלכם אינם מוצאים ערך בכלים או במסמכים מסוימים. תובנה זו יכולה להנחות אתכם בשיפור סביבת Microsoft 365 כך שתענה טוב יותר על צרכי הצוות שלכם.

על ידי מעקב אחר אותות התנהגות אמיתיים אלה, תוכלו לחרוג מהנחות ולקבל תמונה ברורה יותר של האופן שבו העובדים שלכם מתעסקים עם Microsoft 365. ידע זה יאפשר לכם להתאים את אסטרטגיות הממשל שלכם בצורה יעילה.

מיפוי מה שהעובדים שלכם עושים

התמקדות בשיתוף פעולה

כדי למפות מה האנשים שלכם באמת עושים ב-Microsoft 365, כדאי להתמקד בשיתוף הפעולה. הבנה של אופן האינטראקציה בין הצוותים יכולה לחשוף דפוסים נסתרים שמשפרים את הפרודוקטיביות. התחילו בניתוח נתוני פעילות ביומן. הנתונים האלה מספקים תובנות לגבי משך הפגישות, תדירותן ומספר המשתתפים. אפשר לזהות מגמות שיתוף פעולה לפי התדירות שבה הצוותים נפגשים ולפי משך הפגישות.

לאחר מכן, בדקו דפוסי תקשורת. ניתוח נפח הדואר האלקטרוני וזמני התגובה יכול להראות כיצד הצוותים מתקשרים זה עם זה. נפח גבוה של הודעות עשוי להצביע על חוסר בהירות בתקשורת. בנוסף, חפשו סימנים לריבוי משימות. התבוננות בשימוש במספר יישומים במקביל במהלך פגישות יכולה לעזור להעריך את יעילות שיתוף הפעולה.

להלן כמה מדדים מרכזיים לבחינה של שיתוף פעולה ב-Microsoft 365:

באמצעות המדדים האלה תוכלו לקבל הבנה ברורה יותר של אופן שיתוף הפעולה בין האנשים שלכם. ידע זה מאפשר לקבל החלטות מושכלות לשיפור העבודה בצוות ולתקשורת.

כישורי אנשים ב-Microsoft 365

מיפוי מה שהאנשים שלכם עושים כולל גם הבנה של כישורי האנשים ב-Microsoft 365 הנדרשים לשיתוף פעולה אפקטיבי. מחקר שנערך לאחרונה מצא ש-47% ממנהלי משאבי אנוש זיהו כישורים הנדרשים לתפקידים מסוימים, אך רק 28% מיפו את הכישורים האלה לעובדים בודדים. פער זה מדגיש את החשיבות של יישור נתוני הכישורים עם תפקידי העובדים.

אפשר לשפר את היכולות של הצוות באמצעות כלים כמו Skills Copilot. מנהל Skills Copilot ב-EmX Works מציין שניתן להוסיף כישורים ישירות לפרופיל של עובד בשלוש לחיצות בלבד. תכונה זו מאפשרת לנהל תפקידים ויעדים בצורה חלקה ב-Microsoft Teams. Skills Copilot מספק מאגר מתעדכן באופן מתמיד של הגדרות כישורים והגדרות תפקיד שנוצרו בבינה מלאכותית. משאב זה עוזר ליצור תפקידים מותאמים אישית ולמפות כישורים לתוכן הדרכה באופן יעיל.

כדי שהצוותים שלכם ישגשגו, התמקדו בכישורי Microsoft 365 החיוניים הבאים:

• שליטה ב-Microsoft Teams לתקשורת זורמת יותר.
• שימוש ב-OneDrive לשיתוף פעולה יעיל במסמכים.
• שימוש ב-Planner וב-Microsoft To Do לתיאום משימות טוב יותר.
• ניהול יעיל של פגישות באמצעות האינטגרציה עם Outlook.

על ידי מיפוי הכישורים האלה לעובדים שלכם, תוכלו לטפח סביבת עבודה פרודוקטיבית יותר. גישה זו לא רק משפרת את שיתוף הפעולה, אלא גם מעצימה את האנשים שלכם לנצל ביעילות את כלי Microsoft 365.

מציאת הפערים

מדיניות מול מציאות

זיהוי הפערים בין המדיניות שלכם לבין ההתנהגות בפועל של העובדים הוא קריטי לממשל תקין ב-Microsoft 365. ארגונים רבים יוצרים מדיניות מתוך כוונות טובות, אך לעיתים קרובות היא אינה משקפת את האופן שבו האנשים משתמשים בכלים. הפער הזה עלול להוביל לפגיעויות אבטחה וחוסר יעילות.

לדוגמה, בעוד שהארגון שלכם עשוי לאכוף מדיניות אבטחה קפדנית, עובדים עדיין עלולים להשתמש במכשירים מיושנים. למכשירים האלה עלול להיעדר אמצעי אבטחה חיוניים כמו הצפנה. המצב הזה מדגיש פער משמעותי בין תכונות האבטחה שאתם משלמים עליהן לבין אופן היישום שלהן בפועל.

להלן פערים נפוצים שייתכן שתיתקלו בהם:

• התעלמות מ-Anti-Phishing & Safe Links
• תצורה לקויה של כללי זרימת דואר
• חוסר הבנה של תצורות היברידיות
• שימוש מוגזם בתפקיד Global Admin
• אי-הפעלה של ביקורת תיבות דואר
• ניהול לקוי של תיבות דואר משותפות
• התעלמות ממדיניות שמירה
• אי-ניצול יעיל של PowerShell

כדי לסגור את הפערים האלה, יש לבחון את המדיניות שלכם מול השימוש בפועל. התחילו בבדיקת מדיניות השיתוף החיצוני שלכם. הבדיקה הזו מסייעת לשלוט בשיתוף של נתונים רגישים. הקימו מערכת סיווג נתונים שמקטלגת את רגישות הנתונים. יש גם לבחון את בקרות הגישה כדי לוודא שהן מגנות על נתונים רגישים בצורה הולמת.

הטמעת תוויות רגישות יכולה לסייע בסיווג ובהגנה על מידע רגיש. יש לעדכן את בקרות הגישה כך שיתאימו לתוויות האלה. יש לאכוף הגבלות על שיתוף ויצירה של נתונים רגישים כדי לצמצם סיכונים. בנוסף, יש לתכנן את ניהול מחזור החיים של הנתונים הרגישים ושל בקרות הגישה אליהם. הקמת תוכנית פיילוט לפני הפריסה המלאה יכולה לעזור לזהות בעיות בשלב מוקדם.

על ידי ביצוע הצעדים האלה, תוכלו ליישר טוב יותר את המדיניות שלכם עם ההתנהגות בפועל של האנשים בארגון. היישור הזה לא רק מחזק את האבטחה, אלא גם משפר את הפרודוקטיביות הכללית בארגון.

התאמת ממשל להתנהגות

יישור בקרות עם השימוש בפועל

כדי לשפר את הממשל שלכם ב-Microsoft 365, יש ליישר את הבקרות עם התנהגות המשתמשים בפועל. היישור הזה מבטיח שהמדיניות משקפת את האופן שבו האנשים מקיימים אינטראקציה עם הפלטפורמה. כך אפשר לשפר גם את האבטחה וגם את שביעות הרצון של המשתמשים.

התחילו בהערכת עמודי התווך הנוכחיים של הממשל בארגון. התמקדו באזורים המרכזיים הבאים:

על ידי התמקדות בתחומים האלה, תוכלו ליצור מסגרת ממשל שמתאימה את עצמה לאופן שבו האנשים שלכם משתמשים בפועל ב-Microsoft 365.

בשלב הבא, כדאי לשקול אימוץ של פרקטיקות ממשל אדפטיביות. פרקטיקות אלה יכולות לשפר באופן משמעותי את הציות ואת שביעות הרצון של המשתמשים. זהו לוח זמנים מוצע למסע הממשל שלכם:

1. יסודות והערכה (חודשים 1-3): קביעת בקרות גישה ומסגרות ציות מרכזיות. יישור בין בעלי העניין כדי לאזן בין אבטחה לפרודוקטיביות של המשתמשים. הישגים מהירים בשלב מוקדם יכולים לצמצם תסכול של משתמשים וסיכוני ציות.

2. יישום מרכזי (חודשים 4-8): פריסת בקרות גישה מבוססות תפקידים וארגון אוטומטי של תוכן. הטמעת אוטומציה לציות ותוכניות הדרכה. שיפורים אלה תומכים בשיתוף פעולה עסקי תוך מענה לצרכי המשתמשים.

3. אופטימיזציה מתקדמת (חודשים 9-12): שימוש באוטומציה חכמה ובניתוחים מתקדמים כדי לייעל את ניהול הגישה והתוכן. צעד זה משפר את ניטור הציות ומתאים אישית את ההדרכה, ומגביר את האפקטיביות של הממשל.

4. מצוינות מתמשכת (לאורך זמן): שמרו על ממשל יעיל לאורך זמן באמצעות ניטור שוטף ואופטימיזציה סדירה. התאימו את הממשל על בסיס משוב ממשתמשים ונתונים. אמצו יכולות חדשות של Microsoft 365 כדי לעמוד בדרישות העסקיות והרגולטוריות המשתנות.

יישור הבקרות שלכם לשימוש בפועל כולל גם התמקדות בבקרות ממשל ספציפיות. להלן כמה בקרות שמיושרות לעיתים קרובות בסביבות Microsoft 365:

• בקרת גישת משתמשים: בקרה זו מתמקדת בניהול זכויות גישה, הבטחת עיקרון הרשאות מינימליות וניהול מחזור החיים של החשבונות.
• הגנה מפני תוכנות זדוניות: יישום עקבי של אמצעי הגנה בכל נקודות הקצה והשירותים הוא קריטי.
• ניהול עדכוני אבטחה: שמרו על קו בסיס מקובל לעדכוני תוכנה ולניהול מחזור החיים שלהם.

כדי למדוד את האפקטיביות של בקרות הממשל, שקלו את הצעדים הבאים:

1. ניטור עמידה בדרישות: השתמשו בכלי הדיווח והביקורת של Microsoft 365 כדי לבדוק באופן סדיר עמידה במדיניות הממשל.
2. סקירה והתאמה: הערכו ועדכנו את תוכנית הממשל שלכם באופן שוטף, כך שתתאים לצרכים העסקיים ולרגולציה המשתנים.
3. הגדרת מדדי ביצוע (KPI): קבעו מדדי ביצוע מרכזיים לאימוץ ולשימוש ב-Microsoft 365, כדי למדוד את האפקטיביות.

על ידי התאמת הממשל כך שישקף את ההתנהגות בפועל, אתם מעניקים לאנשים שלכם את היכולת לעבוד ביעילות רבה יותר תוך שמירה על האבטחה. גישה פרואקטיבית זו לא רק משפרת את הפרודוקטיביות, אלא גם מטמיעה תרבות של אחריותיות בתוך הארגון.

מיפוי פעילויות צוות ב-Microsoft 365 יכול לשפר משמעותית את הפרודוקטיביות. ניתן להשתמש בכלים כמו יומני ביקורת, מדדי שיתוף פעולה ו-Skills Copilot כדי לקבל תובנות לגבי ההתנהגות של הצוות שלכם.

יישמו אסטרטגיות אלו כדי לייעל את התקשורת ולשפר את שיתוף הפעולה. לדוגמה, שקלו להשתמש ביכולת Intelligent Recap כדי לפשט את התקשורת האסינכרונית.

לאחר מכן, בדקו את הצעדים הבאים לאופטימיזציה של השימוש שלכם ב-Microsoft 365:

1. תצורה: התאימו את ההגדרות כך שהדיווח על הנתונים יהיה מדויק.
2. ניתוח: השתמשו ב-TenantDetective™ לקבלת המלצות מותאמות אישית.
3. בדיקת תקינות (Health-Check): בצעו בדיקת תקינות של Microsoft 365 כדי לזהות תחומים לשיפור.

על ידי נקיטת הפעולות הללו, תוכלו לוודא שהארגון שלכם ממקסם את ההשקעה שלו ב-Microsoft 365.

שאלות נפוצות

אילו כלים אני יכול להשתמש בהם כדי למפות פעילויות ב-Microsoft 365?

ניתן להשתמש בכלים כמו Microsoft Teams, SharePoint, Planner ו-Power Automate כדי לעקוב אחר פעילויות הצוות ולנתח אותן בצורה יעילה.

כיצד ניגשים ליומני ביקורת ב-Microsoft 365?

ניתן לגשת ליומני הביקורת דרך מרכז הציות של Microsoft 365. עברו לקטע "Audit" כדי לצפות בפעילויות ובאירועים של המשתמשים.

מה חשיבות ניתוח היחסים בין יצירה לשימוש?

ניתוח היחסים הללו עוזר לזהות אילו מסמכים או כלים הצוות שלכם משתמש בהם בפועל. התובנה הזו יכולה להנחות שיפורים בתהליכי העבודה.

כיצד ניתן לשפר את שיתוף הפעולה בתוך הצוות שלי?

התמקדו בחיזוק התקשורת דרך Microsoft Teams ו-Outlook. עודדו פגישות סדירות והשתמשו במסמכים משותפים לעבודת צוות טובה יותר.

מהן תוויות רגישות, ומדוע הן חשובות?

תוויות רגישות מסווגות נתונים לפי רמת הרגישות שלהם. הן עוזרות להגן על מידע רגיש באמצעות שליטה בגישה ובהרשאות השיתוף.

כיצד ניתן לזהות פערים בין המדיניות למציאות?

בצעו ביקורות סדירות של התנהגות המשתמשים והשוו אותה למדיניות שהגדרתם. תהליך זה עוזר לזהות אי-התאמות ולבצע התאמות בהתאם.

מהו ממשל אדפטיבי ב-Microsoft 365?

ממשל אדפטיבי כולל התאמה של המדיניות והבקרות שלכם על בסיס התנהגות המשתמשים בפועל. גישה זו משפרת את האבטחה ובמקביל מגבירה את שביעות הרצון של המשתמשים.

באיזו תדירות כדאי לבדוק את מדיניות הממשל של Microsoft 365?

מומלץ לבחון את מדיניות הממשל לפחות אחת לרבעון. בדיקות סדירות מבטיחות שהמדיניות נשארת רלוונטית ואפקטיבית ומענה לצרכי המשתמשים.