Comment utiliser SharePoint : guide pour débutants sur les sites et les fichiers

Par Mirko Peters · 2026-11-12

Comment utiliser SharePoint quand on débute : à quoi il sert, comment les sites, les bibliothèques et les listes s’articulent et les dix premières tâches, du téléversement au partage.

Traduit automatiquement par IA à partir de l'article original. Lire l'original en anglais

SharePoint est un espace sécurisé pour stocker, organiser, partager et consulter des informations depuis n’importe quel appareil, et vous y accédez depuis le lanceur d’applications de Microsoft 365. Pour utiliser SharePoint quand on débute, il faut connaître quatre notions : un site est le conteneur, une bibliothèque de documents contient vos fichiers, une liste contient des données structurées, et les autorisations déterminent qui peut voir quoi. Cet article s’adresse à ceux qui viennent de recevoir le lien d’un site SharePoint et veulent savoir quoi en faire, ainsi qu’à ceux à qui l’on demande de « le mettre sur SharePoint » sans aucune explication. Vous parcourrez les concepts principaux et les dix tâches que Microsoft présente comme les bases.

Points clés

• SharePoint est un espace sécurisé pour stocker, organiser, partager et consulter des informations depuis n’importe quel appareil. Vous y accédez depuis le lanceur d’applications de Microsoft 365.
• Un site est le conteneur. Les bibliothèques de documents contiennent les fichiers, les listes contiennent les données, et les pages et les actualités transmettent les informations aux personnes.
• Téléversez des fichiers en les glissant-déposant dans une bibliothèque ou en sélectionnant Charger. Les documents s’ouvrent dans la version web d’Office, et plusieurs personnes peuvent les modifier en même temps.
• Partagez un document depuis le menu des points de suspension avec Partager, et conservez les versions précédentes grâce à l’Historique des versions.
• Les autorisations contrôlent qui voit quoi. Utilisez des bibliothèques et des dossiers pour les fichiers, et n’envoyez pas de pièces jointes lorsqu’un lien vers le fichier SharePoint suffit.

À quoi sert SharePoint

La présentation d’introduction de Microsoft indique que SharePoint permet de créer des sites intranet ainsi que des pages, des bibliothèques de documents et des listes. Vous pouvez ajouter des composants WebPart pour personnaliser le contenu, afficher les actualités et les mises à jour, rechercher et suivre des sites, des fichiers et des personnes dans toute l’entreprise, et synchroniser les fichiers pour travailler ensemble. La page Get started with SharePoint précise qu’un navigateur web suffit, et qu’une application mobile SharePoint est également disponible.

Voici à quoi cela ressemble au quotidien. Votre service dispose d’un site d’équipe avec une bibliothèque pour les contrats, une autre pour les modèles, et une page qui indique qui fait quoi. L’entreprise possède un site de communication avec des actualités. Vous les ouvrez dans le navigateur, y glissez vos fichiers et partagez un lien plutôt qu’une pièce jointe. C’est, pour la plupart des gens, l’essentiel de SharePoint.

Les briques de base

• Sites. Un site est le conteneur de tout le reste. Vous pouvez créer un site depuis la page d’accueil de SharePoint. La création d’un groupe Microsoft 365 dans Outlook ou dans Microsoft 365 crée également un site d’équipe.
• Bibliothèques de documents. Les bibliothèques sont l’endroit où vous téléversez, ouvrez et partagez des fichiers. Microsoft définit une bibliothèque comme un emplacement d’un site où vous pouvez téléverser, créer, mettre à jour des fichiers et collaborer sur ceux-ci avec les membres de l’équipe. Les sites d’équipe incluent par défaut une bibliothèque Documents.
• Listes. Une liste contient des données structurées, comme un suivi des tâches ou un journal des incidents. Dans Microsoft 365, vous ajoutez une liste ou une bibliothèque depuis + Nouveau au sein d’un site.
• Pages et actualités. Une page indique aux personnes à quoi sert le site. Une actualité partage une information avec votre organisation. Dans Microsoft 365, sélectionnez Créer une actualité.
• Autorisations. Microsoft considère les autorisations comme un élément central de SharePoint, car l’accès aux sites, aux listes et aux bibliothèques est contrôlé par leur intermédiaire.

Notre présentation de SharePoint montre comment ces éléments s’articulent au sein d’un locataire.

Ouvrir SharePoint et trouver votre site

1. Connectez-vous à Microsoft 365.
2. Sélectionnez SharePoint ou Sites dans le lanceur d’applications ou dans la barre supérieure. Si vous ne le voyez pas, consultez Plus d’applications.
3. Sur la page d’accueil, consultez les sites que vous suivez et les sites récents. Un nouveau site que vous créez ou rejoignez y apparaît.
4. Utilisez la zone Rechercher pour trouver un site, un fichier ou une personne.

Si la vignette SharePoint est absente, votre abonnement n’inclut peut-être pas SharePoint, ou votre administrateur ne vous a pas attribué l’accès. Demandez à votre administrateur Microsoft 365 avant de tenter toute autre démarche.

Dix premières tâches

La page « Prise en main » de Microsoft répertorie dix actions réalisables. Elles constituent une bonne feuille de route pour la première semaine.

1. Importer des fichiers. Dans une bibliothèque de documents, faites glisser les fichiers ou sélectionnez Charger. La page indique que Microsoft Edge prend également en charge l’importation de dossiers.
2. Ouvrir des documents. Ils s’ouvrent dans Microsoft 365 pour le web. Vous pouvez également les modifier dans une application de bureau installée.
3. Coédition. Plusieurs personnes peuvent modifier le même document simultanément. Le nombre de éditeurs actuels s’affiche en haut à droite.
4. Partager un document. Sélectionnez les points de suspension (...) à côté de celui-ci, puis Partager.
5. Partager un site. Utilisez Autorisations du site puis Ajouter des membres.
6. Créer un site d’équipe. Partez de la page d’accueil de SharePoint, ou créez un groupe Microsoft 365.
7. Ajouter une liste ou une bibliothèque. Sélectionnez + Nouveau dans un site.
8. Conserver les versions précédentes. Utilisez Historique des versions pour consulter ou restaurer les versions antérieures.
9. Rechercher. Utilisez la zone Rechercher.
10. Partager des actualités. Publiez une actualité avec Créer une publication d’actualité.

Réalisez les quatre premières actions dans votre première heure. Les éléments cinq à sept concernent les propriétaires de sites. Les éléments huit à dix vous serviront après une modification erronée ou la perte d’un fichier.

Travailler avec les fichiers d’une bibliothèque

La plupart des débutants travaillent chaque jour dans une bibliothèque : il est donc essentiel de bien la maîtriser. La page de Microsoft Qu’est-ce qu’une bibliothèque de documents ? indique que vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des fichiers, dossiers ou liens, coéditer et télécharger des documents, créer de nouveaux dossiers et documents, glisser-déposer des fichiers, basculer entre les affichages Liste, Compact et Vignettes, et enregistrer une vue personnalisée. Vous pouvez aussi ajouter des colonnes et choisir celles à afficher, ouvrir le volet des détails pour consulter les propriétés, l’activité récente et les personnes avec qui un fichier est partagé, et utiliser Épingler en haut pour mettre des fichiers en évidence.

Les habitudes qui comptent :

• Partagez un lien, ne joignez pas le fichier. Partagez le lien SharePoint et chacun voit la dernière version.
• Utilisez les dossiers avec parcimonie. Plus il y a de niveaux, plus le chemin est long. Notre présentation des bibliothèques de documents SharePoint et l’article consacré aux dossiers expliquent quand utiliser un dossier, une colonne ou une vue.
• Activez la gestion des versions pour les documents partagés. La présentation des bibliothèques par Microsoft indique qu’elles peuvent suivre, stocker et restaurer les versions précédentes, et recommande au minimum la gestion des versions principales pour les équipes qui coéditent, afin de pouvoir restaurer un contenu antérieur après une erreur.
• Évitez l’extraction sauf si nécessaire. L’extraction accorde à une seule personne un droit de modification exclusif jusqu’à l’archivage du fichier. Elle empêche la coédition ; Microsoft ne la recommande donc que pour les documents sensibles ou faisant l’objet d’un suivi strict.
• Utilisez les alertes. Les alertes, les flux RSS et le suivi de documents vous informent des modifications.

Partage et autorisations

Les autorisations sont héritées du site par défaut. Vous pouvez attribuer des autorisations uniques à une bibliothèque ou à un document afin de protéger le contenu sensible. Pour partager un dossier, sélectionnez son icône de cercle, sélectionnez Partager, puis choisissez Partager avec des personnes spécifiques ou Copier le lien. Microsoft recommande d’éviter les liens Tout le monde sauf en cas de nécessité, et votre administrateur peut désactiver certaines options de lien.

Une bonne règle pour débuter : partagez le plus petit élément qui fait le travail, avec le moins de personnes possible, et vérifiez qui y a accès avant d’envoyer un contenu sensible. Le volet des détails indique avec qui un fichier est partagé.

Travailler depuis votre ordinateur

Tout le monde n’apprécie pas le navigateur. SharePoint propose deux façons de travailler depuis l’Explorateur de fichiers, et Microsoft en explique la différence. La synchronisation conserve une copie locale à jour, disponible à tout moment. Ouvrir dans l’Explorateur est une opération ponctuelle. Pour déplacer ou copier des fichiers entre des bibliothèques, utilisez Copier vers ou Déplacer vers.

Pour la synchronisation, ouvrez la bibliothèque, sélectionnez les points de suspension (...) et choisissez Synchroniser. Microsoft recommande plutôt un raccourci dans OneDrive lorsqu’il est disponible, car un raccourci fonctionne sur tous vos appareils et offre de meilleures performances que le bouton Synchroniser. Consultez notre guide sur la façon de synchroniser OneDrive si vous souhaitez plus de détails.

SharePoint, Teams et OneDrive : qui fait quoi

On confond souvent les trois. En bref, en nous limitant à ce que disent les pages de Microsoft : SharePoint héberge les sites, les bibliothèques et les listes destinés aux équipes et aux organisations. OneDrive Entreprise est l’espace de vos fichiers, et l’application de synchronisation OneDrive permet d’afficher les bibliothèques SharePoint sur votre PC. La page Mise en route de Microsoft ne décrit pas en détail la connexion à Teams ; pour les questions relatives aux fichiers Teams, consultez donc la documentation de Teams. Elle indique en revanche que la création d’un groupe Microsoft 365 crée également un site d’équipe.

Erreurs courantes

• Envoyer les fichiers en pièce jointe. Le lien vers le fichier dans SharePoint évite le chaos des versions.
• Enregistrer les fichiers sur le bureau et « les téléverser plus tard ». Ouvrez et modifiez-les directement dans la bibliothèque ou dans un dossier synchronisé.
• Tout rendre public. Vérifiez le type de lien avant de le copier.
• Créer des arborescences de dossiers profondes. Gardez une structure peu profonde et utilisez des vues.
• Utiliser l’extraction pour les fichiers courants. Elle bloque la co-création.
• Ne pas demander qui est propriétaire du site. Lorsque quelque chose ne fonctionne plus, vous avez besoin du propriétaire.

Sujets connexes à explorer

• Créer un site SharePoint. Choisissez un site d’équipe ou un site de communication, définissez la langue et ajoutez des propriétaires.
• Créer un dossier dans SharePoint. Utilisez + Nouveau puis Dossier, et découvrez quand une vue est préférable.
• Supprimer et restaurer un site. Les sites supprimés sont conservés pendant 93 jours, et seuls les administrateurs peuvent les restaurer.
• Synchroniser avec votre PC. L’application de synchronisation OneDrive place les bibliothèques dans l’Explorateur de fichiers.
• Rechercher les fichiers partagés avec tout le monde. Le surpartage est un problème de gouvernance courant. Apprenez à repérer les fichiers partagés avec tout le monde avant de les diffuser largement.

Prochaine étape

Ouvrez un site SharePoint que vous utilisez, téléversez un fichier, ouvrez-le dans le navigateur et partagez-le par lien avec un collègue. Ensuite, vérifiez l’Historique des versions de ce fichier. Après cet exercice, vous saurez utiliser SharePoint pour les bases : téléverser, co-créer, partager et restaurer.