SharePointの使い方入門：サイトとファイルの基本

By Mirko Peters · 2026-11-12

SharePointの初心者向け解説です。SharePointの用途、サイト・ライブラリ・リストの関係、アップロードから共有までの最初の10の作業を紹介します。

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SharePointは、どのデバイスからでも情報を安全に保存、整理、共有、アクセスできる場所であり、Microsoft 365のアプリ起動ツールから開くことができます。SharePointを初めて使う方は、4つの基本を押さえておく必要があります。サイトはコンテナーであること、ドキュメントライブラリにはファイルが保存されること、リストには構造化されたデータが保存されること、そしてアクセス許可によって誰が何を見られるかが決まることです。この記事は、SharePointサイトのリンクを受け取ったものの何をすればよいか分からない方や、説明を受けないまま「SharePointに置いておいて」と頼まれた方を対象にしています。主要な概念と、Microsoftが基本として挙げている10の作業を順に解説します。

重要なポイント

• SharePointは、どのデバイスからでも情報を安全に保存、整理、共有、アクセスできる場所です。Microsoft 365のアプリ起動ツールから開きます。
• サイトはコンテナーです。ドキュメントライブラリにはファイルが、リストにはデータが保存され、ページやニュース投稿によって情報をユーザーに届けます。
• ファイルは、ライブラリにドラッグするか「アップロード」を選択することでアップロードできます。ドキュメントはOfficeのWeb版で開き、複数のユーザーが同時に編集できます。
• ドキュメントを共有するには、省略記号メニューから「共有」を選択します。以前のバージョンは「バージョン履歴」から引き続き利用できます。
• アクセス許可によって、誰が何を見られるかを管理します。ファイルはライブラリとフォルダーで整理し、SharePointのファイルへのリンクで済む場合は、添付ファイルを送らないようにしましょう。

SharePointの用途

Microsoftの紹介によると、SharePointではイントラネットサイトの構築、ページ、ドキュメントライブラリ、リストの作成ができます。Webパーツを追加してコンテンツをカスタマイズしたり、ニュースや更新情報を表示したり、社内のサイト、ファイル、ユーザーを検索してフォローしたり、ファイルを同期して共同作業を行ったりできます。SharePointの概要のページでは、Webブラウザーがあれば十分であり、SharePointのモバイルアプリも利用できると説明されています。

日常業務では次のように使われます。部署にはチームサイトがあり、契約書用のライブラリ、テンプレート用のライブラリ、誰が何を担当するかを示すページがあります。会社にはニュースを掲載するコミュニケーションサイトがあります。ブラウザーでこれらを開き、ファイルをドラッグして入れ、添付ファイルではなくリンクを共有します。多くの人にとって、これがSharePointの使い方の大部分です。

基本的な構成要素

• サイト。サイトは、ほかのすべての要素を含むコンテナーです。SharePointのスタートページからサイトを作成できます。OutlookやMicrosoft 365でMicrosoft 365グループを作成すると、チームサイトも作成されます。
• ドキュメントライブラリ。ライブラリは、ファイルをアップロード、開く、共有する場所です。Microsoftは、ライブラリを、チームメンバーとファイルのアップロード、作成、更新、共同作業を行うためのサイト上の場所と定義しています。チームサイトには、既定で「ドキュメント」ライブラリが含まれています。
• リスト。リストは、タスク管理表や課題ログなどの構造化されたデータを保持します。Microsoft 365では、サイト内の+ 新規からリストやライブラリを追加できます。
• ページとニュース。ページは、サイトの目的を伝えます。ニュース投稿は、組織内に情報を共有します。Microsoft 365では、ニュース投稿の作成を選択します。
• アクセス許可。 Microsoft は、SharePoint の中核となる要素としてアクセス許可を挙げています。サイト、リスト、ライブラリへのアクセスはアクセス許可によって制御されるためです。

SharePoint の概要記事では、これらの要素がテナント内でどのように組み合わさるかを解説しています。

SharePoint を開いて、サイトを探す

1. Microsoft 365 にサインインします。
2. アプリ ランチャーまたは上部のバーで SharePoint または サイト を選択します。表示されない場合は、その他のアプリ を確認してください。
3. スタート ページでは、フォローしているサイトと最近使ったサイトを確認できます。作成または参加した新しいサイトもここに表示されます。
4. 検索 ボックスを使って、サイト、ファイル、ユーザーを探します。

SharePoint のタイルが表示されない場合、サブスクリプションに SharePoint が含まれていないか、管理者が割り当てていない可能性があります。ほかの操作を試す前に、Microsoft 365 管理者に確認してください。

最初に行う 10 のタスク

Microsoft の「はじめに」ページには、実行できる 10 の作業が掲載されています。最初の 1 週間の計画として役立ちます。

1. ファイルをアップロードする。 ドキュメント ライブラリにファイルをドラッグするか、アップロード を選択します。ページには、Microsoft Edge ではフォルダーのアップロードにも対応していると記載されています。
2. ドキュメントを開く。 ドキュメントは Microsoft 365 for the web で開きます。インストール済みのデスクトップ アプリケーションで編集することもできます。
3. 共同作成する。 複数のユーザーが同じドキュメントを同時に編集できます。現在の編集者数は右上に表示されます。
4. ドキュメントを共有します。ドキュメントの横にある省略記号(...)を選択し、共有を選択します。
5. サイトを共有する。 サイトのアクセス許可 と メンバーの追加 を使用します。
6. チーム サイトを作成する。 SharePoint のスタート ページから始めるか、Microsoft 365 グループを作成します。
7. リストまたはライブラリを追加する。 サイト内で + 新規 を選択します。
8. 以前のバージョンを保持する。 バージョン履歴 を使うと、以前のバージョンを表示したり復元したりできます。
9. 検索。 検索 ボックスを使用します。
10. ニュースを共有する。 ニュース投稿の作成 を使ってニュース項目を投稿します。

最初の 4 つは最初の 1 時間に行いましょう。5 から 7 はサイト所有者向けの作業です。8 から 10 は、誤った編集やファイルの消失に遭遇してから必要になるものです。

ライブラリでファイルを扱う

ほとんどの初心者は毎日ライブラリで作業するため、しっかり理解しておきましょう。Microsoft のページ What is a document library? では、ファイル、フォルダー、リンクの追加、編集、削除、ドキュメントの共同作成とダウンロード、新しいフォルダーとドキュメントの作成、ファイルのドラッグ アンド ドロップ、リスト、コンパクト、タイル ビューの切り替え、カスタム ビューの保存ができると説明されています。列を追加して表示する列を選ぶこともでき、詳細ウィンドウを開くと、プロパティ、最近のアクティビティ、ファイルの共有先を確認できます。また、上に固定 を使うとファイルを目立たせることができます。

重要な習慣は次のとおりです。

• 添付せず、リンクを共有する。 SharePoint のリンクを共有すると、全員が最新バージョンを確認できます。
• フォルダーは必要最小限に使う。 階層が深いほど、パスは長くなります。SharePoint ドキュメント ライブラリの概要と、フォルダーに関する記事では、フォルダー、列、ビューをいつ使うべきかを解説しています。
• 共有ドキュメントではバージョン管理を有効にする。 Microsoft のライブラリの紹介では、ライブラリは以前のバージョンを追跡、保存、復元できると説明されており、共同作成を行うチームには少なくともメジャー バージョン管理を推奨しています。これにより、ミスの後に以前の内容を復元できます。
• 必要な場合を除き、チェックアウトは避ける。 チェックアウトすると、ファイルがチェックインされるまで 1 人だけが編集権を持ちます。これは共同作成を妨げるため、Microsoft は機密性が高い、または厳密に追跡が必要なドキュメントに限定して使うことを推奨しています。
• アラートを使う。 アラート、RSS フィード、ドキュメントのフォローによって、変更の通知を受け取れます。

共有とアクセス許可

アクセス許可は、既定ではサイトから継承されます。機密性の高いコンテンツを保護するために、ライブラリやドキュメントに個別のアクセス許可を割り当てることができます。フォルダーを共有するには、そのフォルダーの円のアイコンを選択し、共有を選択して、特定のユーザーと共有またはリンクのコピーを選びます。Microsoftは、必要がない限り全員リンクを避けることを推奨しています。また、管理者によっては一部のリンクオプションがグレー表示される場合があります。

初心者にとって有効なルールは、目的を果たす最小限のものを、最少の人数で共有し、機密情報を送信する前に誰がアクセスできるかを確認することです。詳細ウィンドウには、ファイルが誰と共有されているかが表示されます。

コンピューターで作業する

ブラウザーが好きではない人も多いでしょう。SharePointには、エクスプローラーから作業する方法が2つあり、Microsoftはその違いを説明しています。同期では、常に最新の状態に保たれたローカルコピーが保持され、いつでも利用できます。エクスプローラーで開くは一回限りの操作です。ライブラリ間でファイルを移動またはコピーするには、コピー先または移動先を使用します。

同期するには、ライブラリを開き、省略記号(...)を選択して同期を選びます。ショートカットが利用できる場合は、代わりに OneDrive のショートカットを使うことを Microsoft は推奨しています。ショートカットはすべてのデバイスで動作し、[同期] ボタンより高いパフォーマンスを発揮するためです。詳細は、OneDrive の同期方法に関するガイドをご覧ください。

SharePoint、Teams、OneDrive: それぞれの役割

この3つは混同されがちです。Microsoftのページの記述に沿って簡潔にまとめると、SharePointはチームや組織向けのサイト、ライブラリ、リストを保持します。職場または学校向けのOneDriveは個人のファイルを置く場所であり、OneDriveの同期アプリを使うと、SharePointのライブラリをPCに取り込むことができます。Microsoftの「作業開始」ページでは、Teamsとの連携について詳しくは説明されていないため、Teamsのファイルに関する質問はTeamsのドキュメントで確認してください。ただし、Microsoft 365グループを作成すると、チームサイトも作成されることは明記されています。

よくある間違い

• ファイルを添付してメール送信する。 SharePointのファイルへのリンクを使えば、バージョンの混乱を避けられます。
• デスクトップにファイルを保存して「後でアップロード」する。 ライブラリまたは同期されたフォルダーで直接開いて編集してください。
• すべてを公開する。 リンクをコピーする前に、リンクの種類を確認してください。
• フォルダー階層を深くする。 構造は浅く保ち、ビューを活用してください。
• 日常のファイルにチェックアウトを使う。 同時編集がブロックされてしまいます。
• サイトの所有者を確認しない。 問題が起きたときに、所有者が必要になります。

関連トピック

• SharePointサイトを作成する。 チームサイトまたはコミュニケーションサイトを選択し、言語を設定して、所有者を追加します。
• SharePointでフォルダーを作成する。 + 新規とフォルダーを使用し、ビューを使ったほうがよい場合を確認してください。
• サイトを削除して復元する。 削除されたサイトは93日間保持され、復元できるのは管理者のみです。
• PCに同期する。 OneDriveの同期アプリを使うと、エクスプローラーにライブラリが表示されます。
• 全員と共有されているファイルを探す。 過剰な共有は、よくあるガバナンス上の問題です。広く共有する前に、全員と共有されているファイルを見つける方法を確認してください。

次のステップ

よく使うSharePointサイトを1つ開き、ファイルを1つアップロードして、ブラウザーで開き、同僚にリンクで共有してみてください。その後、そのファイルのバージョン履歴を確認します。この演習を終えると、アップロード、共同編集、共有、復元といったSharePointの基本操作がわかるようになります。