Как пользоваться SharePoint: руководство для начинающих по сайтам и файлам

By Mirko Peters · 2026-11-12

Как начинающему пользоваться SharePoint: для чего он нужен, как связаны сайты, библиотеки и списки, и десять первых задач от загрузки файла до предоставления доступа.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

SharePoint — это безопасное место для хранения, упорядочивания, совместного использования и доступа к информации с любого устройства, открыть его можно из меню приложений в Microsoft 365. Чтобы начать работать с SharePoint, нужно понимать четыре вещи: сайт — это контейнер, библиотека документов хранит ваши файлы, список содержит структурированные данные, а разрешения определяют, кто что может видеть. Эта статья адресована тем, кому только что прислали ссылку на сайт SharePoint и кто хочет понять, что с ним делать, а также тем, кому предложили «положить это в SharePoint» без всякого инструктажа. Здесь разобраны основные понятия и десять задач, которые Microsoft относит к базовым.

Ключевые выводы

• SharePoint — это безопасное место для хранения, упорядочивания, совместного использования и доступа к информации с любого устройства. Открыть его можно из меню приложений в Microsoft 365.
• Сайт — это контейнер. Библиотеки документов хранят файлы, списки хранят данные, а страницы и новостные публикации доносят информацию до людей.
• Загружайте файлы, перетаскивая их в библиотеку или выбирая «Отправить». Документы открываются в веб-версии Office, и несколько человек могут редактировать их одновременно.
• Чтобы поделиться документом, откройте меню «…» и выберите «Поделиться», а предыдущие версии сохраняются в журнале версий.
• Разрешения определяют, кто что видит. Для файлов используйте библиотеки и папки, и не отправляйте вложения там, где достаточно ссылки на файл в SharePoint.

Для чего используется SharePoint

Во введении Microsoft сказано, что с помощью SharePoint можно создавать интранет-сайты, а также страницы, библиотеки документов и списки. Можно добавлять веб-части для настройки содержимого, показывать новости и обновления, находить и отслеживать сайты, файлы и людей во всей компании, а также синхронизировать файлы для совместной работы. На странице Get started with SharePoint указано, что для работы достаточно веб-браузера, а также доступно мобильное приложение SharePoint.

Вот как это выглядит в повседневной работе. У вашего отдела есть командный сайт с библиотекой для договоров, другой библиотекой для шаблонов и страницей, на которой написано, кто за что отвечает. У компании есть сайт связи с новостями. Вы открываете их в браузере, перетаскиваете туда файлы и отправляете ссылку вместо вложения. Для большинства людей это и есть основная часть работы с SharePoint.

Основные элементы

• Сайты. Сайт — это контейнер для всего остального. Создать сайт можно на начальной странице SharePoint. Создание группы Microsoft 365 в Outlook или Microsoft 365 также создаёт командный сайт.
• Библиотеки документов. В библиотеках вы отправляете, открываете и распространяете файлы. Microsoft определяет библиотеку как расположение на сайте, где можно отправлять, создавать и обновлять файлы и работать над ними вместе с членами команды. По умолчанию на командных сайтах есть библиотека «Документы».
• Списки. Список хранит структурированные данные, например трекер задач или журнал проблем. В Microsoft 365 добавить список или библиотеку можно через + Создать внутри сайта.
• Страницы и новости. Страница рассказывает людям, для чего нужен сайт. Новостная публикация делится информацией с организацией. В Microsoft 365 выберите Создать новостную публикацию.
• Разрешения. Microsoft называет разрешения ключевым элементом SharePoint, поскольку через них контролируется доступ к сайтам, спискам и библиотекам.

Наш обзор SharePoint показывает, как эти элементы связаны между собой в клиенте.

Откройте SharePoint и найдите свой сайт

1. Войдите в Microsoft 365.
2. Выберите SharePoint или Сайты в средстве запуска приложений или на верхней панели. Если вы его не видите, проверьте Дополнительные приложения.
3. На начальной странице посмотрите сайты, на которые вы подписаны, и недавно использованные сайты. Новый сайт, который вы создадите или к которому присоединитесь, появится там.
4. Используйте поле Поиск, чтобы найти сайт, файл или человека.

Если плитка SharePoint отсутствует, возможно, ваша подписка не включает SharePoint или администратор не назначил вам эту службу. Прежде чем предпринимать что-либо еще, обратитесь к администратору Microsoft 365.

Десять первых задач

На странице Microsoft «Начало работы» перечислены десять действий, которые можно выполнить. Они хорошо подходят в качестве плана на первую неделю.

1. Загрузка файлов. В библиотеке документов перетащите файлы или выберите Отправить. На странице указано, что Microsoft Edge также поддерживает загрузку папок.
2. Открытие документов. Они открываются в Microsoft 365 для Интернета. Редактировать их можно и в установленном настольном приложении.
3. Совместная работа. Несколько человек могут одновременно редактировать один документ. Количество текущих редакторов отображается в правом верхнем углу.
4. Общий доступ к документу. Выберите многоточие (...) рядом с документом, а затем Поделиться.
5. Общий доступ к сайту. Используйте Разрешения сайта и Добавить участников.
6. Создание сайта группы. Начните со начальной страницы SharePoint или создайте группу Microsoft 365.
7. Добавление списка или библиотеки. Выберите + Создать внутри сайта.
8. Сохранение предыдущих версий. Используйте Журнал версий, чтобы просмотреть или восстановить более ранние версии.
9. Поиск. Используйте поле Поиск.
10. Публикация новостей. Опубликуйте новость с помощью Создать публикацию новости.

Первые четыре действия выполните в первый час работы. Пункты с пятого по седьмой предназначены для владельцев сайтов. К пунктам с восьмого по десятый вы обратитесь, когда столкнетесь с ошибочной правкой или потерянным файлом.

Работа с файлами в библиотеке

Большинство новичков ежедневно работают с библиотекой, поэтому освойте её хорошо. На странице Microsoft What is a document library? сказано, что можно добавлять, редактировать и удалять файлы, папки или ссылки, работать над документами совместно и загружать их, создавать новые папки и документы, перетаскивать файлы, переключаться между представлениями Список, Компактный и Плитки, а также сохранять пользовательское представление. Можно также добавлять столбцы и выбирать, какие из них отображать, открывать область сведений, чтобы увидеть свойства, недавние действия и то, с кем открыт доступ к файлу, и использовать Закрепить вверху, чтобы выделить файлы.

Важные привычки:

• Вставляйте ссылку, а не вложение. Поделитесь ссылкой SharePoint, и все увидят последнюю версию.
• Используйте папки умеренно. Чем больше уровней, тем длиннее путь. Наш обзор библиотек документов SharePoint и статья о папках объясняют, когда использовать папку, столбец или представление.
• Включайте управление версиями для общих документов. Введение Microsoft в библиотеки говорит, что библиотеки могут отслеживать, хранить и восстанавливать предыдущие версии, и рекомендует как минимум основное управление версиями для команд, работающих совместно, чтобы после ошибки можно было вернуть прежнее содержимое.
• Не используйте извлечение без необходимости. Извлечение дает одному человеку эксклюзивное право редактирования до возврата файла. Это исключает совместную работу, поэтому Microsoft рекомендует его только для конфиденциальных или строго контролируемых документов.
• Используйте оповещения. Оповещения, каналы RSS и подписка на документы сообщают вам об изменениях.

Общий доступ и разрешения

По умолчанию разрешения наследуются от сайта. Чтобы защитить конфиденциальное содержимое, вы можете назначить уникальные разрешения для библиотеки или документа. Чтобы поделиться папкой, выберите её значок в виде круга, нажмите Поделиться и выберите Поделиться с определёнными людьми или Копировать ссылку. Microsoft рекомендует без необходимости не использовать ссылки Все пользователи, а ваш администратор может сделать недоступными некоторые варианты ссылок.

Хорошее правило для начинающих: делитесь минимальным объёмом, который решает задачу, с как можно меньшим числом людей, и перед отправкой конфиденциальных материалов проверяйте, у кого есть доступ. Панель сведений показывает, с кем был открыт доступ к файлу.

Работа с компьютера

Не всем нравится работать в браузере. SharePoint предлагает два способа работы с файлами через «Проводник», и Microsoft объясняет разницу между ними. Синхронизация сохраняет локальную копию, которая постоянно обновляется и доступна в любое время. Открыть в Проводнике — это разовая операция. Чтобы переместить или скопировать файлы между библиотеками, используйте Копировать в или Переместить в.

Для синхронизации откройте библиотеку, нажмите многоточие (...) и выберите Синхронизировать. Microsoft рекомендует, когда это возможно, использовать ярлык в OneDrive, поскольку ярлык работает на всех ваших устройствах и быстрее кнопки «Синхронизировать». Если вам нужны подробности, прочитайте наше руководство по синхронизации OneDrive.

SharePoint, Teams и OneDrive: кто за что отвечает

Эти три сервиса часто путают. Коротко, строго по тому, что написано на страницах Microsoft: SharePoint хранит сайты, библиотеки и списки для команд и организаций. OneDrive для работы или учёбы — это место для ваших личных файлов, а приложение синхронизации OneDrive может подключать библиотеки SharePoint к вашему компьютеру. На странице Microsoft «Начало работы» связь с Teams подробно не описана, поэтому по вопросам о файлах в Teams обращайтесь к документации Teams. Однако там сказано, что при создании группы Microsoft 365 также создаётся сайт команды.

Распространённые ошибки

• Отправка файлов вложениями. Ссылка на файл в SharePoint позволяет избежать хаоса с версиями.
• Сохранение файлов на рабочий стол и «загрузка позже». Открывайте и редактируйте файлы в библиотеке или в синхронизированной папке.
• Публикация всего в открытый доступ. Проверяйте тип ссылки, прежде чем её копировать.
• Создание глубоких дерев папок. Держите структуру неглубокой и используйте представления.
• Использование извлечения для повседневных файлов. Оно блокирует совместное редактирование.
• Незнание того, кто владеет сайтом. Когда что-то ломается, нужен владелец.

Смежные темы для изучения

• Создание сайта SharePoint. Выберите сайт группы или сайт коммуникации, задайте язык и назначьте владельцев.
• Создание папки в SharePoint. Используйте + Создать и Папка, а также узнайте, когда лучше подходит представление.
• Удаление и восстановление сайта. Удалённые сайты хранятся 93 дня, и восстановить их могут только администраторы.
• Синхронизация с компьютером. Приложение синхронизации OneDrive размещает библиотеки в «Проводнике».
• Поиск файлов, открытых для всех. Чрезмерный общий доступ — распространённая проблема управления. Научитесь находить файлы, доступные всем, прежде чем широко делиться.

Следующий шаг

Откройте один используемый вами сайт SharePoint, загрузите один файл, откройте его в браузере и поделитесь ссылкой с коллегой. Затем проверьте Журнал версий этого файла. После этого упражнения вы будете знать, как использовать SharePoint для основных задач: загрузка, совместное редактирование, общий доступ и восстановление.