SharePoint 사용법: 사이트와 파일을 위한 입문 가이드

By Mirko Peters · 2026-11-12

SharePoint를 처음 쓰는 분을 위한 안내입니다. SharePoint의 용도, 사이트·라이브러리·목록의 관계, 업로드부터 공유까지 처음 해볼 열 가지 작업을 정리했습니다.

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SharePoint는 어떤 기기에서든 정보를 안전하게 저장하고, 정리하고, 공유하고, 액세스할 수 있는 공간이며, Microsoft 365의 앱 시작 관리자에서 열 수 있습니다. 입문자가 SharePoint를 사용하려면 네 가지를 알아야 합니다. 사이트는 컨테이너이고, 문서 라이브러리는 파일을 보관하며, 목록은 구조화된 데이터를 담고, 권한은 누가 무엇을 볼 수 있는지 결정합니다. 이 글은 SharePoint 사이트 링크를 방금 받았고 그다음에 무엇을 해야 할지 궁금한 분, 그리고 별다른 설명 없이 "SharePoint에 올려 달라"는 요청을 받은 분을 위한 것입니다. Microsoft가 기본으로 꼽는 주요 개념과 열 가지 작업을 차례로 살펴보겠습니다.

핵심 포인트

• SharePoint는 어떤 기기에서든 정보를 안전하게 저장하고, 정리하고, 공유하고, 액세스할 수 있는 공간입니다. Microsoft 365의 앱 시작 관리자에서 열 수 있습니다.
• 사이트는 컨테이너입니다. 문서 라이브러리는 파일을 보관하고, 목록은 데이터를 담으며, 페이지와 뉴스 게시물은 사람들에게 정보를 전달합니다.
• 파일은 라이브러리로 끌어다 놓거나 업로드를 선택해 올릴 수 있습니다. 문서는 Office 웹 버전에서 열리며 여러 사람이 동시에 편집할 수 있습니다.
• 문서는 줄임표 메뉴에서 공유를 선택해 공유하고, 버전 기록을 통해 이전 버전을 계속 사용할 수 있습니다.
• 권한은 누가 무엇을 볼 수 있는지 제어합니다. 파일은 라이브러리와 폴더로 관리하고, SharePoint 파일 링크로 충분한 경우에는 첨부 파일을 보내지 마십시오.

SharePoint의 용도

Microsoft의 소개에 따르면 SharePoint로 인트라넷 사이트를 구축하고 페이지, 문서 라이브러리, 목록을 만들 수 있습니다. 웹 파트를 추가해 콘텐츠를 사용자 지정하고, 뉴스와 업데이트를 표시하며, 회사 전체에서 사이트, 파일, 사람을 찾고 팔로우할 수 있습니다. 또한 파일을 동기화해 사람들이 함께 작업할 수 있습니다. SharePoint 시작하기 페이지에서는 웹 브라우저만 있으면 충분하며 SharePoint 모바일 앱도 제공된다고 설명합니다.

일상 업무에서는 이런 모습입니다. 부서에는 계약서용 라이브러리, 템플릿용 라이브러리, 그리고 담당자별 역할을 적은 페이지가 있는 팀 사이트가 있습니다. 회사에는 뉴스를 전하는 커뮤니케이션 사이트가 있습니다. 브라우저에서 이 사이트들을 열고 파일을 끌어다 놓으며, 첨부 파일 대신 링크를 공유합니다. 대부분의 사용자에게 SharePoint는 대체로 이 정도입니다.

기본 구성 요소

• 사이트. 사이트는 다른 모든 것을 담는 컨테이너입니다. SharePoint 시작 페이지에서 사이트를 만들 수 있습니다. Outlook 또는 Microsoft 365에서 Microsoft 365 그룹을 만들면 팀 사이트도 함께 만들어집니다.
• 문서 라이브러리. 라이브러리는 파일을 업로드하고, 열고, 공유하는 곳입니다. Microsoft는 라이브러리를 팀 구성원과 함께 파일을 업로드, 만들기, 업데이트하고 공동 작업할 수 있는 사이트 내 위치로 정의합니다. 팀 사이트에는 기본적으로 문서 라이브러리가 포함되어 있습니다.
• 목록. 목록은 작업 추적기나 문제 로그처럼 구조화된 데이터를 담습니다. Microsoft 365에서는 사이트 안의 + 새로 만들기에서 목록이나 라이브러리를 추가할 수 있습니다.
• 페이지와 뉴스. 페이지는 사이트의 목적을 사람들에게 알려 줍니다. 뉴스 게시물은 조직 구성원에게 정보를 공유합니다. Microsoft 365에서는 뉴스 게시물 만들기를 선택하십시오.
• 권한. Microsoft는 SharePoint에서 권한이 핵심이라고 설명합니다. 사이트, 목록, 라이브러리에 대한 액세스가 권한을 통해 제어되기 때문입니다.

SharePoint 개요에서는 이러한 구성 요소가 테넌트 안에서 어떻게 맞물리는지 보여 줍니다.

SharePoint를 열고 사이트 찾기

1. Microsoft 365에 로그인합니다.
2. 앱 시작 관리자 또는 상단 표시줄에서 SharePoint 또는 사이트를 선택합니다. 보이지 않으면 추가 앱을 확인합니다.
3. 시작 페이지에서 팔로우하는 사이트와 최근 사이트를 확인합니다. 새로 만들거나 가입한 사이트가 여기에 표시됩니다.
4. 검색 상자를 사용하여 사이트, 파일 또는 사용자를 찾습니다.

SharePoint 타일이 없다면 구독에 SharePoint가 포함되지 않았거나 관리자가 할당하지 않았을 수 있습니다. 다른 방법을 시도하기 전에 Microsoft 365 관리자에게 문의하십시오.

처음 해볼 만한 10가지 작업

Microsoft의 "시작" 페이지에는 할 수 있는 10가지 작업이 나열되어 있습니다. 첫 주 계획으로 삼기에 좋습니다.

1. 파일 업로드. 문서 라이브러리에 파일을 끌어다 놓거나 업로드를 선택합니다. 이 페이지에서는 Microsoft Edge에서 폴더 업로드도 지원한다고 설명합니다.
2. 문서 열기. 문서는 Microsoft 365 웹 버전에서 열립니다. 설치된 데스크톱 앱에서 편집할 수도 있습니다.
3. 공동 작성. 여러 사용자가 같은 문서를 동시에 편집할 수 있습니다. 현재 편집 중인 사용자 수는 오른쪽 상단에 표시됩니다.
4. 문서 공유. 문서 옆의 줄임표(...)를 선택한 다음 공유를 선택합니다.
5. 사이트 공유. 사이트 권한과 구성원 추가를 사용합니다.
6. 팀 사이트 만들기. SharePoint 시작 페이지에서 시작하거나 Microsoft 365 그룹을 만듭니다.
7. 목록 또는 라이브러리 추가. 사이트 내에서 + 새로 만들기를 선택합니다.
8. 이전 버전 보관. 버전 기록을 사용하여 이전 버전을 보거나 복원합니다.
9. 검색. 검색 상자를 사용합니다.
10. 소식 공유. 소식 게시물 만들기로 새 소식을 게시합니다.

처음 네 가지는 첫 시간 안에 해보십시오. 5번부터 7번까지는 사이트 소유자를 위한 작업입니다. 8번부터 10번은 잘못된 편집이나 파일 분실을 겪은 뒤에 찾아보게 될 항목입니다.

라이브러리에서 파일 작업하기

대부분의 초보자는 매일 라이브러리에서 작업하므로 잘 익혀 두십시오. Microsoft의 문서 라이브러리란 무엇인가요? 페이지에서는 파일, 폴더 또는 링크를 추가, 편집, 삭제할 수 있고, 문서를 공동 작성하고 다운로드할 수 있으며, 새 폴더와 문서를 만들고, 파일을 끌어다 놓고, 목록, 간단히, 타일 보기 사이를 전환하고, 사용자 지정 보기를 저장할 수 있다고 설명합니다. 또한 열 추가 및 표시할 열 선택, 속성, 최근 활동, 파일 공유 대상을 확인할 수 있는 세부 정보 창 열기, 맨 위에 고정을 사용한 파일 강조도 가능합니다.

중요한 습관은 다음과 같습니다.

• 첨부하지 말고 링크를 공유하십시오. SharePoint 링크를 공유하면 모든 사용자가 최신 버전을 볼 수 있습니다.
• 폴더는 필요한 만큼만 사용하십시오. 수준이 많을수록 경로가 길어집니다. 폴더, 열 또는 보기를 언제 사용해야 하는지는 SharePoint 문서 라이브러리 개요와 폴더 관련 문서에서 자세히 설명합니다.
• 공유 문서에는 버전 관리를 켜십시오. Microsoft의 라이브러리 소개에서는 라이브러리가 이전 버전을 추적, 저장, 복원할 수 있다고 설명하며, 공동 작성을 하는 팀에는 최소한 주 버전 관리를 권장합니다. 그래야 실수 후에도 이전 내용을 복원할 수 있습니다.
• 꼭 필요하지 않다면 체크 아웃을 피하십시오. 체크 아웃은 파일을 체크 인할 때까지 한 사용자에게 독점 편집 권한을 줍니다. 이는 공동 작성을 막으므로, Microsoft는 민감하거나 엄격하게 추적해야 하는 문서에만 사용할 것을 권장합니다.
• 알림을 사용하십시오. 알림, RSS 피드, 문서 팔로우를 통해 변경 사항을 알 수 있습니다.

공유 및 권한

기본적으로 권한은 사이트에서 상속됩니다. 민감한 콘텐츠를 보호하기 위해 라이브러리나 문서에 고유한 권한을 할당할 수 있습니다. 폴더를 공유하려면 원형 아이콘을 선택하고 공유를 선택한 다음 특정 사용자와 공유 또는 링크 복사를 선택합니다. Microsoft는 필요하지 않은 한 모든 사용자 링크를 피하라고 권장하며, 관리자가 일부 링크 옵션을 비활성화해 두었을 수도 있습니다.

초보자에게 좋은 원칙은 이렇습니다. 작업을 수행하는 데 필요한 가장 작은 단위를, 가장 적은 사람과 공유하고, 민감한 내용을 보내기 전에 누가 액세스할 수 있는지 확인하는 것입니다. 세부 정보 창에서 파일이 누구와 공유되어 있는지 확인할 수 있습니다.

컴퓨터에서 작업하기

모든 사람이 브라우저를 좋아하는 것은 아닙니다. SharePoint에는 파일 탐색기에서 작업하는 두 가지 방법이 있으며, Microsoft는 그 차이를 설명합니다. 동기화는 항상 최신 상태로 유지되고 언제든지 사용할 수 있는 로컬 복사본을 유지합니다. 탐색기에서 열기는 일회성 작업입니다. 라이브러리 간에 파일을 이동하거나 복사하려면 다음으로 복사 또는 다음으로 이동을 사용하십시오.

동기화하려면 라이브러리를 열고 줄임표(...)를 선택한 다음 동기화를 선택합니다. 사용할 수 있는 경우 Microsoft는 대신 OneDrive의 바로 가기를 사용할 것을 권장합니다. 바로 가기는 모든 장치에서 작동하며 동기화 단추보다 성능이 더 좋기 때문입니다. 자세한 내용은 OneDrive 동기화 방법에 대한 가이드를 참조하십시오.

SharePoint, Teams, OneDrive: 각각의 역할

세 가지를 혼동하는 경우가 많습니다. Microsoft 페이지의 내용에 맞춰 간단히 정리하면 다음과 같습니다. SharePoint는 팀과 조직을 위한 사이트, 라이브러리, 목록을 보관합니다. 직장 또는 학교용 OneDrive는 개인 파일을 저장하는 공간이며, OneDrive 동기화 앱을 사용하면 SharePoint 라이브러리를 PC로 가져올 수 있습니다. Microsoft의 시작 페이지에서는 Teams와의 연결을 자세히 설명하지 않으므로, Teams 파일에 관한 질문은 Teams 설명서를 확인하십시오. 다만 Microsoft 365 그룹을 만들면 팀 사이트도 함께 만들어진다는 점은 명시되어 있습니다.

흔한 실수

• 파일을 이메일로 첨부하기. SharePoint의 파일 링크를 보내면 버전이 뒤섞이는 혼란을 피할 수 있습니다.
• 파일을 데스크톱에 저장하고 "나중에 업로드하기". 라이브러리나 동기화된 폴더에서 바로 열고 편집하십시오.
• 모든 것을 공개하기. 링크를 복사하기 전에 링크 유형을 확인하십시오.
• 폴더 구조를 깊게 만들기. 구조는 얕게 유지하고 보기를 활용하십시오.
• 일상적인 파일에 체크 아웃 사용하기. 공동 작성을 차단하게 됩니다.
• 사이트 소유자가 누구인지 확인하지 않기. 문제가 생겼을 때는 소유자가 필요합니다.

함께 살펴볼 관련 주제

• SharePoint 사이트 만들기. 팀 사이트 또는 커뮤니케이션 사이트를 선택하고, 언어를 설정하고, 소유자를 추가하십시오.
• SharePoint에서 폴더 만들기. + 새로 만들기와 폴더를 사용하고, 보기가 더 나은 경우를 알아보십시오.
• 사이트 삭제 및 복원하기. 삭제된 사이트는 93일 동안 보관되며, 관리자만 복원할 수 있습니다.
• PC와 동기화하기. OneDrive 동기화 앱을 사용하면 라이브러리가 파일 탐색기에 표시됩니다.
• 모든 사용자와 공유된 파일 찾기. 과도한 공유는 흔한 거버넌스 문제입니다. 널리 공유하기 전에 모든 사용자와 공유된 파일을 찾는 방법을 알아보십시오.

다음 단계

사용 중인 SharePoint 사이트 하나를 열고 파일 하나를 업로드한 다음, 브라우저에서 열어 동료에게 링크로 공유해 보십시오. 그리고 해당 파일의 버전 기록을 확인하십시오. 이 연습을 마치면 업로드, 공동 편집, 공유, 복원 등 SharePoint의 기본 사용법을 익히게 됩니다.