Come usare SharePoint: guida per principianti a siti e file

By Mirko Peters · 2026-11-12

Come usare SharePoint da principiante: a cosa serve, come si relazionano siti, raccolte documenti ed elenchi e le dieci attività iniziali, dal caricamento alla condivisione.

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SharePoint è un luogo sicuro in cui archiviare, organizzare, condividere e accedere alle informazioni da qualsiasi dispositivo, e lo apri dal programma di avvio app di Microsoft 365. Per usare SharePoint da principiante devi conoscere quattro cose: un sito è il contenitore, una raccolta documenti contiene i tuoi file, un elenco contiene dati strutturati e le autorizzazioni decidono chi può vedere cosa. Questo articolo è pensato per chi ha appena ricevuto il collegamento a un sito SharePoint e vuole sapere cosa farne, e per chi si sente dire di "metterlo su SharePoint" senza un briefing. Passerai in rassegna i concetti principali e le dieci attività che Microsoft elenca come basi.

Punti chiave

• SharePoint è un luogo sicuro in cui archiviare, organizzare, condividere e accedere alle informazioni da qualsiasi dispositivo. Lo apri dal programma di avvio app di Microsoft 365.
• Un sito è il contenitore. Le raccolte documenti contengono i file, gli elenchi contengono i dati, mentre pagine e notizie trasmettono le informazioni alle persone.
• Carica i file trascinandoli in una raccolta oppure selezionando Carica. I documenti si aprono nella versione web di Office e più persone possono modificarli contemporaneamente.
• Condividi un documento dal menu con i puntini di sospensione selezionando Condividi, e mantieni le versioni precedenti disponibili tramite Cronologia versioni.
• Le autorizzazioni controllano chi vede cosa. Usa raccolte e cartelle per i file, e non inviare allegati quando basta un collegamento al file di SharePoint.

A cosa serve SharePoint

L'introduzione di Microsoft spiega che con SharePoint puoi creare siti intranet e pagine, raccolte documenti ed elenchi. Puoi aggiungere web part per personalizzare i contenuti, mostrare notizie e aggiornamenti, trovare e seguire siti, file e persone in tutta l'azienda, e sincronizzare i file per lavorare insieme. La pagina Get started with SharePoint indica che basta un browser web, ed è disponibile anche un'app mobile di SharePoint.

Ecco come suona nel lavoro di tutti i giorni. Il tuo reparto ha un sito di team con una raccolta per i contratti, un'altra per i modelli e una pagina che indica chi fa cosa. L'azienda ha un sito di comunicazione con le notizie. Li apri nel browser, trascini dentro i file e condividi un collegamento invece di un allegato. Per la maggior parte delle persone, è questo gran parte di SharePoint.

I building block

• Siti. Un sito è il contenitore di tutto il resto. Puoi creare un sito dalla pagina iniziale di SharePoint. Creare un gruppo di Microsoft 365 in Outlook o in Microsoft 365 crea anche un sito di team.
• Raccolte documenti. Le raccolte sono il punto in cui carichi, apri e condividi i file. Microsoft definisce una raccolta come una posizione di un sito in cui puoi caricare, creare, aggiornare e collaborare sui file con i membri del team. I siti di team includono per impostazione predefinita una raccolta Documenti.
• Elenchi. Un elenco contiene dati strutturati, come un registro delle attività o un registro dei problemi. In Microsoft 365 aggiungi un elenco o una raccolta da + Nuovo all'interno di un sito.
• Pagine e notizie. Una pagina spiega a cosa serve il sito. Un post di notizie condivide informazioni con l'organizzazione. In Microsoft 365 seleziona Crea post di notizie.
• Autorizzazioni. Microsoft definisce le autorizzazioni elemento centrale di SharePoint, perché l'accesso a siti, elenchi e raccolte viene controllato attraverso di esse.

La nostra panoramica su SharePoint mostra come questi elementi si inseriscono in un tenant.

Apri SharePoint e trova il tuo sito

1. Accedi a Microsoft 365.
2. Seleziona SharePoint o Siti nel selettore app o nella barra superiore. Se non lo vedi, controlla Altre app.
3. Nella pagina iniziale trovi i siti che segui e quelli usati di recente. Un nuovo sito che crei o a cui ti unisci compare lì.
4. Usa la casella Cerca per trovare un sito, un file o una persona.

Se la riquadro di SharePoint non è presente, il tuo abbonamento potrebbe non includere SharePoint, oppure l'amministratore non te l'ha assegnato. Chiedi all'amministratore di Microsoft 365 prima di provare altro.

Dieci primi passi

La pagina «Introduzione» di Microsoft elenca dieci operazioni che puoi fare. Sono un buon piano per la prima settimana.

1. Carica file. In una raccolta documenti, trascina i file oppure seleziona Carica. La pagina indica che anche Microsoft Edge supporta il caricamento di cartelle.
2. Apri i documenti. Si aprono in Microsoft 365 per il web. Puoi anche modificarli in un'applicazione desktop installata.
3. Crea in collaborazione. Più persone possono modificare lo stesso documento contemporaneamente. Il numero di editor attuali compare in alto a destra.
4. Condividi un documento. Seleziona i puntini di sospensione (...) accanto al documento e poi Condividi.
5. Condividi un sito. Usa Autorizzazioni sito e Aggiungi membri.
6. Crea un sito di team. Parti dalla pagina iniziale di SharePoint oppure crea un gruppo di Microsoft 365.
7. Aggiungi un elenco o una raccolta. Seleziona + Nuovo all'interno di un sito.
8. Conserva le versioni precedenti. Usa Cronologia versioni per vedere o ripristinare le versioni precedenti.
9. Cerca. Usa la casella Cerca.
10. Condividi notizie. Pubblica una notizia con Crea post di notizie.

Completa i primi quattro nella prima ora. Gli elementi da cinque a sette sono per i proprietari del sito. Gli elementi da otto a dieci ti serviranno dopo che avrai subito una modifica sbagliata o la perdita di un file.

Lavorare con i file in una raccolta

La maggior parte dei principianti lavora in una raccolta ogni giorno, quindi impara bene a usarla. La pagina di Microsoft Che cos'è una raccolta documenti? spiega che puoi aggiungere, modificare ed eliminare file, cartelle o collegamenti, creare in collaborazione e scaricare documenti, creare nuove cartelle e documenti, trascinare file, passare dalle visualizzazioni Elenco, Compatta e Riquadri e salvare una visualizzazione personalizzata. Puoi anche aggiungere colonne e scegliere quali visualizzare, aprire il riquadro dei dettagli per vedere proprietà, attività recenti e con chi è condiviso un file, e usare Fissa in alto per mettere in evidenza i file.

Le abitudini che contano:

• Condividi un collegamento, non allegare. Condividi il collegamento di SharePoint e tutti vedranno l'ultima versione.
• Usa le cartelle con moderazione. Più livelli ci sono, più lungo è il percorso. La nostra panoramica sulle raccolte documenti di SharePoint e l'articolo sulle cartelle spiegano quando usare una cartella, una colonna o una visualizzazione.
• Attiva il controllo delle versioni per i documenti condivisi. L'introduzione di Microsoft alle raccolte spiega che possono tenere traccia, archiviare e ripristinare le versioni precedenti, e consiglia almeno il controllo delle versioni principali per i team che lavorano in collaborazione, così da poter recuperare i contenuti precedenti dopo un errore.
• Evita il check-out, se non è necessario. Il check-out concede a una sola persona il diritto esclusivo di modifica fino al check-in del file. Questo impedisce la modifica in collaborazione, quindi Microsoft lo consiglia solo per documenti sensibili o monitorati con attenzione.
• Usa gli avvisi. Avvisi, feed RSS e il monitoraggio dei documenti ti notificano le modifiche.

Condivisione e autorizzazioni

Per impostazione predefinita, le autorizzazioni sono ereditate dal sito. Puoi assegnare autorizzazioni specifiche a una raccolta o a un documento per proteggere i contenuti riservati. Per condividere una cartella, seleziona la sua icona a cerchio, seleziona Condividi e scegli Condividi con persone specifiche oppure Copia collegamento. Microsoft consiglia di evitare i collegamenti Chiunque, se non sono necessari, e il tuo amministratore potrebbe disattivare alcune opzioni di collegamento.

Una buona regola per iniziare: condividi la cosa più piccola che svolge il lavoro, con il minor numero di persone possibile, e controlla chi ha accesso prima di inviare qualsiasi contenuto riservato. Il riquadro dei dettagli mostra con chi è condiviso un file.

Lavorare sul computer

Non a tutti piace il browser. SharePoint offre due modi per lavorare da Esplora file, e Microsoft ne spiega la differenza. La sincronizzazione mantiene una copia locale sempre aggiornata e disponibile in qualsiasi momento. Apri in Esplora è un'operazione una tantum. Per spostare o copiare file tra raccolte, usa Copia in o Sposta in.

Per la sincronizzazione, apri la raccolta, seleziona i puntini di sospensione (...) e scegli Sincronizza. Quando disponibile, Microsoft consiglia invece un collegamento in OneDrive, perché funziona su tutti i tuoi dispositivi e offre prestazioni migliori del pulsante Sincronizza. Se vuoi i dettagli, leggi la nostra guida su come sincronizzare OneDrive.

SharePoint, Teams e OneDrive: chi fa cosa

Questi tre servizi vengono spesso confusi. In breve, limitandosi a quanto dicono le pagine di Microsoft: SharePoint ospita siti, raccolte e elenchi per team e organizzazioni. OneDrive per il lavoro o la scuola è il luogo dei tuoi file personali, e l'app di sincronizzazione di OneDrive può portare le raccolte di SharePoint sul tuo PC. La pagina Introduzione di Microsoft non descrive in dettaglio il collegamento con Teams, quindi per le domande sui file di Teams consulta la documentazione di Teams. Ciò che invece indica è che la creazione di un gruppo di Microsoft 365 crea anche un sito di team.

Errori comuni

• Allegare file alle email. Il collegamento al file in SharePoint evita il caos delle versioni.
• Salvare i file sul desktop e "caricarli dopo". Apri e modifica nella raccolta o in una cartella sincronizzata.
• Rendere tutto pubblico. Controlla il tipo di collegamento prima di copiarlo.
• Creare strutture di cartelle molto profonde. Mantieni la struttura poco annidata e usa le visualizzazioni.
• Usare il check-out per i file di uso quotidiano. Blocca la creazione condivisa dei contenuti.
• Non chiedere chi è il proprietario del sito. Quando qualcosa non funziona, ti serve il proprietario.

Argomenti correlati da esplorare

• Crea un sito SharePoint. Scegli un sito di team o un sito di comunicazione, imposta la lingua e aggiungi i proprietari.
• Crea una cartella in SharePoint. Usa + Nuovo e Cartella, e scopri quando una visualizzazione è più adatta.
• Elimina e ripristina un sito. I siti eliminati vengono conservati per 93 giorni e solo gli amministratori possono ripristinarli.
• Sincronizza con il PC. L'app di sincronizzazione di OneDrive inserisce le raccolte in Esplora file.
• Trova i file condivisi con tutti. La condivisione eccessiva è un comune problema di governance. Scopri come trovare i file condivisi con tutti prima di condividerli ampiamente.

Prossimo passo

Apri un sito SharePoint che usi, carica un file, aprilo nel browser e condividilo tramite collegamento con un collega. Poi controlla la Cronologia versioni di quel file. Dopo questo esercizio saprai usare SharePoint per le operazioni di base: caricare, modificare insieme, condividere e ripristinare.