Cómo usar SharePoint: guía para principiantes sobre sitios y archivos

Por Mirko Peters · 2026-11-12

Cómo usar SharePoint siendo principiante: para qué sirve, cómo encajan los sitios, las bibliotecas y las listas, y las diez primeras tareas, desde subir un archivo hasta compartirlo.

Traducido automáticamente con IA a partir de la publicación original. Lee el original en inglés

SharePoint es un lugar seguro para almacenar, organizar, compartir y acceder a la información desde cualquier dispositivo, y se abre desde el selector de aplicaciones de Microsoft 365. Para usar SharePoint siendo principiante, necesitas conocer cuatro cosas: un sitio es el contenedor, una biblioteca de documentos guarda tus archivos, una lista almacena datos estructurados y los permisos deciden quién puede ver qué. Este artículo está pensado para quienes acaban de recibir un enlace a un sitio de SharePoint y quieren saber qué hacer con él, y también para quienes les piden que «lo pongan en SharePoint» sin ninguna explicación previa. Repasarás los conceptos principales y las diez tareas que Microsoft enumera como básicas.

Puntos clave

• SharePoint es un lugar seguro para almacenar, organizar, compartir y acceder a la información desde cualquier dispositivo. Se abre desde el selector de aplicaciones de Microsoft 365.
• Un sitio es el contenedor. Las bibliotecas de documentos guardan archivos, las listas guardan datos, y las páginas y las publicaciones de noticias transmiten información a las personas.
• Sube archivos arrastrándolos a una biblioteca o seleccionando Cargar. Los documentos se abren en la versión web de Office y varias personas pueden editarlos al mismo tiempo.
• Comparte un documento desde el menú de puntos suspensivos con Compartir, y conserva las versiones anteriores mediante el Historial de versiones.
• Los permisos controlan quién ve qué. Usa bibliotecas y carpetas para los archivos, y no envíes datos adjuntos cuando un vínculo al archivo de SharePoint sea suficiente.

Para qué se usa SharePoint

La introducción de Microsoft indica que puedes usar SharePoint para crear sitios de intranet y crear páginas, bibliotecas de documentos y listas. Puedes añadir elementos web para personalizar el contenido, mostrar noticias y novedades, buscar y seguir sitios, archivos y personas de toda tu empresa, y sincronizar archivos para que las personas trabajen juntas. La página Get started with SharePoint indica que basta con un navegador web, y también hay disponible una aplicación móvil de SharePoint.

Así suena esto en el trabajo diario. Tu departamento tiene un sitio de equipo con una biblioteca para contratos, otra biblioteca para plantillas y una página que indica quién hace qué. La empresa tiene un sitio de comunicación con noticias. Los abres en el navegador, arrastras archivos y compartes un vínculo en lugar de un adjunto. Eso es la mayor parte de SharePoint para la mayoría de las personas.

Los elementos básicos

• Sitios. Un sitio es el contenedor de todo lo demás. Puedes crear un sitio desde la página de inicio de SharePoint. Crear un grupo de Microsoft 365 en Outlook o en Microsoft 365 también crea un sitio de equipo.
• Bibliotecas de documentos. Las bibliotecas son donde subes, abres y compartes archivos. Microsoft define una biblioteca como una ubicación de un sitio donde puedes cargar, crear, actualizar y colaborar en archivos con los miembros del equipo. Los sitios de equipo incluyen de forma predeterminada una biblioteca Documentos.
• Listas. Una lista almacena datos estructurados, como un registro de tareas o un registro de incidencias. En Microsoft 365, añade una lista o una biblioteca desde + Nuevo dentro de un sitio.
• Páginas y noticias. Una página indica para qué sirve el sitio. Una publicación de noticias comparte información con tu organización. En Microsoft 365, selecciona Crear publicación de noticias.
• Permisos. Microsoft considera que los permisos son fundamentales en SharePoint, porque a través de ellos se controla el acceso a los sitios, las listas y las bibliotecas.

Nuestra visión general de SharePoint muestra cómo encajan estas partes en un inquilino.

Abre SharePoint y busca tu sitio

1. Inicia sesión en Microsoft 365.
2. Selecciona SharePoint o Sitios en el selector de aplicaciones o en la barra superior. Si no lo ves, revisa Más aplicaciones.
3. En la página de inicio, consulta los sitios que sigues y los sitios recientes. Un sitio nuevo que creas o al que te unes aparece ahí.
4. Usa el cuadro Buscar para encontrar un sitio, un archivo o una persona.

Si no aparece el icono de SharePoint, es posible que tu suscripción no incluya SharePoint o que tu administrador no te lo haya asignado. Consulta con tu administrador de Microsoft 365 antes de probar cualquier otra cosa.

Diez primeras tareas

La página "Introducción" de Microsoft enumera diez acciones que puedes realizar. Constituyen un buen plan para tu primera semana.

1. Cargar archivos. En una biblioteca de documentos, arrastra los archivos o selecciona Cargar. La página indica que Microsoft Edge también admite la carga de carpetas.
2. Abrir documentos. Se abren en Microsoft 365 para la web. También puedes editarlos en una aplicación de escritorio instalada.
3. Coautoría. Varias personas pueden editar el mismo documento al mismo tiempo. El número de editores actuales aparece en la parte superior derecha.
4. Compartir un documento. Selecciona los puntos suspensivos (...) junto al documento y, después, Compartir.
5. Compartir un sitio. Usa Permisos del sitio y Agregar miembros.
6. Crear un sitio de equipo. Empieza desde la página de inicio de SharePoint o crea un grupo de Microsoft 365.
7. Agregar una lista o biblioteca. Selecciona + Nuevo dentro de un sitio.
8. Conservar versiones anteriores. Usa Historial de versiones para ver o restaurar versiones anteriores.
9. Buscar. Usa el cuadro Buscar.
10. Compartir novedades. Publica una noticia con Crear publicación de noticias.

Haz las cuatro primeras en tu primera hora. Los elementos del cinco al siete son para los propietarios del sitio. Los elementos del ocho al diez los necesitarás cuando una edición incorrecta o un archivo perdido te haya pasado factura.

Trabajar con archivos en una biblioteca

La mayoría de los principiantes trabajan a diario en una biblioteca, así que conviene dominarla. La página de Microsoft ¿Qué es una biblioteca de documentos? explica que puedes agregar, editar y eliminar archivos, carpetas o vínculos, escribir en coautoría y descargar documentos, crear nuevas carpetas y documentos, arrastrar y soltar archivos, cambiar entre las vistas Lista, Compacta y Mosaicos, y guardar una vista personalizada. También puedes agregar columnas y elegir cuáles se muestran, abrir el panel de detalles para ver propiedades, la actividad reciente y con quién se comparte un archivo, y usar Fijar arriba para destacar archivos.

Los hábitos que importan:

• Comparte el vínculo, no lo adjuntes. Comparte el vínculo de SharePoint y todos verán la versión más reciente.
• Usa las carpetas con moderación. Cuantos más niveles, más larga es la ruta. Nuestra visión general de bibliotecas de documentos de SharePoint y el artículo sobre carpetas explican cuándo usar una carpeta, una columna o una vista.
• Activa el control de versiones en los documentos compartidos. La introducción de Microsoft a las bibliotecas indica que estas pueden realizar un seguimiento, almacenar y restaurar versiones anteriores, y recomienda al menos el control de versiones principal para los equipos que escriben en coautoría, de modo que el contenido anterior pueda recuperarse tras un error.
• Evita el registro de salida salvo que sea necesario. El registro de salida da a una sola persona derechos de edición exclusivos hasta que el archivo se registra de nuevo. Eso impide la coautoría, por lo que Microsoft solo lo recomienda para documentos sensibles o con un seguimiento estricto.
• Usa las alertas. Las alertas, las fuentes RSS y el seguimiento de documentos te notifican los cambios.

Uso compartido y permisos

Los permisos se heredan del sitio de forma predeterminada. Puedes asignar permisos únicos a una biblioteca o a un documento para proteger el contenido sensible. Para compartir una carpeta, selecciona su icono de círculo, selecciona Compartir y elige Compartir con personas específicas o Copiar vínculo. Microsoft recomienda evitar los vínculos de Cualquiera salvo que sea necesario, y es posible que tu administrador deshabilite algunas opciones de vínculo.

Una buena regla para principiantes: comparte lo mínimo que sirva para el trabajo, con el menor número de personas posible, y comprueba quién tiene acceso antes de enviar cualquier cosa sensible. El panel de detalles muestra con quién se ha compartido un archivo.

Trabajar desde tu equipo

No a todo el mundo le gusta trabajar en el navegador. SharePoint ofrece dos formas de trabajar desde el Explorador de archivos, y Microsoft explica la diferencia. La sincronización mantiene una copia local que se actualiza y está disponible en todo momento. Abrir en el Explorador es una operación puntual. Para mover o copiar archivos entre bibliotecas, usa Copiar a o Mover a.

Para sincronizar, abre la biblioteca, selecciona los puntos suspensivos (...) y elige Sincronizar. Microsoft recomienda, cuando está disponible, usar en su lugar un acceso directo en OneDrive, porque funciona en todos tus dispositivos y rinde mejor que el botón Sincronizar. Si quieres los detalles, lee nuestra guía sobre cómo sincronizar OneDrive.

SharePoint, Teams y OneDrive: quién hace qué

Mucha gente confunde los tres. Una versión breve, ceñida a lo que dicen las páginas de Microsoft: SharePoint aloja sitios, bibliotecas y listas para equipos y organizaciones. OneDrive para el trabajo o la escuela es el lugar para tus archivos, y la aplicación de sincronización de OneDrive puede llevar las bibliotecas de SharePoint a tu PC. La página Introducción de Microsoft no describe en detalle la conexión con Teams, así que para preguntas sobre archivos de Teams, consulta la documentación de Teams. Lo que sí indica es que al crear un grupo de Microsoft 365 también se crea un sitio de equipo.

Errores comunes

• Enviar archivos adjuntos por correo. El vínculo al archivo en SharePoint evita el caos de versiones.
• Guardar archivos en el escritorio y "subirlos más tarde". Ábrelos y edítalos en la biblioteca o en una carpeta sincronizada.
• Hacer todo público. Comprueba el tipo de vínculo antes de copiarlo.
• Crear árboles de carpetas muy profundos. Mantén la estructura poco profunda y usa vistas.
• Usar el registro de salida para los archivos del día a día. Bloquea la coedición.
• No preguntar quién es el propietario del sitio. Cuando algo falla, necesitas al propietario.

Temas relacionados para explorar

• Crear un sitio de SharePoint. Elige un sitio de equipo o un sitio de comunicación, define el idioma y añade propietarios.
• Crear una carpeta en SharePoint. Usa + Nuevo y Carpeta, y aprende cuándo es mejor una vista.
• Eliminar y restaurar un sitio. Los sitios eliminados se conservan durante 93 días y solo los administradores pueden restaurarlos.
• Sincronizar con tu PC. La aplicación de sincronización de OneDrive pone las bibliotecas en el Explorador de archivos.
• Buscar archivos compartidos con todos. Compartir en exceso es un problema habitual de gobierno. Aprende a encontrar los archivos compartidos con todos antes de compartir ampliamente.

Siguiente paso

Abre un sitio de SharePoint que uses, sube un archivo, ábrelo en el navegador y compártelo por vínculo con un compañero. Después, revisa el Historial de versiones de ese archivo. Tras este ejercicio sabrás usar SharePoint para lo básico: subir, editar en conjunto, compartir y restaurar.