Microsoft 365で実際の業務の動きを把握する方法（思い込みではなく現実を知るために）

By Mirko Peters · 2026-03-25

Microsoft 365で社員の実際の業務の動きを把握し、TeamsやPlannerなどのツールを使って実際の行動を明らかにし、コラボレーションを改善する方法を紹介します。

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デジタルワークスペースでは、社員が実際に何をしているのかを把握することが重要です。多くの組織は、チームの行動について思い込みを持っていますが、その多くは実態と異なります。たとえば、外部共有を無効にすればコラボレーションが制限されると考えていても、チームはTeamsのチャットを使って情報をやり取りしているかもしれません。このギャップを埋めるために、Microsoft 365内の次のようなさまざまなツールを活用できます。

• Outlookのタスク
• Microsoft 365 Planner
• SharePointのタスク リスト
• Microsoft Teams
• Microsoft Power Automate

これらのツールを使うことで、社員の実際の業務の動きを効果的に把握し、チームの実際の行動についての洞察を得ることができます。

重要なポイント

• Microsoft 365でチームの活動を把握することで実際の行動が明らかになり、より良い意思決定につながります。
• 「思い込みゾーン」を特定し、ツールの利用について自分たちの認識が実態と異なる箇所を把握しましょう。
• 監査ログを活用してユーザーの操作を追跡し、セキュリティの脅威を示す可能性がある異常なアクティビティを検出しましょう。
• 作成と利用の比率を分析して、チームのワークフローの非効率な点を特定し、生産性を向上させましょう。
• コラボレーションの指標に注目して、チーム同士の連携状況を把握し、組織内のコミュニケーションを強化しましょう。
• Skills Copilotを活用して社員のスキルを役割に合わせ、より有能で生産性の高い組織づくりを進めましょう。
• ガバナンス ポリシーを定期的に見直し、実際のユーザーの行動に合わせて調整することで、セキュリティとユーザー満足度を高めましょう。
• 適応型ガバナンスの方法を導入し、コンプライアンスを継続的に改善して、変化するビジネスニーズに対応しましょう。

「思い込みゾーン」を特定する

Microsoft 365の環境では、社員がツールをどのように使っているかについて、いくつかの思い込みがあるはずです。こうした思い込みは、実際の行動の誤解につながることがあります。組織がよく抱く思い込みの例を以下に示します。

1. データ保護: 多くの組織は、Microsoft 365は本質的にデータを保護していると考えています。しかし、この思い込みは誤解を招きます。このプラットフォームは稼働時間の確保に重点を置いており、包括的なデータ復旧を保証するものではありません。誤削除や保持期間の制限により、データが取り返しのつかない形で失われることがあります。データ保護は、組織とテクノロジーが共に担う責任であることを忘れないでください。

2. 外部共有の管理: 外部共有を無効にすれば共同作業が制限されると考えているかもしれません。しかし、チームはTeamsのチャットや個人のメールアカウントなど、情報を共有する別の方法を見つけることがあります。これは大きなリスクを生む可能性があります。

3. Teamsの乱立: 組織は、作成されるチャネルやチームの数を管理すればTeamsを効果的に管理できると考えがちです。しかし実際には、ユーザーがプライベート チャネルを作成したり、チームを重複して作成したりして、混乱や非効率を招くことがあります。

4. 秘密度ラベル: 秘密度ラベルを適用すればデータが安全に保たれると考えているかもしれません。しかし、ユーザーがラベルの意味や正しい適用方法を理解していなければ、機密情報が依然として漏えいする可能性があります。

これらの思い込みゾーンを理解することは非常に重要です。自分たちの認識が現実とずれている箇所を特定できるようになるからです。

外部共有のリスク

外部共有に関しては、組織がそのリスクを過小評価しがちです。想定される主な落とし穴は以下のとおりです。

• 意図しない公開: 共有設定が誤っていると、本来アクセスすべきでない相手に権限が付与されてしまうことがあります。
• データ漏えいリスクの増大: 機密データを必要以上に共有すると、サイバー攻撃を受けるリスクが高まります。
• セキュリティ態勢の弱体化: アクセス制御が緩いと、社内と社外の両方の脅威に対して脆弱になります。
• AI ツールへの影響: Microsoft Copilot のようなツールが、一般公開を想定していない機密データを表示してしまう可能性があります。
• 社内外のリスク: 社内データを権限のない従業員や社外の相手と共有すると、露出のリスクが高まります。
• プライバシー侵害: 過剰な共有は個人のプライバシーを侵害するおそれがあります。特に、本来アクセスすべきでない人に個人情報が公開される場合は要注意です。
• データ漏えい: 最悪のケースでは、過剰な共有によってデータ漏えいが発生し、機密情報や社外秘の情報が露出するおそれがあります。

こうした想定の領域を把握できれば、実際に従業員が Microsoft 365 でどのような作業をしているかを整理し始められます。この理解は、ガバナンスやセキュリティに関する判断の精度を高めるのに役立ちます。

実際の行動シグナルを追跡する

従業員が Microsoft 365 のツールをどのように利用しているかを理解することは、効果的なガバナンスに欠かせません。その把握には、監査ログを使って実際の行動シグナルを追跡し、アクティビティのパターンを分析する方法があります。

監査ログとアクティビティのパターン

Microsoft 365 の監査ログには、ユーザーの操作に関する豊富な情報が記録されています。これらのログでは、次のようなさまざまなアクティビティが追跡されます。

• サインインのアクティビティ
• ファイルへのアクセス
• メールのやり取り

これらのログを分析することで、異常を検出し、イベントどうしを関連付けられます。この先回りした監視により、セキュリティの脅威を示す可能性のある 通常と異なるアクティビティを特定できます。たとえば、ユーザーが通常の業務時間外に機密ファイルにアクセスしている場合、セキュリティ上の問題の兆候かもしれません。

Microsoft 365 の監査ログに記録される主なアクティビティは次のとおりです。

これらのカテゴリを確認すると、従業員が Microsoft 365 をどのように使っているかについての知見が得られます。この理解は、ガバナンスやセキュリティに関する判断の精度を高めるのに役立ちます。

作成と利用の比率

行動を把握するうえでもう一つ重要なのは、ドキュメントやツールの作成数と利用数の比率を分析することです。多くのファイルが作成されている一方で、実際に活用されているものはそれほど多くないことがわかるかもしれません。この差は、チームのワークフローの非効率さを示している可能性があります。

この比率を評価するには、次の手順を検討してください。

1. 作成されたアイテムを特定する: 特定の期間内に作成されたファイル、タスク、プロジェクトの数を追跡します。
2. 利用状況を測定する: これらのアイテムがチームによってどの程度アクセスされ、活用されているかを分析します。
3. 比率を算出する: 利用されているアイテムの数を作成済みアイテムの総数で割り、利用率を求めます。

利用率が低い場合、従業員が特定のツールやドキュメントに価値を見いだせていない可能性があります。この知見をもとに Microsoft 365 の環境を見直し、チームのニーズにより合ったものに調整できます。

こうした実際の行動シグナルを追跡することで、想定に頼るのではなく、従業員が Microsoft 365 とどのように関わっているかをより明確に把握できます。この知識があれば、ガバナンス戦略を効果的に調整できるようになります。

従業員の作業を把握する

コラボレーションに注目する

Microsoft 365で従業員の実際の業務を把握するには、コラボレーションに注目します。チームがどのように連携しているかを理解すると、生産性を高めるうえで役立つ隠れたパターンが見えてくることがあります。まずはカレンダーのアクティビティデータの分析から始めます。このデータからは、会議の時間、頻度、参加者数についての知見が得られます。チームがどのくらいの頻度で、どれくらいの時間会議を行っているかを観察すると、コラボレーションの傾向を把握できます。

次に、コミュニケーションのパターンを確認します。メールの量や返信までの時間を分析すると、チーム間のやり取りが見えてきます。メールのトラフィックが多い場合は、コミュニケーションの明確さが不足している可能性があります。さらに、マルチタスクの兆候にも目を向けてください。会議中に複数のアプリケーションを同時に使用しているかを観察すると、コラボレーションの効率を判断する手がかりになります。

Microsoft 365内でコラボレーションを測定する際に検討したい主な指標は次のとおりです。

これらの指標を活用すると、従業員がどのように協業しているかをより明確に把握できます。その知見をもとに、チームワークとコミュニケーションを改善するための判断を適切に行えるようになります。

Microsoft 365のスキル把握

従業員の業務を把握するには、効果的なコラボレーションに必要なMicrosoft 365のスキルを理解することも含まれます。ある最近の調査では、HRリーダーの47%が特定の職務に必要なスキルを特定している一方で、そのスキルを個々の従業員に対応付けていたのは28%にとどまることがわかりました。このギャップは、スキルデータを従業員の役割と照らし合わせることの重要性を示しています。

Skills Copilotのようなツールを活用すると、チームの能力を高められます。EmX Worksの Skills Copilot管理者は、従業員のプロフィールにスキルを3クリックで直接追加できると述べています。この機能を使うと、Microsoft Teams内で役割と目標をスムーズに管理できます。Skills Copilotは、継続的に更新されるスキル定義のデータベースと、AIが生成する役割定義を提供します。このリソースを使えば、カスタムの役割を作成し、スキルを研修コンテンツに効果的に対応付けられます。

チームの成果を高めるために、次の重要なMicrosoft 365のスキルに注目してください。

• Microsoft Teamsを使いこなし、円滑なコミュニケーションを実現する。
• OneDriveを活用し、ドキュメントの共同作業を効果的に行う。
• Planner と Microsoft To Do を活用し、タスクの調整をより適切に行う。
• Outlookとの連携により、会議を効率的に管理する。

これらのスキルを従業員に対応付けることで、より生産性の高い職場環境を築けます。このアプローチは、コラボレーションを強化するだけでなく、従業員がMicrosoft 365のツールを効果的に活用する力も高めます。

ギャップを見つける

ポリシーと実態の違い

ポリシーと従業員の実際の行動との間にあるギャップを特定することは、Microsoft 365における効果的なガバナンスに欠かせません。多くの組織は善意をもってポリシーを作成しますが、それらが従業員のツールの使われ方を反映していないことがよくあります。この乖離が、セキュリティ上の脆弱性や非効率につながる可能性があります。

たとえば、組織で厳格なセキュリティポリシーを適用していても、古いデバイスを使い続ける従業員がいるかもしれません。こうしたデバイスには、暗号化といった基本的なセキュリティ対策が欠けている場合があります。この状況は、契約しているセキュリティ機能と実際の運用との間にある大きなギャップを浮き彫りにしています。

遭遇しがちな一般的なギャップには、次のようなものがあります。

• Anti-Phishing と Safe Links の無視
• メール フロー ルールの設定に問題がある
• ハイブリッド構成の理解不足
• グローバル管理者ロールの使いすぎ
• メールボックス監査を有効にしていない
• 共有メールボックスの管理が不適切
• 保持ポリシーの無視
• PowerShell の効果的な活用不足

これらのギャップを埋めるには、実際の利用状況に照らしてポリシーを評価する必要があります。まず、外部共有ポリシーの見直しから始めましょう。この見直しによって、機密データの共有を制御しやすくなります。また、データの機密度を分類するためのデータ分類体系を確立します。さらに、アクセス制御を評価し、機密データを十分に保護できているかを確認してください。

秘密度ラベルを実装すると、機密情報の分類と保護に役立ちます。ラベルに合わせてアクセス制御を見直してください。機密データに対する共有と作成の制限を適用し、リスクを最小限に抑えます。さらに、機密データとアクセス制御のライフサイクル管理を計画します。本格展開の前にパイロット プログラムを設定すると、問題を早期に発見しやすくなります。

これらの手順を踏むことで、ポリシーを従業員の実際の行動により適切に合わせられます。この整合性は、セキュリティを強化するだけでなく、組織全体の生産性の向上にもつながります。

ガバナンスを実際の行動に合わせる

コントロールを利用状況に合わせる

Microsoft 365 でガバナンスを強化するには、コントロールをユーザーの実際の行動に合わせる必要があります。この整合性によって、ポリシーが従業員のプラットフォーム利用方法を確実に反映するようになります。そうすることで、セキュリティとユーザー満足度の両方を向上させることができます。

まず、組織における現在のガバナンスの柱を評価することから始めます。特に次の分野に注目してください。

これらの分野に注目することで、従業員が実際に Microsoft 365 をどのように使っているかに適応するガバナンスの枠組みを構築できます。

次に、適応型ガバナンスの導入を検討しましょう。これらの取り組みは、コンプライアンスとユーザー満足度を大きく高めることができます。ガバナンスの取り組みを進めるための推奨スケジュールは次のとおりです。

1. 基盤の整備と評価（1～3 か月目）: 中核となるアクセス制御とコンプライアンスの枠組みを確立します。ステークホルダーの認識を合わせ、セキュリティと生産性のバランスを取ります。早期に成果が出せる施策は、ユーザーの不満やコンプライアンス上のリスクを軽減できます。

2. 中核的な実装（4～8 か月目）: ロールベースのアクセス制御と、自動化されたコンテンツ整理を導入します。コンプライアンスの自動化とトレーニング プログラムも導入します。これらの強化により、ユーザーのニーズに応えながら、ビジネスでのコラボレーションを支援できます。

3. 高度な最適化（9～12 か月目）: インテリジェントな自動化と高度な分析を活用して、アクセスとコンテンツ管理を最適化します。この段階では、コンプライアンス監視が改善され、トレーニングもパーソナライズされ、ガバナンスの効果が高まります。

4. 継続的な改善（継続運用）：継続的な監視と定期的な最適化を通じて、持続可能なガバナンスを維持します。ユーザーのフィードバックとデータに基づいて調整してください。変化するビジネス要件や規制要件に対応できるよう、Microsoft 365の新しい機能も積極的に取り入れます。

実際の利用状況に合わせてコントロールを調整するには、特定のガバナンス コントロールに焦点を当てることも重要です。Microsoft 365環境でよく組み合わせられるコントロールは次のとおりです。

• ユーザー アクセス制御：アクセス権の管理、最小権限の徹底、ライフサイクル管理に焦点を当てます。
• マルウェア対策：エンドポイントやサービス全体で保護対策を一貫して適用することが重要です。
• セキュリティ更新プログラムの管理：ソフトウェア更新プログラムについて許容可能なベースラインを維持し、ライフサイクルを管理します。

ガバナンス コントロールの有効性を測定するには、次の手順を検討してください。

1. コンプライアンスの監視：Microsoft 365のレポート機能と監査ツールを使用して、ガバナンス ポリシーへの準拠状況を定期的に確認します。
2. 見直しと適応：変化するビジネスニーズや規制に合わせて、ガバナンス計画を継続的に評価し、更新します。
3. KPI の定義：Microsoft 365の採用状況と利用状況について主要業績評価指標（KPI）を設定し、有効性を測定します。

ガバナンスを実際の行動に合わせて調整することで、セキュリティを維持しながら、従業員がより効率的に働けるようになります。この先を見越したアプローチは、生産性を高めるだけでなく、組織内における責任感の文化も育みます。

Microsoft 365でのチーム活動のマッピングは、生産性を大きく高めることができます。監査ログ、コラボレーション指標、Skills Copilot などのツールを使って、チームの行動に関する洞察を得ることができます。

これらの戦略を実行して、コミュニケーションを効率化し、コラボレーションを改善してください。例えば、非同期のコミュニケーションを簡素化するために、Intelligent Recap 機能の利用を検討するとよいでしょう。

次に、Microsoft 365の利用を最適化するための手順を確認します。

1. 構成：正確なデータ レポートが得られるように設定を調整します。
2. 分析：TenantDetective™ を使用して、状況に合わせた推奨事項を確認します。
3. ヘルスチェック：Microsoft 365 のヘルスチェックを実施し、改善が必要な領域を特定します。

これらの対策を実行することで、組織がMicrosoft 365への投資を最大限に活用できるようになります。

よくある質問

Microsoft 365でアクティビティをマッピングするには、どのようなツールを使用できますか？

Microsoft Teams、SharePoint、Planner、Power Automate などのツールを使用して、チームのアクティビティを効果的に追跡および分析できます。

Microsoft 365の監査ログにはどのようにアクセスしますか？

Microsoft 365 コンプライアンス センターから監査ログにアクセスできます。「監査」セクションに移動すると、ユーザーのアクティビティとイベントを確認できます。

作成数と利用数の比率を分析することにはどのような意味がありますか？

これらの比率を分析すると、チームが実際に利用しているドキュメントやツールを特定できます。この知見は、ワークフローの改善に役立ちます。

チーム内のコラボレーションを改善するにはどうすればよいですか？

Microsoft Teams と Outlook を通じたコミュニケーションの強化に重点を置いてください。定期的な会議を促し、共有ドキュメントを活用することで、より良いチームワークにつながります。

秘密度ラベルとは何ですか？また、なぜ重要なのですか？

秘密度ラベルは、データの機密性レベルに基づいてデータを分類します。アクセスや共有のアクセス許可を制御することで、機密情報の保護に役立ちます。

ポリシーと実態のギャップを特定するにはどうすればよいですか？

ユーザーの行動を定期的に監査し、確立したポリシーと比較してください。このプロセスにより、食い違いを発見し、適切に調整できます。

Microsoft 365におけるアダプティブ ガバナンスとは何ですか？

アダプティブ ガバナンスとは、実際のユーザーの行動に基づいてポリシーとコントロールを調整することです。このアプローチは、セキュリティを強化しながら、ユーザー満足度の向上にもつながります。

Microsoft 365のガバナンス ポリシーはどのくらいの頻度で見直すべきですか？

ガバナンスポリシーは、少なくとも四半期ごとに見直すことをお勧めします。定期的な評価により、ポリシーがユーザーのニーズに対して引き続き適切かつ効果的であることを確認できます。