איך להשתמש ב-SharePoint: מדריך למתחילים לאתרים וקבצים

By Mirko Peters · 2026-11-12

איך להשתמש ב-SharePoint כמתחילים: למה הוא משמש, איך אתרים, ספריות ורשימות משתלבים זה בזה, ועשר המשימות הראשונות, מהעלאת קובץ ועד שיתוף.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

SharePoint הוא מקום מאובטח לאחסון, לארגון, לשיתוף ולגישה למידע מכל מכשיר, ותפתחו אותו מתפריט האפליקציות ב-Microsoft 365. כדי להשתמש ב-SharePoint כמתחילים, צריך להכיר ארבעה דברים: אתר הוא המיכל, ספריית מסמכים מחזיקה את הקבצים, רשימה מחזיקה נתונים מובנים, והרשאות קובעות מי רואה מה. מאמר זה מיועד לאנשים שקיבלו זה עתה קישור לאתר SharePoint ורוצים לדעת מה לעשות איתו, וכן למי שמבקשים מהם "לשים את זה ב-SharePoint" בלי הכוונה מוקדמת. תעברו על המושגים המרכזיים ועל עשר המשימות שמיקרוסופט מונה כבסיס.

עיקרי הדברים

• SharePoint הוא מקום מאובטח לאחסון, לארגון, לשיתוף ולגישה למידע מכל מכשיר. פותחים אותו מתפריט האפליקציות ב-Microsoft 365.
• אתר הוא המיכל. ספריות מסמכים מחזיקות קבצים, רשימות מחזיקות נתונים, ודפים ופוסטים של חדשות מעבירים מידע לאנשים.
• מעלים קבצים על ידי גרירתם לתוך ספרייה או על ידי בחירה ב-Upload (העלאה). מסמכים נפתחים בגרסת האינטרנט של Office, וכמה אנשים יכולים לערוך אותם בו זמנית.
• משתפים מסמך מתפריט השלוש הנקודות באמצעות Share (שיתוף), ושומרים גרסאות קודמות זמינות דרך Version History (היסטוריית גרסאות).
• ההרשאות קובעות מי רואה מה. השתמשו בספריות ובתיקיות לקבצים, ואל תשלחו קבצים מצורפים כשקישור לקובץ ב-SharePoint עושה את העבודה.

למה משמש SharePoint

הפתיחה של מיקרוסופט אומרת שאפשר להשתמש ב-SharePoint כדי לבנות אתרי אינטרנט פנימיים וליצור דפים, ספריות מסמכים ורשימות. אפשר להוסיף רכיבי web parts כדי להתאים אישית תוכן, להציג חדשות ועדכונים, לאתר ולעקוב אחרי אתרים, קבצים ואנשים בכל רחבי החברה, ולסנכרן קבצים כדי שאנשים יוכלו לעבוד יחד. הדף Get started with SharePoint מציין שדפדפן אינטרנט מספיק, וכי קיימת גם אפליקציית SharePoint לנייד.

כך זה נראה בעבודה היומיומית. למחלקה שלכם יש אתר צוות עם ספרייה לחוזים, ספרייה נוספת לתבניות ודף שמפרט מי אחראי על מה. לחברה יש אתר תקשורת עם חדשות. פותחים אותם בדפדפן, גוררים אליהם קבצים, ומשתפים קישור במקום קובץ מצורף. זה רוב ה-SharePoint עבור רוב האנשים.

אבני הבניין

• אתרים. אתר הוא המיכל לכל השאר. אפשר ליצור אתר מדף הפתיחה של SharePoint. יצירת קבוצת Microsoft 365 ב-Outlook או ב-Microsoft 365 יוצרת גם אתר צוות.
• ספריות מסמכים. ספריות הן המקום שבו מעלים, פותחים ומשתפים קבצים. מיקרוסופט מגדירה ספרייה כמיקום באתר שבו אפשר להעלות, ליצור, לעדכן ולשתף פעולה על קבצים עם חברי הצוות. אתרי צוות כוללים ספריית Documents כברירת מחדל.
• רשימות. רשימה מחזיקה נתונים מובנים, כמו מעקב משימות או יומן תקלות. ב-Microsoft 365 מוסיפים רשימה או ספרייה מ-+ New בתוך אתר.
• דפים וחדשות. דף מספר לאנשים מה תפקידו של האתר. פוסט חדשות משתף מידע עם הארגון. ב-Microsoft 365 בוחרים Create news post (יצירת פוסט חדשות).
• הרשאות. Microsoft מתארת את ההרשאות כמרכזיות ב-SharePoint, שכן הן שולטות בגישה לאתרים, לרשימות ולספריות.

המדריך שלנו על SharePoint מראה איך החלקים האלה משתלבים בתוך דייר.

פתיחת SharePoint ומציאת האתר שלכם

1. היכנסו ל-Microsoft 365.
2. בחרו SharePoint או Sites בכלי הפעלת האפליקציות או בשורה העליונה. אם אינכם רואים אותו, בדקו תחת More apps.
3. בדף הבית תראו את האתרים שאתם עוקבים אחריהם ואת האתרים האחרונים. אתר חדש שתיצרו או תצטרפו אליו יופיע שם.
4. השתמשו בתיבת Search כדי לחפש אתר, קובץ או אדם.

אם הריבוע של SharePoint חסר,ייתכן שהמנוי שלכם אינו כולל את SharePoint, או שהמנהל לא הקצה לכם אותו. פנו למנהל Microsoft 365 לפני שתנסו כל דבר אחר.

עשר משימות ראשונות

עמוד "Get started" של Microsoft מפרט עשרה דברים שאפשר לעשות. הם מהווים תוכנית טובה לשבוע הראשון.

1. העלאת קבצים. בספריית מסמכים, גררו קבצים פנימה או בחרו Upload. הדף מציין ש-Microsoft Edge תומך גם בהעלאת תיקיות.
2. פתיחת מסמכים. המסמכים נפתחים ב-Microsoft 365 for the web. אפשר גם לערוך בתוכנת שולחן עבודה מותקנת.
3. עריכה משותפת. כמה אנשים יכולים לערוך את אותו מסמך בו-זמנית. מספר העורכים הנוכחיים מופיע בפינה הימנית העליונה.
4. שיתוף מסמך. בחרו את שלוש הנקודות (...) לידו ואז Share.
5. שיתוף אתר. השתמשו ב-Site permissions וב-Add members.
6. יצירת אתר צוות. התחילו מעמוד הבית של SharePoint, או צרו קבוצה של Microsoft 365.
7. הוספת רשימה או ספרייה. בחרו + New בתוך האתר.
8. שמירת גרסאות קודמות. השתמשו ב-Version History כדי לראות או לשחזר גרסאות קודמות.
9. חיפוש. השתמשו בתיבת Search.
10. שיתוף חדשות. פרסמו פריט חדשות עם Create news post.

עשו את ארבעת הראשונים בשעה הראשונה שלכם. פריטים חמישה עד שבעה מיועדים לבעלי אתרים. פריטים שמונה עד עשרה תגיעו אליהם אחרי שנתקלתם בעריכה שגויה או בקובץ שאבד.

עבודה עם קבצים בספרייה

רוב המתחילים עובדים עם ספרייה מדי יום, לכן כדאי להכיר אותה היטב. העמוד של Microsoft What is a document library? מציין שאפשר להוסיף, לערוך ולמחוק קבצים, תיקיות או קישורים, לערוך מסמכים במשותף ולהוריד מסמכים, ליצור תיקיות ומסמכים חדשים, לגרור ולשחרר קבצים, לעבור בין התצוגות List, Compact ו-Tiles, ולשמור תצוגה מותאמת אישית. אפשר גם להוסיף עמודות ולבחור אילו מהן יוצגו, לפתוח את חלונית הפרטים כדי לראות מאפיינים, פעילות אחרונה ומי הקובץ משותף איתו, ולהשתמש ב-Pin to top כדי להבליט קבצים.

ההרגלים החשובים:

• שלחו קישור, אל תצרפו קובץ. שתפו את הקישור ל-SharePoint, וכולם יראו את הגרסה העדכנית ביותר.
• השתמשו בתיקיות במשורה. ככל שיש יותר רמות, הנתיב ארוך יותר. המדריך שלנו על ספריות המסמכים של SharePoint והמאמר על התיקיות מסבירים מתי להשתמש בתיקייה, בעמודה או בתצוגה.
• הפעילו ניהול גרסאות למסמכים משותפים. המבוא של Microsoft לספריות מציין שספריות יכולות לעקוב אחר גרסאות קודמות, לשמור אותן ולשחזר אותן, וממליץ על לפחות גרסאות ראשיות (major versioning) לצוותים שעורכים במשותף, כך שאפשר יהיה לשחזר תוכן קודם לאחר טעות.
• הימנעו משימוש ב-check-out אלא אם הדבר נחוץ. Check-out נותן לאדם אחד זכות עריכה בלעדית עד שהקובץ מוחזר (check-in). זה מונע עריכה משותפת, ולכן Microsoft ממליצה להשתמש בו רק למסמכים רגישים או למסמכים הנעקבים מקרוב.
• השתמשו בהתראות. התראות, הזנות RSS ומעקב אחר מסמכים מודיעים לכם על שינויים.

שיתוף והרשאות

הרשאות יורשות מהאתר כברירת מחדל. ניתן להקצות הרשאות ייחודיות לספרייה או למסמך כדי להגן על תוכן רגיש. כדי לשתף תיקייה, בחרו בסמל העיגול שלה, בחרו שיתוף, ואז בחרו שתף עם אנשים מסוימים או העתק קישור. Microsoft ממליצה להימנע מקישורים של כל אחד אלא אם זה הכרחי, וייתכן שהמנהל שלכם יחסום חלק מאפשרויות הקישור.

כלל אצבע טוב למתחילים: שתפו את הדבר הקטן ביותר שמספיק למטרה, עם מספר האנשים הקטן ביותר, ובדקו מי יש לו גישה לפני ששולחים משהו רגיש. חלונית הפרטים מציגה עם מי קובץ משותף.

עבודה from המחשב שלכם

לא כולם אוהבים את הדפדפן. ל-SharePoint יש שתי דרכים לעבוד מסייר הקבצים, וMicrosoft מסבירה את ההבדל. סנכרון שומר עותק מקומי שמתעדכן ותמיד זמין. פתח ב-Explorer היא פעולה חד-פעמית. כדי להעביר או להעתיק קבצים בין ספריות, השתמשו ב-העתק אל או ב-העבר אל.

לסנכרון, פתחו את הספרייה, לחצו על שלוש הנקודות (...) ובחרו סנכרן. Microsoft ממליצה במקום זאת על קיצור דרך ב-OneDrive כשהוא זמין, כי קיצור דרך פועל בכל המכשירים שלכם ומתפקד טוב יותר מלחצן הסנכרון. לפרטים נוספים, קראו את המדריך שלנו על איך לסנכרן OneDrive.

SharePoint, Teams ו-OneDrive: מי עושה מה

אנשים מבלבלים בין שלושתם. גרסה קצרה, שנשארת בתוך מה שכתוב בדפי Microsoft: SharePoint מחזיק אתרים, ספריות ורשימות לצוותים ולארגונים. OneDrive לעבודה או לבית ספר הוא המקום לקבצים האישיים שלכם, ואפליקציית הסנכרון של OneDrive יכולה להביא ספריות SharePoint למחשב האישי שלכם. דף ההתחלה של Microsoft אינו מתאר בפירוט את הקישור ל-Teams, ולכן לשאלות על קבצים ב-Teams עיינו בתיעוד של Teams. מה שכן כתוב שם הוא שיצירת קבוצה של Microsoft 365 יוצרת גם אתר צוות.

טעויות נפוצות

• שליחת קבצים מצורפים בדוא"ל. הקישור לקובץ ב-SharePoint מונע את כאוס הגרסאות.
• שמירת קבצים בשולחן העבודה ו"העלאה מאוחר יותר". פתחו וערכו בספרייה או בתיקייה מסונכרנת.
• הפיכת הכול לציבורי. בדקו את סוג הקישור לפני שאתם מעתיקים אותו.
• בניית עצי תיקיות עמוקים. שמרו על מבנה רדוד והשתמשו בתצוגות.
• שימוש בהוצאה לעריכה לקבצים יומיומיים. זה חוסם עריכה משותפת.
• לא לשאול מי הבעלים של האתר. כשמשהו נשבר, אתם צריכים את הבעלים.

נושאים קשורים לחקור

• יצירת אתר SharePoint. בחרו אתר צוות או אתר תקשורת, הגדירו שפה והוסיפו בעלים.
• יצירת תיקייה ב-SharePoint. השתמשו ב-+ חדש וב-תיקייה, ולמדו מתי תצוגה עדיפה.
• מחיקה ושחזור של אתר. אתרים שנמחקו נשמרים 93 ימים, ורק מנהלים יכולים לשחזר אותם.
• סנכרון למחשב האישי. אפליקציית הסנכרון של OneDrive מציבה ספריות ב-סייר הקבצים.
• איתור קבצים ששותפו עם כולם. שיתוף יתר הוא בעיה נפוצה בממשל נתונים. למדו כיצד לאתר קבצים ששותפו עם כולם לפני ששיתוף רחב.

הצעד הבא

פתחו אתר SharePoint אחד שאתם משתמשים בו, העלו קובץ אחד, פתחו אותו בדפדפן ושתפו אותו בקישור עם עמית לעבודה. לאחר מכן בדקו את היסטוריית גרסאות של הקובץ. אחרי התרגיל הזה תדעו להשתמש ב-SharePoint ביסודות: העלאה, עריכה משותפת, שיתוף ושחזור.