Como usar o SharePoint: um guia para iniciantes sobre sites e arquivos

By Mirko Peters · 2026-11-12

Como usar o SharePoint como iniciante: para que ele serve, como sites, bibliotecas e listas se encaixam e as dez primeiras tarefas, do upload ao compartilhamento.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

O SharePoint é um local seguro para armazenar, organizar, compartilhar e acessar informações a partir de qualquer dispositivo, e você o abre pelo seletor de aplicativos no Microsoft 365. Para usar o SharePoint como iniciante, você precisa entender quatro coisas: um site é o contêiner, uma biblioteca de documentos guarda seus arquivos, uma lista guarda dados estruturados e as permissões definem quem pode ver o quê. Este artigo é para quem acabou de receber um link de um site do SharePoint e quer saber o que fazer com ele, e também para quem é solicitado a "colocar no SharePoint" sem nenhuma orientação. Você vai conhecer os principais conceitos e as dez tarefas que a Microsoft lista como o básico.

Pontos-chave

• O SharePoint é um local seguro para armazenar, organizar, compartilhar e acessar informações a partir de qualquer dispositivo. Você o abre pelo seletor de aplicativos no Microsoft 365.
• Um site é o contêiner. As bibliotecas de documentos guardam arquivos, as listas guardam dados, e páginas e publicações de notícias levam informações às pessoas.
• Envie arquivos arrastando-os para uma biblioteca ou selecionando Carregar. Os documentos abrem na versão web do Office, e várias pessoas podem editar ao mesmo tempo.
• Compartilhe um documento pelo menu de reticências, com Compartilhar, e mantenha versões anteriores disponíveis pelo Histórico de Versões.
• As permissões controlam quem vê o quê. Use bibliotecas e pastas para os arquivos, e não envie anexos quando um link para o arquivo no SharePoint resolver.

Para que o SharePoint é usado

A introdução da Microsoft diz que você pode usar o SharePoint para criar sites de intranet e criar páginas, bibliotecas de documentos e listas. Você pode adicionar web parts para personalizar o conteúdo, mostrar notícias e atualizações, encontrar e seguir sites, arquivos e pessoas em toda a empresa, e sincronizar arquivos para que as pessoas possam trabalhar juntas. A página Get started with SharePoint afirma que um navegador da web é suficiente, e também há um aplicativo móvel do SharePoint.

Veja como isso funciona no dia a dia. Seu departamento tem um site de equipe com uma biblioteca para contratos, outra biblioteca para modelos e uma página que informa quem faz o quê. A empresa tem um site de comunicação com notícias. Você os abre no navegador, arrasta arquivos para dentro e compartilha um link em vez de um anexo. Isso é a maior parte do SharePoint para a maioria das pessoas.

Os blocos de construção

• Sites. Um site é o contêiner para todo o restante. Você pode criar um site a partir da página inicial do SharePoint. Criar um grupo do Microsoft 365 no Outlook ou no Microsoft 365 também cria um site de equipe.
• Bibliotecas de documentos. As bibliotecas são onde você carrega, abre e compartilha arquivos. A Microsoft define uma biblioteca como um local em um site onde você pode carregar, criar, atualizar e colaborar em arquivos com membros da equipe. Os sites de equipe incluem uma biblioteca Documentos por padrão.
• Listas. Uma lista guarda dados estruturados, como um controle de tarefas ou um registro de problemas. No Microsoft 365, você adiciona uma lista ou uma biblioteca em + Novo dentro de um site.
• Páginas e notícias. Uma página informa às pessoas para que serve o site. Uma publicação de notícia compartilha informações com a sua organização. No Microsoft 365, selecione Criar publicação de notícias.
• Permissões. A Microsoft considera as permissões essenciais no SharePoint, porque o acesso a sites, listas e bibliotecas é controlado por meio delas.

Nossa visão geral do SharePoint mostra como essas partes se encaixam em um locatário.

Abra o SharePoint e encontre seu site

1. Entre no Microsoft 365.
2. Selecione SharePoint ou Sites no iniciador de aplicativos ou na barra superior. Se você não vir o aplicativo, verifique em Mais aplicativos.
3. Na página inicial, veja os sites que você segue e os sites recentes. Um novo site que você criar ou do qual participar aparece ali.
4. Use a caixa Pesquisar para procurar um site, um arquivo ou uma pessoa.

Se o bloco do SharePoint não aparecer, sua assinatura pode não incluir o SharePoint, ou seu administrador ainda não o atribuiu a você. Antes de tentar qualquer outra coisa, peça ajuda ao administrador do Microsoft 365.

Dez primeiras tarefas

A página "Get started" da Microsoft lista dez ações que você pode realizar. Elas formam um bom plano para a primeira semana.

1. Carregar arquivos. Em uma biblioteca de documentos, arraste os arquivos para dentro dela ou selecione Carregar. A página informa que o Microsoft Edge também oferece suporte ao carregamento de pastas.
2. Abrir documentos. Eles são abertos no Microsoft 365 para a web. Você também pode editar no aplicativo de desktop instalado.
3. Criar em coautoria. Várias pessoas podem editar o mesmo documento ao mesmo tempo. O número de editores atuais aparece no canto superior direito.
4. Compartilhar um documento. Selecione as reticências (...) ao lado dele e, em seguida, Compartilhar.
5. Compartilhar um site. Use Permissões do site e Adicionar membros.
6. Criar um site de equipe. Comece pela página inicial do SharePoint ou crie um grupo do Microsoft 365.
7. Adicionar uma lista ou biblioteca. Selecione + Novo dentro de um site.
8. Manter versões anteriores. Use Histórico de Versões para ver ou restaurar versões anteriores.
9. Pesquisar. Use a caixa Pesquisar.
10. Compartilhar novidades. Publique uma notícia com Criar publicação de notícias.

Faça os quatro primeiros na sua primeira hora. Os itens de cinco a sete são para proprietários de sites. Os itens de oito a dez você vai procurar depois de cair em uma edição errada ou perder um arquivo.

Trabalhar com arquivos em uma biblioteca

A maioria dos iniciantes trabalha em uma biblioteca todos os dias, então vale aprendê-la bem. A página da Microsoft What is a document library? informa que você pode adicionar, editar e excluir arquivos, pastas ou links, criar em coautoria e baixar documentos, criar novas pastas e documentos, arrastar e soltar arquivos, alternar entre as exibições Lista, Compacta e Blocos e salvar uma exibição personalizada. Você também pode adicionar colunas e escolher quais exibir, abrir o painel de detalhes para ver propriedades, atividades recentes e com quem um arquivo está compartilhado, e usar Fixar no topo para destacar arquivos.

Os hábitos que fazem diferença:

• Compartilhe links, não anexos. Compartilhe o link do SharePoint e todos verão a versão mais recente.
• Use pastas com moderação. Quanto mais níveis, mais longo fica o caminho. Nossa visão geral das bibliotecas de documentos do SharePoint e o artigo sobre pastas explicam quando usar uma pasta, uma coluna ou uma exibição.
• Ative o controle de versões para documentos compartilhados. A introdução da Microsoft às bibliotecas diz que elas podem rastrear, armazenar e restaurar versões anteriores, e recomenda pelo menos o controle de versões principal para equipes que trabalham em coautoria, para que o conteúdo anterior possa ser restaurado após um erro.
• Evite o check-out, a menos que seja necessário. O check-out dá a uma pessoa o direito exclusivo de edição até que o arquivo seja devolvido. Isso impede a coautoria, por isso a Microsoft recomenda usá-lo apenas para documentos sensíveis ou com rastreamento rigoroso.
• Use alertas. Alertas, feeds RSS e o acompanhamento de documentos notificam você sobre as alterações.

Compartilhamento e permissões

As permissões são herdadas do site por padrão. Você pode atribuir permissões exclusivas a uma biblioteca ou a um documento para proteger conteúdo confidencial. Para compartilhar uma pasta, selecione o ícone de círculo dela, selecione Compartilhar e escolha Compartilhar com pessoas específicas ou Copiar link. A Microsoft recomenda evitar links de Qualquer pessoa, a menos que seja necessário, e seu administrador pode desabilitar algumas opções de link.

Uma boa regra para iniciantes: compartilhe a menor coisa que resolve o problema, com o menor número possível de pessoas, e verifique quem tem acesso antes de enviar qualquer conteúdo confidencial. O painel de detalhes mostra com quem um arquivo está compartilhado.

Trabalhe no seu computador

Nem todo mundo gosta do navegador. O SharePoint tem duas formas de trabalhar a partir do Explorador de Arquivos, e a Microsoft explica a diferença. A sincronização mantém uma cópia local que é atualizada e fica disponível a qualquer momento. Abrir no Explorador é uma operação pontual. Para mover ou copiar arquivos entre bibliotecas, use Copiar para ou Mover para.

Para sincronizar, abra a biblioteca, selecione as reticências (...) e escolha Sincronizar. Quando disponível, a Microsoft recomenda usar um atalho no OneDrive, pois ele funciona em todos os seus dispositivos e tem desempenho melhor que o botão Sincronizar. Leia nosso guia sobre como sincronizar o OneDrive se quiser os detalhes.

SharePoint, Teams e OneDrive: quem faz o quê

As pessoas confundem os três. Uma versão resumida, limitada ao que as páginas da Microsoft dizem: o SharePoint armazena sites, bibliotecas e listas para equipes e organizações. O OneDrive para trabalho ou escola é o lugar para os seus arquivos, e o aplicativo de sincronização do OneDrive pode trazer bibliotecas do SharePoint para o seu PC. A página Introdução da Microsoft não descreve em detalhes a conexão com o Teams, então, para dúvidas sobre arquivos do Teams, consulte a documentação do Teams. O que ela diz é que criar um grupo do Microsoft 365 também cria um site de equipe.

Erros comuns

• Enviar arquivos como anexos por e-mail. O link para o arquivo no SharePoint evita o caos de versões.
• Salvar arquivos na área de trabalho e "enviar depois". Abra e edite na biblioteca ou em uma pasta sincronizada.
• Tornar tudo público. Verifique o tipo de link antes de copiá-lo.
• Criar árvores de pastas muito profundas. Mantenha a estrutura rasa e use exibições.
• Usar check-out para arquivos do dia a dia. Isso bloqueia a coautoria.
• Não perguntar quem é o proprietário do site. Quando algo quebra, você precisa do proprietário.

Tópicos relacionados para explorar

• Criar um site do SharePoint. Escolha um site de equipe ou um site de comunicação, defina o idioma e adicione proprietários.
• Criar uma pasta no SharePoint. Use + Novo e Pasta, e saiba quando uma exibição é melhor.
• Excluir e restaurar um site. Sites excluídos são mantidos por 93 dias, e somente administradores podem restaurá-los.
• Sincronizar com seu PC. O aplicativo de sincronização do OneDrive coloca as bibliotecas no Explorador de Arquivos.
• Encontrar arquivos compartilhados com todos. O compartilhamento excessivo é um problema comum de governança. Saiba como encontrar arquivos compartilhados com todos antes de compartilhar amplamente.

Próximo passo

Abra um site do SharePoint que você usa, envie um arquivo, abra-o no navegador e compartilhe-o por link com um colega. Depois, verifique o Histórico de Versões desse arquivo. Após este exercício, você saberá usar o SharePoint para o básico: enviar, editar em conjunto, compartilhar e restaurar.