Microsoft Teams Sprawl 거버넌스

By Mirko Peters · 2025-11-21 · Updated 2026-07-22

Microsoft Graph, Power Platform, Power BI로 Microsoft Teams 수명 주기 거버넌스를 자동화하고 사용하지 않거나 관리되지 않는 팀을 줄이는 방법을 알아봅니다.

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새 팀을 만드는 일이 간단하기 때문에 Microsoft Teams Sprawl 문제가 생깁니다. 팀에 관한 규칙은 문제가 발생한 뒤에야 마련되는 경우가 많습니다. 워크스페이스에 사용하지 않는 팀이나 중복된 팀이 쌓여 복잡해질 수 있습니다. Teams를 다루는 일이 어수선하거나 관리하기 어렵게 느껴지는지 생각해 보십시오. > Power Platform, Graph API, Power BI를 활용한 자동화는 문제를 나중에 수습하는 대신 미리 막는 데 도움이 됩니다.

핵심 요약

• Microsoft Teams sprawl은 사람들이 너무 많은 팀을 만들 때 발생합니다. 명확한 소유자가 없으면 상황이 복잡해지고 혼란스러워집니다.

• Power Apps로 정해진 요청 체계를 운영하면 큰 도움이 됩니다. 새로 만드는 모든 팀에는 명확한 목적과 지정된 소유자가 있어야 합니다.

• Power Automate와 Graph API 같은 자동화 도구는 팀 생성을 더 쉽게 만들어 줍니다. 규칙을 설정하고 사람이 저지르는 실수를 막아 줍니다.

• 사용하지 않는 팀을 확인하고 소유자에게 알림을 보내면 환경을 깔끔하게 유지할 수 있습니다. 이는 sprawl이 생기는 것을 막는 데 도움이 됩니다.

• Power BI 대시보드로 팀 활동과 규칙 준수 여부를 확인할 수 있습니다. 팀 상태를 점검하고 거버넌스에 관해 더 나은 결정을 내릴 수도 있습니다.

Microsoft Teams Sprawl이 발생하는 이유

셀프 서비스 생성과 통제 부족

Microsoft Teams에서는 새 팀을 만들기가 쉽습니다. 몇 번만 클릭하면 됩니다. 이 덕분에 프로젝트를 빠르게 시작할 수 있습니다. 하지만 이것이 Microsoft Teams Sprawl의 원인이 되기도 합니다. 누구나 팀을 만들 수 있으면 공간이 많아집니다. 일부 팀은 명확한 소유자나 목적이 없습니다. 팀은 빠르게 늘어나고, 워크스페이스에 빈 그룹이나 중복된 그룹이 보이기도 합니다. 아래 표는 기업 IT 연구에서 확인된 sprawl의 주요 원인을 정리한 것입니다.

정책의 한계와 소유자 책임

이름 규칙을 설정하거나 팀 수를 제한하는 정책을 마련할 수 있습니다. 하지만 이런 규칙은 대개 너무 늦게 적용됩니다. 규칙만으로는 필요 없는 팀을 만드는 것을 막을 수 없습니다. 소유자가 해야 할 일을 잊어버리거나 회사를 떠날 수도 있습니다. 그러면 팀을 관리할 사람이 없어집니다. 문제가 드러난 뒤가 아니라 처음부터 강력한 규칙이 필요합니다. 한 연구에서는 다음과 같이 말합니다.

Microsoft Entra Workload Identities와 Zero Trust 모델을 사용하면 사람이 아닌 주체도 사람과 같은 규칙을 따르게 됩니다. 이를 통해 agent sprawl을 막고 보안을 유지할 수 있습니다.

통제되지 않은 Sprawl의 위험

Microsoft Teams Sprawl을 통제하지 않으면 실제 위험이 따릅니다. 규정이 엄격한 환경에서는 특히 큰 문제가 됩니다. 데이터 보안, 법규 준수, 일상 업무에서 어려움을 겪을 수 있습니다. 아래 표는 알려진 위험 몇 가지를 보여 줍니다.

Microsoft Teams Sprawl은 단순히 어수선한 문제가 아닙니다. 비용을 늘리고, 규칙 위반을 일으키며, 사람을 위험에 빠뜨릴 수도 있습니다. 규모가 커지기 전에 sprawl을 막아야 합니다.

Teams 거버넌스를 위한 자동화 청사진

Power Apps로 표준화된 팀 요청

요청 시스템을 사용하면 Microsoft Teams Sprawl을 막을 수 있습니다. Power Apps로 팀을 만들기 전에 팀 정보를 수집하는 양식을 만들 수 있습니다. 사용자에게 팀의 목적, 부서, 민감도, 게스트 액세스, 보존 요구 사항을 묻습니다. 또한 모든 팀에 소유자가 최소 두 명 있도록 합니다. 이렇게 하면 각 팀이 명확한 목표와 책임자를 갖추고 시작할 수 있습니다.

팁: 요청 양식을 사용하면 사용자가 팀을 만들기 전에 생각해 볼 수 있습니다. 또한 향후 점검과 보고서에 필요한 중요한 데이터를 수집할 수 있습니다.

요청 양식에는 다음과 같은 필드를 포함할 수 있습니다:

Power Automate와 Graph API를 통한 승인 및 생성

사용자가 요청을 보내면 Power Automate가 이어받습니다. 승인 요청을 보내는 흐름을 설정합니다. 관리자나 보안 팀이 요청을 검토하여 승인 또는 거절할 수 있습니다. Power Automate는 이름이 같은 팀이 있는지 확인하고 모든 필드가 입력되었는지도 점검합니다.

요청이 승인되면 Power Automate가 Microsoft Graph API를 사용해 팀을 만듭니다. API는 템플릿, 이름 지정 규칙, 개인 정보 보호 설정, 게스트 규칙을 적용합니다. 표준 채널과 탭도 팀에 추가합니다. 또한 소유자가 해야 할 일을 안내하는 환영 메시지를 보냅니다.

참고: 자동화는 수작업을 줄이고 실수를 낮춥니다. 팀을 더 빠르게 만들고 더 나은 제어를 할 수 있습니다.

간단한 흐름은 다음과 같습니다:

1. 사용자가 Power Apps에서 요청서를 작성합니다.

2. Power Automate가 같은 이름이 있는지와 필요한 정보가 있는지 확인합니다.

3. 승인자가 요청을 검토하고 승인합니다.

4. Graph API가 모든 설정과 정보를 적용해 팀을 만듭니다.

5. 소유자가 다음 단계를 안내하는 환영 메시지를 받습니다.

메타데이터, 템플릿 및 소유권 시행

팀을 만들 때 안전하고 체계적으로 관리하려면 강력한 규칙이 필요합니다. 메타데이터와 템플릿을 사용하면 더 나은 제어가 가능합니다. 사용자가 항목을 빠르게 찾을 수 있도록 이름, 폴더, 태그에 대한 규칙을 설정합니다. 또한 상황이 바뀔 때 소유자가 중요한 필드를 업데이트하도록 합니다.

• 좋은 거버넌스에는 명확한 목표, 버전 관리, 변경 기록이 있습니다. 이를 통해 모든 사람이 무슨 일이 일어나고 있는지, 누가 책임자인지 파악할 수 있습니다.

• 같은 템플릿과 태그를 사용하면 팀이 데이터를 더 빠르게 찾아 활용할 수 있습니다. 시간을 절약하고 혼란도 줄어듭니다.

• 정기적인 점검과 규칙은 사용되지 않는 필드나 누락된 정보로 인한 문제를 막아 줍니다. 이를 통해 시스템이 계속 잘 작동합니다.

• 모든 계획에는 답변 속도 향상이나 위험 감소처럼 측정 가능한 목표가 있어야 합니다.

• 목표를 문서로 정리하고 몇 달마다 점검하여 방향을 잃지 않도록 합니다.

또한 누가 무엇을 할 수 있는지에 대한 합리적인 규칙도 필요합니다. 역할을 자주 점검하고 소유자가 될 수 있는 사람을 제한합니다. 이렇게 하면 시스템을 안전하게 유지하고 문제를 예방할 수 있습니다.

참고: 메타데이터에는 소유자가 필요합니다. 소유자는 비즈니스가 바뀜에 따라 필드를 설정하고, 유지하고, 업데이트해야 합니다. 이는 좋은 거버넌스에 매우 중요합니다.

처음부터 이러한 규칙을 적용하면 Microsoft Teams Sprawl이 시작되기 전에 막을 수 있습니다. 안전하고 회사와 함께 성장할 수 있는 시스템을 구축하게 됩니다.

수명 주기 자동화 구성 요소

비활성 감지 및 소유자 알림

활동이 없는 팀을 확인하여 Teams를 건강하게 관리할 수 있습니다. 자동화 도구는 여러 날 동안 게시물, 파일 변경, 모임이 없는 팀을 찾습니다. 팀이 조용하면 소유자에게 메시지가 전송됩니다. 메시지는 팀이 여전히 필요한지, 보관해야 하는지, 새 소유자가 필요한지 묻습니다. 이는 Microsoft Teams Sprawl을 막고 환경을 깔끔하게 유지하는 데 도움이 됩니다.

팁: 소유자 알림은 명확한 선택지가 있을 때 가장 효과적입니다. 소유자는 한 번의 클릭으로 갱신, 보관 또는 다른 사람에게 팀 넘기기를 선택할 수 있습니다.

주요 수명 주기 자동화 구성 요소를 정리한 표는 다음과 같습니다:

자동 보관 및 삭제

사용되지 않는 팀은 자동화로 보관하거나 삭제할 수 있습니다. 소유자에게 메시지를 보냈는데도 팀이 계속 활동하지 않으면 자동화가 해당 팀을 보관합니다. 일정 기간이 지나도 아무도 응답하지 않으면 시스템이 팀을 삭제합니다. 이 방식은 데이터 보존 규칙을 따르며 파일을 안전하게 지킵니다.

예외 처리 및 규정 준수

일부 팀은 특별한 관리가 필요합니다. 특정 시즌, 규칙 또는 책임자가 있는 팀은 데이터를 더 오래 보관하거나 엄격한 규칙을 따라야 할 수 있습니다. 자동화를 활용하여 이러한 요구 사항을 충족할 수 있습니다. 회사 규칙을 따르고 파일에 레이블을 지정하며 GDPR이나 HIPAA 같은 법규를 준수합니다. 자동화는 점검을 위해 누가 파일을 열람하거나 변경하거나 삭제했는지 추적하는 데도 도움이 됩니다.

• 직원에게 자주 교육하여 모두가 규칙을 알도록 하십시오.

• 팀을 지속적으로 감시하고 점검하여 문제를 조기에 발견하십시오.

• 보고서를 활용하여 모든 사람이 진행 상황을 확인할 수 있도록 하십시오.

• 규칙을 매년 점검하고 필요하면 변경하십시오.

이러한 활동을 수행하는 조직은 95% 이상의 비율로 기한 내에 규칙을 준수하며, 지연되는 보고도 더 적습니다. 수명 주기 관리에 자동화를 활용하면 시간을 절약하고 위험을 줄일 수 있습니다.

보고 및 지속적인 개선

Power BI 수명 주기 대시보드

Power BI 대시보드를 사용하면 Teams의 변화를 한눈에 파악할 수 있습니다. 활성, 유휴, 삭제된 팀이 각각 몇 개인지 확인할 수 있으며, 이를 통해 팀이 건강하게 운영되고 있는지 알 수 있습니다. Power BI는 주요 수치를 추적하고 문제를 조기에 발견하도록 도와줍니다. Teams 거버넌스를 관리하는 데 다른 도구를 함께 활용할 수도 있습니다.

규정 준수 추적 및 불필요한 활동 줄이기

Teams를 안전하게 운영하려면 여러 수치를 지속적으로 확인해야 합니다. Power BI를 사용하면 이러한 수치를 확인하고 더 나은 결정을 내릴 수 있습니다. 어떤 팀이 규칙을 잘 따르고 있으며 어떤 팀이 불필요한 활동을 만드는지 구분할 수 있습니다. 아래 표는 추적해야 할 주요 수치를 보여 줍니다.

이러한 수치는 규칙을 위반하거나 불필요한 항목을 만드는 팀을 찾는 데 도움이 됩니다. 이를 통해 Microsoft Teams 난립(Sprawl)을 줄이고 환경을 깔끔하게 유지할 수 있습니다.

인사이트를 활용한 거버넌스 개선

Power BI는 더 나은 규칙을 만드는 데 필요한 사실 기반 정보를 제공합니다. 실시간 데이터를 확인하고 신속하게 조치할 수 있습니다. 문제가 커지기 전에 미리 막을 수 있습니다. Power BI를 활용하면 무엇이 잘못될 수 있는지 예측하고 자동화로 대응할 수 있습니다. 회사의 모든 구성원이 필요한 사항을 이해할 수 있으며, 소유자는 자신의 역할을 명확히 알게 되고 목표도 분명하게 설정할 수 있습니다.

• 현재 무슨 일이 일어나고 있는지 더 정확히 파악할 수 있습니다.

• 주요 수치를 빠르게 확인하고 올바른 결정을 내릴 수 있습니다.

• 자동화를 활용하여 문제를 신속하게 해결할 수 있습니다.

• 각 수치마다 담당자를 지정하십시오.

• 변화에 대응할 수 있도록 시스템을 준비해 두십시오.

지속적인 개선이란 계속 점검하고 더 나아지도록 만드는 것을 의미합니다. 아래 차트는 여러 영역에서 팀이 어떻게 운영되는지 보여 줍니다.

대부분의 팀은 개선을 원하며 이러한 도구를 계속 사용하고자 합니다. 배운 내용을 활용하여 규칙과 자동화를 변경할 수 있습니다. 이를 통해 Teams를 건강하고 견고하게 유지할 수 있습니다.

지속 가능한 Teams 거버넌스를 위한 모범 사례

템플릿 및 소유자 정책

Teams 거버넌스는 템플릿과 명확한 소유자 규칙으로 단순하게 관리할 수 있습니다. 템플릿을 사용하면 모든 사용자가 같은 설정으로 작업하게 됩니다. 모든 팀이 같은 템플릿을 사용하면 규칙을 따르기도 쉽습니다. 이렇게 하면 팀을 점검하고 필요한 항목을 빠르게 찾을 수 있습니다. 소유자 규칙은 사용자가 무엇을 해야 하는지 알려 줍니다. 각 팀에 필요한 소유자 수와 그들의 역할을 정의하면 됩니다. 소유자가 자신의 역할을 알고 있으면 팀을 체계적으로 유지하고 협업도 원활해집니다.

• 같은 설정을 사용하면 워크스페이스가 공정하고 사용하기 쉬워집니다. * 팀 구성원의 참여가 늘고 규칙을 더 잘 따르게 됩니다. * 간단한 절차 덕분에 관리자는 사소한 일 대신 중요한 피드백에 집중할 수 있습니다. * 데이터를 활용하면 Teams에 대해 더 현명한 결정을 내릴 수 있습니다.

직접 셀프 서비스 생성 차단

새 Teams를 만들 수 있는 사용자를 정해야 합니다. 모든 사용자가 팀을 만들 수 있으면 빠르게 시작할 수 있고 참여자도 늘어납니다. 하지만 비슷한 팀이 많아지고 이름 규칙이 맞지 않는 문제도 생깁니다. IT 관리자만 팀을 만들 수 있게 하면 통제력이 높아지고 실수도 줄어듭니다. 그러나 작업이 느려지고 사용자의 불만이 커질 수 있습니다. 아래 표는 각 방식의 장단점을 정리한 것입니다.

간단한 작업은 자동화하고, 중요한 변경 사항은 사람이 검토하도록 하세요. AI를 활용하면 Teams를 더 빠르게 관리할 수 있지만, 중요한 사항은 여전히 사람이 확인해야 합니다.

감사 로깅과 KPI

감사 로그를 보면 Teams에서 어떤 일이 일어나는지 파악할 수 있습니다. 누가 언제 구성원을 추가했는지, 민감도 레이블을 적용했는지, 설정을 변경했는지, 역할을 업데이트했는지 확인할 수 있습니다. 이를 통해 Teams를 안전하게 유지하고 규칙 준수 여부도 점검할 수 있습니다. 아래 표는 로깅해야 할 주요 항목입니다.

규칙이 얼마나 효과적인지 확인하려면 KPI도 설정해야 합니다. 소유자가 2명인 팀의 수, 올바른 이름을 사용하는 팀의 수, 정리한 미사용 팀의 수를 추적하세요. Teams를 튼튼하게 유지하려면 규칙을 자주 점검하십시오.

팁: 규칙에 대한 계획을 세우고, 다양한 역할의 구성원으로 팀을 구성하며, 모든 결정을 기록해 두세요. Teams를 건강하게 유지하려면 자주 점검하는 것이 좋습니다.

자동화된 수명 주기 거버넌스를 사용하면 Microsoft Teams 난립 문제를 처음부터 끝까지 관리할 수 있습니다. Dentsu의 사례처럼 오래된 콘텐츠를 보관하고 스토리지 사용량을 줄이면 실질적인 이점을 얻을 수 있습니다. 또한 다운타임을 줄이고 비용도 절감할 수 있습니다. IT 팀은 더 큰 프로젝트에 집중할 수 있습니다. 먼저 데이터를 점검하고 보안 상태를 살펴보세요. 팀이 변화에 대비하도록 준비시키고, Power BI로 규칙을 자주 확인해 지속적으로 개선하십시오.

자주 묻는 질문

Microsoft Teams 난립이란 무엇인가요?

Microsoft Teams 난립은 팀이 지나치게 많아진 상태를 말합니다. 아무도 사용하지 않는 팀이나 중복된 팀이 보일 수 있습니다. 소유자가 없는 팀도 있습니다. 이런 상황은 워크스페이스를 어수선하고 사용하기 어렵게 만듭니다.

자동화는 Teams 난립을 어떻게 통제하나요?

자동화는 팀이 어떻게 사용되는지 분석합니다. 소유자에게 해당 팀에 대해 알려 주고, 사용되지 않는 팀을 보관하거나 삭제할 수도 있습니다. 이를 통해 시간을 절약하고 Teams를 깔끔하게 유지할 수 있습니다.

팀 요청에 Power Apps를 사용해야 하는 이유는 무엇인가요?

Power Apps를 사용하면 팀을 만들기 전에 필요한 정보를 미리 수집할 수 있습니다. 목표를 설정하고, 소유자를 지정하고, 보안 설정을 선택할 수 있습니다. 이를 통해 문제가 발생하기 전에 예방할 수 있습니다.

Teams 거버넌스를 위해 Power BI는 어떤 데이터를 보여 주나요?

Power BI에서는 팀이 어떻게 사용되고 있는지, 그리고 누가 팀을 소유하고 있는지 확인할 수 있습니다. 팀이 규칙을 따르고 있는지, 그리고 얼마나 많은 공간을 사용하는지도 보여줍니다. 도움이 필요한 팀을 찾아내고 변화를 지속적으로 살펴볼 수 있습니다.

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이 에피소드들은 이 글의 주제를 실제 아키텍처 및 도입 결정과 연결하는 데 도움이 됩니다.