Як користуватися SharePoint: короткий посібник для початківців щодо сайтів і файлів

By Mirko Peters · 2026-11-12

Як користуватися SharePoint для початківців: для чого він призначений, як сайти, бібліотеки й списки пов'язані між собою та десять перших завдань, від завантаження файлу до надання доступу.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

SharePoint — це безпечне місце для зберігання, впорядкування, спільного використання та доступу до інформації з будь-якого пристрою, а відкрити його можна з програми-лаунчера в Microsoft 365. Щоб почати працювати з SharePoint, варто знати чотири речі: сайт — це контейнер, бібліотека документів містить ваші файли, список зберігає структуровані дані, а дозволи визначають, хто що бачить. Ця стаття для тих, хто щойно отримав посилання на сайт SharePoint і хоче зрозуміти, що з ним робити, а також для тих, кому доручили «викласти це в SharePoint» без жодного пояснення. Ви розберете основні поняття та десять завдань, які Microsoft називає базовими.

Головне

• SharePoint — це безпечне місце для зберігання, впорядкування, спільного використання та доступу до інформації з будь-якого пристрою. Відкрити його можна з програми-лаунчера в Microsoft 365.
• Сайт — це контейнер. Бібліотеки документів містять файли, списки зберігають дані, а сторінки та новини доносять інформацію до людей.
• Завантажуйте файли, перетягуючи їх у бібліотеку або вибравши «Відвантажити». Документи відкриваються у веб-версії Office, і кілька людей можуть редагувати їх одночасно.
• Надайте доступ до документа через меню з трьома крапками, вибравши «Поділитися», а попередні версії зберігайте через журнал версій (Version History).
• Дозволи визначають, хто що бачить. Використовуйте бібліотеки та папки для файлів і не надсилайте вкладення там, де достатньо посилання на файл SharePoint.

Для чого використовується SharePoint

У вступі Microsoft сказано, що за допомогою SharePoint можна створювати інтранет-сайти, а також сторінки, бібліотеки документів і списки. Ви можете додавати веб-частини, щоб налаштовувати вміст, показувати новини й оновлення, знаходити та відстежувати сайти, файли й людей у межах компанії, а також синхронізувати файли для спільної роботи. На сторінці Get started with SharePoint сказано, що достатньо веб-браузера, а також доступний мобільний застосунок SharePoint.

Ось як це виглядає в повсякденній роботі. У вашому відділі є командний сайт з бібліотекою для договорів, ще однією бібліотекою для шаблонів і сторінкою, яка пояснює, хто за що відповідає. У компанії є комунікаційний сайт із новинами. Ви відкриваєте їх у браузері, перетягуєте туди файли та надсилаєте посилання замість вкладення. Для більшості людей це і є основа роботи з SharePoint.

Основні елементи

• Сайти. Сайт — це контейнер для всього іншого. Створити сайт можна зі стартової сторінки SharePoint. Створення групи Microsoft 365 в Outlook або Microsoft 365 також створює командний сайт.
• Бібліотеки документів. Бібліотеки — це місце, де ви завантажуєте, відкриваєте та надаєте доступ до файлів. Microsoft визначає бібліотеку як місце на сайті, де можна завантажувати, створювати й оновлювати файли та спільно працювати над ними з членами команди. Командні сайти за замовчуванням містять бібліотеку «Документи».
• Списки. Список зберігає структуровані дані, наприклад трекер завдань або журнал проблем. У Microsoft 365 додати список або бібліотеку можна через + Створити всередині сайту.
• Сторінки та новини. Сторінка пояснює, для чого існує сайт. Допис із новинами ділиться інформацією з вашою організацією. У Microsoft 365 виберіть Створити публікацію новин.
• Дозволи. Microsoft називає дозволи ключовими для SharePoint, адже через них контролюється доступ до сайтів, списків і бібліотек.

Наш огляд SharePoint показує, як ці частини вписуються в клієнт.

Відкрийте SharePoint і знайдіть свій сайт

1. Увійдіть до Microsoft 365.
2. Виберіть SharePoint або Сайти у средстві запуску застосунків або на верхній панелі. Якщо ви його не бачите, перевірте Додаткові застосунки.
3. На стартовій сторінці дивіться сайти, на які ви підписані, і нещодавні сайти. Новий сайт, який ви створите або до якого приєднаєтеся, з'явиться там.
4. Скористайтеся полем Пошук, щоб знайти сайт, файл або людину.

Якщо плитки SharePoint немає, можливо, ваша підписка не включає SharePoint або адміністратор не призначив вам цей застосунок. Спершу зверніться до адміністратора Microsoft 365.

Десять перших завдань

На сторінці Microsoft «Початок роботи» наведено десять речей, які можна зробити. Вони добре підходять як план на перший тиждень.

1. Вивантажте файли. У бібліотеці документів перетягніть файли або виберіть Вивантажити. На сторінці зазначено, що Microsoft Edge також підтримує вивантаження папок.
2. Відкривайте документи. Вони відкриваються в Microsoft 365 для веба. Редагувати їх можна також у встановленому настільному застосунку.
3. Спільне редагування. Кілька людей можуть одночасно редагувати один документ. Кількість поточних редакторів відображається у верхньому правому куті.
4. Надайте доступ до документа. Виберіть значок многокрапки (...) поруч із ним, а потім Надати доступ.
5. Надайте доступ до сайту. Скористайтеся Дозволи сайту та Додати учасників.
6. Створіть командний сайт. Почніть зі стартової сторінки SharePoint або створіть групу Microsoft 365.
7. Додайте список або бібліотеку. Виберіть + Створити всередині сайту.
8. Зберігайте попередні версії. Скористайтеся Історія версій, щоб переглянути або відновити попередні версії.
9. Пошук. Скористайтеся полем Пошук.
10. Діліться новинами. Опублікуйте новину за допомогою Створити публікацію новин.

Перші чотири пункти виконайте за першу годину. Пункти з п'ятого по сьомий призначені для власників сайтів. До пунктів з восьмого по десятий ви дійдете після того, як вас врятує невдала зміна або втрачений файл.

Робота з файлами в бібліотеці

Більшість новачків щодня працюють у бібліотеці, тож добре вивчіть її. На сторінці Microsoft What is a document library? сказано, що можна додавати, редагувати й видаляти файли, папки або посилання, спільно редагувати та завантажувати документи, створювати нові папки й документи, перетягувати файли, перемикатися між поданнями Список, Компактне і Плитки, а також зберегти власне подання. Ви також можете додавати стовпці та вибирати, які з них відображати, відкривати панель відомостей, щоб побачити властивості, нещодавню активність і те, з ким надано доступ до файлу, а також використовувати Закріпити вгорі, щоб виділити файли.

Корисні звички:

• Надсилайте посилання, а не вкладення. Поділіться посиланням на SharePoint, і всі побачать останню версію.
• Використовуйте папки помірно. Чим більше рівнів, тим довший шлях. Наш огляд бібліотек документів SharePoint і стаття про папки пояснюють, коли варто використати папку, стовпець або подання.
• Увімкніть управління версіями для спільних документів. Вступ Microsoft до бібліотек говорить, що бібліотеки можуть відстежувати, зберігати й відновлювати попередні версії, і рекомендує принаймні основне управління версіями для команд, які працюють спільно, щоб можна було відновити попередній вміст після помилки.
• Уникайте резервування, якщо це не потрібно. Резервування надає одній особі ексклюзивне право редагування, доки файл не буде повернуто. Це унеможливлює спільне редагування, тому Microsoft рекомендує його лише для конфіденційних або ретельно відстежуваних документів.
• Використовуйте сповіщення. Сповіщення, канали RSS і підписка на документи повідомляють вас про зміни.

Спільний доступ і дозволи

За замовчуванням дозволи успадковуються від сайту. Ви можете призначити унікальні дозволи для бібліотеки або окремого документа, щоб захистити конфіденційний вміст. Щоб поділитися папкою, виберіть її значок у вигляді кола, натисніть Поділитися і оберіть Поділитися з певними людьми або Копіювати посилання. Microsoft рекомендує уникати посилань Усі, якщо в цьому немає потреби, а адміністратор може вимкнути деякі варіанти посилань.

Просте правило для початку: діліться найменшим обсягом, який вирішує завдання, із найменшою кількістю людей, і перевіряйте, хто має доступ, перш ніж надсилати щось конфіденційне. Панель відомостей показує, з ким надано доступ до файлу.

Робота на комп’ютері

Не всім подобається браузер. SharePoint має два способи роботи з файлами через Провідник Windows, і Microsoft пояснює різницю. Синхронізація зберігає локальну копію, яка оновлюється і доступна будь-коли. Відкрити в Провіднику — це одноразова дія. Щоб перемістити або скопіювати файли між бібліотеками, використовуйте Копіювати до або Перемістити до.

Для синхронізації відкрийте бібліотеку, натисніть多крапку (...) і виберіть Синхронізувати. Microsoft радить, коли це доступно, натомість використовувати ярлик в OneDrive, адже ярлик працює на всіх ваших пристроях і працює швидше, ніж кнопка «Синхронізувати». Якщо хочете детальніше, прочитайте наш посібник про те, як синхронізувати OneDrive.

SharePoint, Teams і OneDrive: хто за що відповідає

Їх часто плутають. Коротко, лише з того, що написано на сторінках Microsoft: SharePoint зберігає сайти, бібліотеки й списки для команд і організацій. OneDrive для робочих або навчальних акаунтів — це місце для ваших файлів, а застосунок синхронізації OneDrive може перенести бібліотеки SharePoint на ваш ПК. На сторінці Microsoft «Початок роботи» зв’язок із Teams детально не описано, тож з питань про файли в Teams звіряйтеся з документацією Teams. Водночас там сказано, що створення групи Microsoft 365 також створює сайт команди.

Типові помилки

• Надсилання файлів вкладеннями. Посилання на файл у SharePoint дозволяє уникнути хаосу з версіями.
• Збереження файлів на робочому столі та «завантаження пізніше». Відкривайте й редагуйте файли в бібліотеці або в синхронізованій папці.
• Публікація всього відкрито. Перевіряйте тип посилання, перш ніж його копіювати.
• Створення глибоких дерев папок. Тримайте структуру неглибокою і використовуйте подання.
• Використання поетапного редагування (check-out) для повсякденних файлів. Це блокує спільне редагування.
• Незнання, хто є власником сайту. Коли щось ламається, потрібен власник.

Пов’язані теми для вивчення

• Створіть сайт SharePoint. Оберіть сайт команди або сайт комунікації, задайте мову та додайте власників.
• Створіть папку в SharePoint. Скористайтеся + Створити і Папка, і дізнайтеся, коли краще використовувати подання.
• Видаліть і відновіть сайт. Видалені сайти зберігаються 93 дні, і відновити їх можуть лише адміністратори.
• Синхронізація з ПК. Застосунок синхронізації OneDrive розміщує бібліотеки в Провіднику Windows.
• Знайдіть файли, якими поділилися з усіма. Надмірне поширення доступу є типовою проблемою управління. Дізнайтеся, як знайти файли, відкриті для всіх, перш ніж широко ними ділитися.

Наступний крок

Відкрийте один сайт SharePoint, який ви використовуєте, завантажте один файл, відкрийте його в браузері та поділіться посиланням із колегою. Потім перевірте Журнал версій цього файлу. Після цієї вправи ви знатимете, як користуватися SharePoint для основ: завантаження, спільне редагування, надання доступу та відновлення.