Cara Menggunakan SharePoint: Panduan Pemula untuk Situs dan Berkas

By Mirko Peters · 2026-11-12

Cara menggunakan SharePoint bagi pemula: fungsi SharePoint, cara situs, pustaka, dan daftar saling terhubung, serta sepuluh tugas pertama mulai dari mengunggah hingga berbagi.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

SharePoint adalah tempat yang aman untuk menyimpan, mengatur, membagikan, dan mengakses informasi dari perangkat apa pun, dan Anda membukanya dari peluncur aplikasi di Microsoft 365. Untuk menggunakan SharePoint sebagai pemula, Anda perlu memahami empat hal: situs adalah wadahnya, pustaka dokumen menyimpan berkas Anda, daftar menyimpan data terstruktur, dan izin menentukan siapa yang dapat melihat apa. Artikel ini ditujukan bagi mereka yang baru menerima tautan ke situs SharePoint dan ingin tahu apa yang harus dilakukan selanjutnya, serta bagi mereka yang diminta untuk "memasukkannya ke SharePoint" tanpa pengarahan. Anda akan membahas konsep utama dan sepuluh tugas yang oleh Microsoft disebut sebagai dasar-dasarnya.

Poin Penting

• SharePoint adalah tempat yang aman untuk menyimpan, mengatur, membagikan, dan mengakses informasi dari perangkat apa pun. Anda membukanya dari peluncur aplikasi di Microsoft 365.
• Situs adalah wadahnya. Pustaka dokumen menyimpan berkas, daftar menyimpan data, dan halaman serta postingan berita menyampaikan informasi kepada orang-orang.
• Unggah berkas dengan menyeretnya ke dalam pustaka atau memilih Unggah. Dokumen akan terbuka di versi web Office, dan beberapa orang dapat mengeditnya secara bersamaan.
• Bagikan dokumen melalui menu elipsis dengan Bagikan, dan simpan versi sebelumnya melalui Riwayat Versi.
• Izin mengatur siapa yang dapat melihat apa. Gunakan pustaka dan folder untuk berkas, dan jangan mengirim lampiran jika tautan ke berkas SharePoint sudah cukup.

Untuk apa SharePoint digunakan

Pengantar Microsoft menyebutkan bahwa Anda dapat menggunakan SharePoint untuk membangun situs intranet serta membuat halaman, pustaka dokumen, dan daftar. Anda dapat menambahkan web part untuk menyesuaikan konten, menampilkan berita dan pembaruan, mencari dan mengikuti situs, berkas, serta orang di seluruh perusahaan, dan menyinkronkan berkas agar orang dapat bekerja sama. Halaman Get started with SharePoint menyatakan bahwa peramban web sudah cukup, dan aplikasi seluler SharePoint juga tersedia.

Begini gambaran penggunaannya dalam pekerjaan sehari-hari. Departemen Anda memiliki situs tim dengan pustaka untuk kontrak, pustaka lain untuk templat, serta halaman yang menjelaskan siapa melakukan apa. Perusahaan memiliki situs komunikasi dengan berita. Anda membukanya di peramban, menyeret berkas ke dalamnya, dan membagikan tautan alih-alih lampiran. Begitulah sebagian besar fungsi SharePoint bagi kebanyakan orang.

Komponen dasarnya

• Situs. Situs adalah wadah untuk semua hal lainnya. Anda dapat membuat situs dari halaman awal SharePoint. Membuat grup Microsoft 365 di Outlook atau Microsoft 365 juga membuat situs tim.
• Pustaka dokumen. Pustaka adalah tempat Anda mengunggah, membuka, dan membagikan berkas. Microsoft mendefinisikan pustaka sebagai lokasi di situs tempat Anda dapat mengunggah, membuat, memperbarui, dan berkolaborasi pada berkas bersama anggota tim. Situs tim secara default menyertakan pustaka Dokumen.
• Daftar. Daftar menyimpan data terstruktur, misalnya pelacak tugas atau log masalah. Di Microsoft 365, Anda dapat menambahkan daftar atau pustaka dari + Baru di dalam situs.
• Halaman dan berita. Halaman memberi tahu orang-orang untuk apa situs tersebut. Postingan berita membagikan informasi kepada seluruh organisasi. Di Microsoft 365, pilih Buat postingan berita.
• Izin. Microsoft menyebut izin sebagai inti dari SharePoint, karena akses ke situs, daftar, dan pustaka dikendalikan melalui izin tersebut.

Ikhtisar kami tentang SharePoint menunjukkan bagaimana bagian-bagian ini saling terhubung dalam sebuah penyewa.

Buka SharePoint dan temukan situs Anda

1. Masuk ke Microsoft 365.
2. Pilih SharePoint atau Situs di peluncur aplikasi atau bilah atas. Jika tidak terlihat, periksa Aplikasi lainnya.
3. Di halaman awal, perhatikan situs yang Anda ikuti dan situs terbaru. Situs baru yang Anda buat atau ikuti akan muncul di sana.
4. Gunakan kotak Telusuri untuk mencari situs, file, atau orang.

Jika ubin SharePoint tidak ada, langganan Anda mungkin tidak menyertakan SharePoint, atau admin Anda belum menetapkannya. Tanyakan kepada administrator Microsoft 365 Anda sebelum mencoba langkah lain.

Sepuluh tugas pertama

Halaman "Memulai" dari Microsoft mencantumkan sepuluh hal yang dapat Anda lakukan. Daftar ini cocok dijadikan rencana minggu pertama Anda.

1. Unggah file. Di pustaka dokumen, seret file ke dalam halaman atau pilih Unggah. Halaman tersebut menyebutkan bahwa Microsoft Edge juga mendukung pengunggahan folder.
2. Buka dokumen. Dokumen akan terbuka di Microsoft 365 untuk web. Anda juga dapat mengeditnya di aplikasi desktop yang terpasang.
3. Kolaborasi bersama. Beberapa orang dapat mengedit dokumen yang sama secara bersamaan. Jumlah editor yang sedang aktif muncul di kanan atas.
4. Bagikan dokumen. Pilih elipsis (...) di sebelahnya, lalu pilih Bagikan.
5. Bagikan situs. Gunakan Izin situs dan Tambahkan anggota.
6. Buat situs tim. Mulailah dari halaman awal SharePoint, atau buat grup Microsoft 365.
7. Tambahkan daftar atau pustaka. Pilih + Baru di dalam situs.
8. Simpan versi sebelumnya. Gunakan Riwayat Versi untuk melihat atau memulihkan versi sebelumnya.
9. Telusuri. Gunakan kotak Telusuri.
10. Bagikan berita. Posting berita dengan Buat postingan berita.

Kerjakan empat tugas pertama dalam satu jam pertama Anda. Tugas kelima sampai ketujuh ditujukan untuk pemilik situs. Tugas kedelapan sampai kesepuluh baru akan Anda butuhkan setelah mengalami kesalahan edit atau kehilangan file.

Bekerja dengan file di pustaka

Sebagian besar pemula bekerja di pustaka setiap hari, jadi pelajari dengan baik. Halaman Microsoft What is a document library? menjelaskan bahwa Anda dapat menambah, mengedit, dan menghapus file, folder, atau tautan, berkolaborasi dan mengunduh dokumen, membuat folder dan dokumen baru, menyeret dan melepas file, berpindah antara tampilan Daftar, Ringkas, dan Ubin, serta menyimpan tampilan kustom. Anda juga dapat menambahkan kolom dan memilih kolom mana yang ditampilkan, membuka panel detail untuk melihat properti, aktivitas terbaru, dan siapa saja yang file-nya dibagikan, serta menggunakan Sematkan ke atas untuk menyorot file.

Kebiasaan yang penting:

• Tautkan, jangan lampirkan. Bagikan tautan SharePoint dan semua orang akan melihat versi terbaru.
• Gunakan folder seperlunya. Semakin banyak tingkatan, semakin panjang jalurnya. Ikhtisar pustaka dokumen SharePoint kami dan artikel tentang folder menjelaskan kapan menggunakan folder, kolom, atau tampilan.
• Aktifkan pembuatan versi untuk dokumen bersama. Pengantar pustaka dari Microsoft menyebutkan bahwa pustaka dapat melacak, menyimpan, dan memulihkan versi sebelumnya, serta merekomendasikan setidaknya pembuatan versi utama untuk tim yang berkolaborasi, sehingga konten sebelumnya dapat dipulihkan setelah terjadi kesalahan.
• Hindari check-out kecuali diperlukan. Check-out memberikan satu orang hak edit eksklusif hingga file di-check-in kembali. Hal ini mencegah kolaborasi bersama, sehingga Microsoft merekomendasikannya hanya untuk dokumen yang sensitif atau perlu pelacakan ketat.
• Gunakan pemberitahuan. Pemberitahuan, umpan RSS, dan fitur mengikuti dokumen akan memberi tahu Anda tentang perubahan.

Berbagi dan izin

Izin secara default diwarisi dari situs. Anda dapat menetapkan izin unik pada pustaka atau dokumen untuk melindungi konten sensitif. Untuk membagikan folder, pilih ikon lingkarannya, pilih Bagikan, lalu pilih Bagikan dengan orang tertentu atau Salin tautan. Microsoft menyarankan untuk menghindari tautan Siapa Saja kecuali benar-benar diperlukan, dan administrator Anda mungkin menonaktifkan (abu-abu) beberapa opsi tautan.

Aturan dasar yang baik untuk pemula: bagikan hal terkecil yang sudah cukup untuk pekerjaan tersebut, kepada sesedikit mungkin orang, dan periksa siapa yang memiliki akses sebelum Anda mengirim apa pun yang sensitif. Panel detail menampilkan kepada siapa sebuah file dibagikan.

Bekerja di komputer Anda

Tidak semua orang menyukai browser. SharePoint memiliki dua cara untuk bekerja dari File Explorer, dan Microsoft menjelaskan perbedaannya. Sinkronisasi menyimpan salinan lokal yang terus diperbarui dan tersedia kapan saja. Buka di Explorer bersifat sekali pakai. Untuk memindahkan atau menyalin file antarpustaka, gunakan Salin ke atau Pindahkan ke.

Untuk sinkronisasi, buka pustaka, pilih elipsis (...), lalu pilih Sinkronkan. Microsoft menyarankan pintasan di OneDrive jika tersedia, karena pintasan berfungsi di semua perangkat Anda dan performanya lebih baik daripada tombol Sinkronkan. Baca panduan kami tentang cara menyinkronkan OneDrive jika Anda ingin mengetahui detailnya.

SharePoint, Teams, dan OneDrive: siapa melakukan apa

Banyak orang keliru membedakan ketiganya. Versi singkatnya, sesuai dengan yang tertulis di halaman Microsoft: SharePoint menyimpan situs, pustaka, dan daftar untuk tim dan organisasi. OneDrive untuk kerja atau sekolah adalah tempat file pribadi Anda, dan aplikasi sinkronisasi OneDrive dapat membawa pustaka SharePoint ke PC Anda. Halaman Mulai Menggunakan milik Microsoft tidak menjelaskan secara rinci hubungannya dengan Teams, jadi untuk pertanyaan file Teams, periksa dokumentasi Teams. Yang disebutkan di sana adalah bahwa membuat grup Microsoft 365 juga membuat situs tim.

Kesalahan umum

• Melampirkan file dalam email. Tautan ke file di SharePoint menghindari kekacauan versi.
• Menyimpan file ke desktop dan "mengunggah nanti". Buka dan sunting di pustaka atau di folder yang disinkronkan.
• Menjadikan semuanya publik. Periksa jenis tautan sebelum Anda menyalinnya.
• Membuat struktur folder yang dalam. Jaga struktur tetap dangkal dan gunakan tampilan.
• Menggunakan check-out untuk file sehari-hari. Cara ini menghalangi co-authoring.
• Tidak menanyakan siapa pemilik situs. Saat ada yang rusak, Anda memerlukan pemiliknya.

Topik terkait untuk dijelajahi

• Membuat situs SharePoint. Pilih situs tim atau situs komunikasi, atur bahasanya, dan tambahkan pemilik.
• Membuat folder di SharePoint. Gunakan + Baru dan Folder, dan pelajari kapan tampilan lebih baik.
• Menghapus dan memulihkan situs. Situs yang dihapus disimpan selama 93 hari dan hanya admin yang dapat memulihkannya.
• Sinkronkan ke PC Anda. Aplikasi sinkronisasi OneDrive menempatkan pustaka di File Explorer.
• Temukan file yang dibagikan kepada semua orang. Berbagi berlebihan adalah masalah tata kelola yang umum. Pelajari cara menemukan file yang dibagikan kepada semua orang sebelum Anda membagikannya secara luas.

Langkah berikutnya

Buka satu situs SharePoint yang Anda gunakan, unggah satu file, buka di browser, dan bagikan melalui tautan kepada seorang rekan. Kemudian periksa Riwayat Versi pada file tersebut. Setelah latihan ini, Anda mengetahui cara menggunakan SharePoint untuk dasar-dasarnya: mengunggah, menyunting bersama, membagikan, dan memulihkan.