M365Con 2027 – כנס אונליין חינמי · 11–22 Jan 2027 · 120 sessions→ m365con.net

בלוג · Mirko Peters

מבנה הניווט הגלובלי ב-Viva Connections

By · · Updated

תכנון ניווט גלובלי ב-Viva Connections עם ארכיטקטורת מידע ברורה, אתרי רכזת, מיקוד לפי קהל יעד, ממשל, שימושיות במובייל, חיפוש ובעלות עקבית.

Automatically translated with AI from the original post. Read the English original

▶ BLOGStructuring GlobalNavigation in Viva…M365.FM
Titelbild: Structuring Global Navigation in Viva Connections

המדריך הזה הוא ספר המשחק המעשי שלך להקמת ניווט גלובלי ב-Viva Connections, ישירות מתוך Microsoft 365 ו-SharePoint. נצלול לפרטים של תכנון, הגדרה, התאמה אישית וממשל, תוך שמירה על עין אחת על חוויית המשתמש ועל יעדים עסקיים. לא משנה אם אתם חדשים בתהליך או עמוקים בשיפוץ קיים, תמצאו כאן דברים שיעזרו לכם להפוך את הניווט לחכם יותר. עם הפיצ'רים החדשים שבידכם, תוכלו לשמור על מעורבות העובדים ולהפעיל את האינטרנט הפנימי שלכם בצורה חלקה יותר, ולעזור לכל משתמש למצוא במהירות את מה שהוא צריך.

תכנון אסטרטגיית הניווט הגלובלי שלכם ב-Viva Connections

הטריק המרכזי בניווט גלובלי יציב ב-Viva Connections? לא לקפוץ ישר להוספת קישורים. צריך אסטרטגיה, יישור קו וחזון שיחבר את הכול. לפני שנוגעים בהגדרות ב-SharePoint, כדאי לדעת איפה Viva Connections משתלב במקום העבודה הדיגיטלי שלכם, ואיך הוא תומך ביעדי חוויית העובדים הרחבים של הארגון.

חשיבה אסטרטגית אינה עניין של מילים גדולות. מדובר בוודא שמה שבונים מתאים לאנשים שלכם ולתוכניות שלכם. תכנון הניווט צריך לשקף את אתר הבית של SharePoint ואת מבנה האינטרנט הפנימי, כך שהמשתמשים יראו רק תוכן רלוונטי, בכל מקום שבו הם עובדים. הבסיס שתניחו עכשיו יאפשר צמיחה מדורגת: עדכונים קלים, משתמשים מרוצים ותחושה ארגונית מאוחדת יותר.

אל תשכחו שהניווט שלכם יכול לארח גם כלים ומשאבים מכלל חבילת Viva, ולא רק מ-SharePoint. קבעו יעדים ברורים כבר עכשיו, שימו לב לקישוריות בין המודולים, ותמיד חשבו על המסע היומיומי של האנשים שמשתמשים במרחבים הדיגיטליים שלכם. כשהרכיבים האלה במקומם, אתם בדרך להגדרה עמידה לעתיד עוד לפני שלחצתם על כפתור ה"הפעל".

הבנת Viva Connections ותפקידו בחוויית העובדים

Viva Connections הוא פתרון של Microsoft 365 שנועד להביא תוכן מותאם אישית, תקשורת ומשאבים למרחב אחד נגיש לכל עובד. זו כמו לובי דיגיטלי לארגון שלכם – התחנה הראשונה לחדשות, לאתרי צוותים ולכלים היומיומיים. הניווט הגלובלי הוא עוגן החוויה הזו, ומנחה את כולם אל יעדים מרכזיים כמו מדיניות משאבי אנוש, עזרה טכנית והעדכונים האחרונים, בלי כל הלחיצות המיותרות.

תוכנית Viva Connections אפקטיבית מגדירה יעדים ברורים להגברת המעורבות, להפיכת המידע לקל יותר לעיכול, ולחיבור בין אנשים מכל המחלקות. התוצאה? אנשים מוצאים מה שהם צריכים מהר יותר, מרגישים מעודכנים יותר, ויכולים להתעסק בדברים החשובים ברגע שהם נכנסים למערכת.

יישור הניווט הגלובלי עם האסטרטגיה של אתר SharePoint הגלובלי שלכם

כדי שהניווט הגלובלי יעבוד כפי שאתם רוצים, צריך ליישר אותו עם אתר הבית של SharePoint ועם תוכנית האינטרנט הפנימי שלכם. בחירת אתר הבית שלכם (אתר SharePoint הראשי שהוגדר ברמת הארגון) קובעת איפה יופיעו קישורי הניווט הראשיים ואיך המשתמשים נעים בין נכסים דיגיטליים שונים בארגון. אתרי רכזת מאחדים אתרי צוותים או תקשורת אחרים, כך שכולם נוחתים על ניווט עקבי ומוכר בכל מקום שאליו הם מגיעים.

זה לא עניין של בחירת דף נחיתה באקראי – מדובר ביצירת תצוגה אחידה אחת. כשהניווט הגלובלי שואב מהמקורות הנכונים, המשתמשים מקבלים "חלון אחד" לכלים ולמידע החשובים לעבודתם, בין אם הם במשרד הראשי ובין אם הם מתחברים מהבית.

שילוב Viva Insights ויצירת סביבת Viva מאוחדת

הכנסת Viva Insights ושאר מודולי Viva דרך הניווט הגלובלי מעלה את חוויית העובדים לרמה חדשה לגמרי. המשמעות היא שדברים כמו לוחות בקרה ללמידה, תזכורות לרווחה ונתוני ניתוח מועילים נמצאים במרחק לחיצה אחת מהצרכים היומיומיים. כך הופכים את הניווט ליותר מתפריט – הוא הופך לנקודת זינוק לכלי למידה, בריאות ופרודוקטיביות שעובדים יחד.

על ידי הטמעת מודולים כמו Viva Learning ו-Insights בניווט שלכם, אתם מקלים על העובדים להישאר מעודכנים, לרכוש מיומנויות חדשות ולעקוב אחר הרווחה האישית שלהם. ככל שהם משולבים טוב יותר בסביבת Viva שלכם, כך הארגון – וכל משתמש – מפיקים יותר ערך מכל כניסה למערכת.

הגדרה והתאמה של הניווט הגלובלי ב-SharePoint

אחרי שמיפיתם את האסטרטגיה, הגיע הזמן להגדרה הטכנית שמממשת את החזון. הגדרת ניווט גלובלי ב-SharePoint Online מתחילה בהפעלת תכונות בסרגל האפליקציות של SharePoint. משם תבחרו מאיפה יגיע תוכן הניווט – בדרך כלל אתר הבית של SharePoint – ותקבעו איך קישורי הניווט יהיו מאורגנים.

ההגדרה הראשונית היא נקודת ההתחלה. רצוי לוודא שהניווט גלוי, נקי וקל לתחזוקה לאורך זמן. משמעות הדבר היא הגדרת הרשאות, קביעת מקור אתר הבית, וסידור הקישורים החשובים ביותר מלכתחילה. אם אתם מתכננים להחליף ניווט מקומי או ניווט מבוסס אתרים, זה השלב שבו מכינים את המשתמשים למעבר לחוויה מאוחדת ויעילה יותר לכל הארגון.

הקפדה על היסודות האלה מעניקה לכולם – מצוות ה-IT ועד עובדי החזית – דרך אחידה אחת לעבור בין צוותים, כלים ומידע קריטי, וחוסכת לחיצות מיותרות ותפריטי ניווט כפולים. משם אפשר להתחיל להעמיק בהתאמה אישית של הניווט, כך שיתאים גם למותג וגם לאנשים.

הפעלת ניווט גלובלי בסרגל האפליקציות של SharePoint

  1. הגדירו את אתר הבית של SharePoint: היכנסו לcentre הניהול של SharePoint ובחרו את האתר הראשי שישמש כ"בית" הארגוני. זהו העוגן של הניווט הגלובלי.
  2. הפעילו את סרגל האפליקציות של SharePoint: במרכז הניהול, אתרו את ההגדרה להפעלת סרגל האפליקציות. לאחר ההפעלה, הוא מופיע בכל אתר SharePoint בדייר – במחשב ובנייד – ומאפשר למשתמשים גישה בלחיצה אחת לניווט הגלובלי, לאתרים ולחדשות.
  3. בדקו את הנראות למשתמש הקצה: וודאו שהמשתמשים רואים את סרגל האפליקציות באתרי SharePoint שלהם, ושהוא אינו מתנגש במיתוג מותאם אישית או בהגדרות קיימות. זה מפתח לחוויית ניווט חלקה לכולם.

הגדירו מקור לניווט הגלובלי והגדירו את אתר SharePoint שלכם

  1. בחרו את אתר הבית כמקור הניווט: השתמשו במרכז הניהול של SharePoint כדי להגדיר את האתר שבחרתם כבסיס לניווט הגלובלי. כך מובטחת חוויה אחידה ועקבית בכל האפליקציות והאתרים המחוברים.
  2. הגדירו קישורי ניווט: פתחו את הגדרות הניווט באתר הבית ובנו את מבנה הקישורים – הוסיפו, ערכו וסדרו מחדש קישורים, קבצו פריטים קשורים והשתמשו בתוויות שברורות למשתמשי הקצה.
  3. בדקו הרשאות: וודאו שרק מנהלים מהימנים יכולים לערוך את הניווט. פיקוח עקבי מבטיח שרק תוכן וקישורים שנבדקו יגיעו לתפריט הניווט הגלובלי.

שיטות עבודה מומלצות להסתרת הניווט הגלובלי והמקומי לחוויית משתמש יעילה יותר

  • צמצמו ניווט כפול: הסתירו תפריטים מקומיים מיותרים באתרים כדי שלא לבלבל את המשתמשים עם יותר מדי אפשרויות.
  • קדמו את הניווט הגלובלי: הפנו את המשתמשים לניווט הגלובלי הראשי לכל הקישורים החיוניים, כדי לצמצם עומס ולשפר את העקביות בין הדפים.
  • תקשרו שינויים בבירור: הודיעו למשתמשים מראש לפני שאתם משנים דברים, כדי שידעו איפה למצוא כלים ומידע חשובים.

התאמה אישית של חוויית הניווט הגלובלי ב-Viva Connections

עכשיו מגיע החלק היצירתי – התאמה אישית של הניווט הגלובלי למבנה הייחודי של הארגון שלכם ולאנשים בו. ניווט טוב לא רק מציב קישורים ברשימה; הוא משקף את המותג, מסדר את התוכן כך שיהיה הגיוני, ועוזר לכולם – מעובדים בשכר שעתי ועד להנהלה – להגיע למקום שהם צריכים בלי כאב ראש.

התאמה אישית היא הדרך לגרום לניווט הגלובלי להרגיש כמו של החברה שלכם. אולי תשתמשו בצבעים, באייקונים או בכותרות מדורים שמתאימים לצוות שלכם. או שאולי תקבצו מידע לפי מחלקה, אזור או תפקיד, כך שהמשתמשים יקבלו מלכתחילה את מה שחשוב להם ביותר. מקדו את ההתאמה האישית בתרחישי שימוש אמיתיים של משתמשים, תוך התחשבות באופן שבו אנשים שונים עובדים עם מקום העבודה הדיגיטלי שלהם מדי יום.

פריסה מחושבת הופכת את הניווט הגלובלי לא רק לפונקציונלי אלא גם למזמין – כך שאנשים אכן ישתמשו בו, במקום ללחוץ לאקראי. כשמצליחים בכך, הניווט הופך לכלי לשיפור פרודוקטיביות ולא רק לעוד סרגל תפריטים.

התאמה אישית של פריסת הלשוניות והמבנה הגלובליים

  1. ארגנו קטגוריות: קבצו קישורים קשורים תחת כותרות או קטגוריות ברורות, כדי שהמשתמשים לא יאבדו בים של אפשרויות אקראיות.
  2. סדרו מחדש את הקישורים הראשיים: השתמשו בתכונות גרירה ושחרור ב-SharePoint כדי להציב את היעדים הנפוצים ביותר בראש הניווט, כך שיהיה קל למצוא אותם.
  3. השתמשו באייקונים או בתוויות מותאמות אישית: הוסיפו אייקונים ממותגים או שמות ייחודיים – כמו "עזרת IT" או "מרכז משאבי אנוש" – שיעזרו למשתמשים לזהות במהירות מה שהם צריכים ולהכיר את האופי של החברה שלכם.

עיצוב חוויות ניווט בהתאמה לקהל היעד ולתרחישי השימוש

  • חשבו על תפקידים שונים של משתמשים: בנו את הקישורים כך שעובדים במשאבי אנוש, בכספים או בתפעול בשטח יראו את הכלים הרלוונטיים לעבודתם היומיומית, כך שהממשק לא יהיה עמוס.
  • השתמשו בהתאמת קהל יעד: אפשר להשתמש בהתאמת קהל היעד של SharePoint כדי להציג קישורים ספציפיים לאתר או לאזור. למשל, חשבו כיצד להציג ניווט שונה לצוות המכירות בניו יורק לעומת מהנדסים בברלין.
  • פשטו מבנים ארגוניים מורכבים: בארגונים גדולים או פרוסים בכמה מדינות, השתמשו בקבוצות ניווט ובלוגיקה מותנית, כך שצוותים בינלאומיים יראו מידע המתאים למיקומם ולשפתם.
  • התמקדו במסעות המשתמש המרכזיים: מפו את האופן שבו אנשים משתמשים באמת באינטרניט הארגוני שלכם, כמו הגשת מועמדות, הטבות ותזמון, והפכו את התהליכים האלה לנגישים בלחיצה אחת מסרגל הניווט.
  • עדכנו על בסיס משוב: עקבו אחר האופן שבו משתמשים אמיתיים מתקשרים עם הניווט, והתאימו את הפריסה והקיבוץככל שהארגון צומח או משנה את מוקדי העבודה שלו.

שיקולי ניהול ובקרה לניווט גלובלי

בואו לא נתחמק: הגדרת ניווט חזקה תשרוד רק אם הבקרה עליה מסודרת. תצטרכו תהליכים ברורים לגבי מי מנהל מה, בקרות ניהול הדוקות ותוכנית לצמיחה והדרכה. בלי הבסיס הזה, גם הניווט המרשים ביותר יתפרק, עם קישורים שבורים ויעדים מיושנים.

הסעיף הזה מספק את מדריך הניהול המלא: הגדרת הרשאות, שימוש במרכזי הניהול של Microsoft 365 כמו מקצוענים, והתאמת אסטרטגיות אימוץ כדי לשלב את המשתמשים כבר מיום ההשקה. בקרה טובה אינה עניין של הגדרה חד-פעמית. מדובר בבדיקות שוטפות, בעדכון ובהבטחה שהניווט צומח יחד עם יעדי העסק.

עם השקעה מוקדמת בבקרות ניהול ובשגרות תחזוקה, הניווט ישמש אתכם בצורה שימושית ומאובטחת, ולא תצטרכו עוד לחשוש בלילה מי שינה את הקישור לפורטל משאבי אנוש.

ניהול ניווט גלובלי במרכז הניהול של Microsoft 365

מרכז הניהול של Microsoft 365 ומרכז הניהול של SharePoint הם מרכזי הפיקוד שלכם לניווט גלובלי. כאן תוכלו להעניק הרשאות למנהלים המתאימים, לעקוב אחר פעילות ולהגדיר כללי אבטחה שמונעים שינויים לא מורשים. הכלים האלה מציעים גם יכולות דיווח מובנות, כך שתוכלו לזהות קישורים שבורים, לעקוב אחר מגמות עדכון ולפתור תקלות של משתמשים ביעילות. שימוש נכון במרכזי הניהול האלה שומר על הניווט מאובטח ועל התאמה לדרישות הציות.

שיקולים לאימוץ והדרכה בהשקת הניווט

  1. פתחו תוכנית השקה מדורגת: תזמנו תקשורת, בדקו פיילוט עם קבוצת משתמשי ליבה, ובצעו פריסה שלבית כדי למזער הפתעות ובלבול.
  2. צרו חומרי הדרכה: הכינו מדריכים קלים למעקב, סרטונים או מפגשים מעשיים שמסבירים כיצד להשתמש בתכונות הניווט החדשות. שאפו לבהירות ולפשטות.
  3. הציעו תמיכה למנהלים: צדו את המנהלים ואת ראשי הצוותות בידע, כדי שיוכלו לתמוך בניווט החדש ולענות על שאלות מיידית.
  4. הגיבו לאתגרי אימוץ: אספו משוב מוקדם וטפלו בנקודות כאב במהירות באמצעות תיקונים מהירים, עדכונים או הדרכה נוספת, כדי לשמור על מומנטום.
  5. הקימו ערוצי משוב: פתחו קו תמיכה ייעודי או טופס משוב, כך שמשתמשים יוכלו לשתף חוויות אמיתיות, מה שיעזור לכם לשפר את ההגדרה לאורך זמן.

תחזוקה ובדיקה, תעדוף ומודרניזציה של הניווט

  1. תזמנו בדיקות קבועות: קבעו בדיקה רבעונית (או חודשית) כדי לעבור על קישורי הניווט, לעדכן תוויות ולהסיר דפים מיושנים.
  2. תעדפו שינויים לפי השפעה: התמקדו תחילה בקישורים עם תנועה גבוהה ובעדכונים עסקיים מרכזיים, כך ששיפורים ייצרו את ההשפעה הגדולה ביותר.
  3. מודרניזציה על בסיס משוב: שלבו משוב ותובנות אנליטיות, כמו נקודות נטישה או מסלולים עמוסי יתר, כדי לשמור על הניווט מותאם לצרכים המשתנים של העובדים.

חוויית משתמש ושילוב לוחות מחוונים ב-Viva Connections

ניווט גלובלי אינו אי בודד. הוא משולב בכל מה שאנשים רואים ועושים ב-Viva Connections. האופן שבו מסדרים את לוח המחוונים, הסיפורים שמופיעים בקוראי החדשות והקישורים החשובים בחלונית המשאבים, כולם קשורים בחזרה לאופן שבו הניווט פועל. לכן תכנון הפריסה אינו עניין של מראה בלבד; מדובר בהנעת גילוי ופרודוקטיביות יום אחר יום.

עיצוב טוב של לוח מחוונים עובד יד ביד עם הניווט כדי להניח את הכרטיסים והמשאבים הנכונים בהישג ידו של כל משתמש. הם שותפים מושלמים לתקשורת פנימית ולזרימות עבודה חלקות, ומשמרים את האנשים מעודכנים וממוקדים בלי קליקים נוספים או בלבול.

שילוב חדשות ומשאבים בניווט שלכם מעניק להודעות חשובות ולכלים בעלי ערך גבוה נראות מרבית. כשהשילוב הזה מתבצע נכון, תראו עלייה במעורבות וירידה בפניות לתמיכה, כי אנשים מוצאים את המידע שהם צריכים ברגע שהם צריכים אותו.

תכננו פריסות לוח מחוונים תוך התחשבות בניווט הגלובלי

  1. קבצו כרטיסים קשורים בלוח המחוונים: צרו חבילות של כרטיסים עבור תהליכי עבודה דומים, כמו מעקב זמן, הגשת הוצאות או עדכוני מדיניות, כדי שהמשתמשים ימצאו אותם בקלות תחת הכותרות הרלוונטיות.
  2. איזנו בין תוכן סטטי לדינמי: שלבו קישורים רגילים עם כרטיסי התראה או הדגשות עדכניות, כך שמידע חשוב לארגון יהיה בחזית.
  3. התאימו את זרימת לוח המחוונים לזרימת הניווט: סדרו את הכרטיסים לפי הסדר שבו המשתמשים עוברים על המשימות היומיומיות, כך שהעיצוב יתאים לתהליכי העבודה בפועל.
  4. שקלו מובייל ונגישות: השתמשו בפריסות שמתאימות היטב לגדלי מסך שונים, ודאו תמיכה בתכונות נגישות.

שילוב קורא החדשות ואזור המשאבים בתוכנית הניווט שלכם

  1. הצמידו קישורים לחדשות קריטיות: הציגו כתבות והודעות שחובה לקרוא בראש קורא החדשות ובראש הניווט הגלובלי, כדי להגיע למספר המקסימלי של משתמשים.
  2. הדגישו גישה מהירה למשאבים: השתמשו בחלונית המשאבים לקישורים ישירים לפורטלים של IT, משאבי אנוש או הטבות, כדי לקצר את זמן החיפוש אחר כלים מבוקשים.
  3. פשטו את הפריסות: שמרו על מבנה נקי על ידי קיבוץ הגיוני של קישורים וחדשות, כך שיהיה קל למשתמשים לסרוק ולפעול.
  4. סנכרנו בין עדכוני תוכן וניווט: כאשר חדשות או משאבים משתנים, עדכנו את תוויות הניווט והנתיבים כך שלא יאבד דבר בדרך.

שלבים אחרונים, משוב ושיפור מתמשך לניווט הגלובלי

הגעתם ליום ההשקה ומרגישים את הנשימה לרווחה, אבל נחיתה בטוחה היא רק חצי מהמסע. כדי ששהניווט ישאר שימושי לטווח ארוך, תצטרכו תוכנית להקשבה למשוב של משתמשים בעולם האמיתי ולמעקב אחר מה שעובד (ואיפה משתמשים נתקעים). המדדים הופכים לכוכב הצפון שלכם. עדכונים שוטפים, המבוססים על הנתונים הללו, מבטיחים שהניווט יתפתח יחד עם הארגון.

הסעיף הזה מפרט כיצד לאסוף משוב, להפעיל אנליטיקה ולהחיל את הלמידה בחזרה על העבודה, כך שהניווט לעולם לא יתיישן. נעבור על סיום פריסה, שיתוף טיפים מקצועיים והכנה לשיפורים לאחר ההשקה, כדי שתשמרו על המומנטום בלי לאבד את אמון המשתמשים.

הפרס? ניווט שממשיך להתעדכן לצד הארגון שלכם, ותומך בכל מחלקה, אזור ומהלך בזמן הצמיחה. מקום העבודה הדיגיטלי שלכם נשאר רענן, והמשתמשים שלכם נשארים מרוצים.

איסוף משוב של משתמשים ומעקב אחר מדדים להצלחה

  1. הקימו ערוצי משוב: פתחו סקרים, טפסי דוא"ל או סקרים מהירים כדי לאסוף מהמשתמשים קלט על נקודות כאב והצלחות בניווט.
  2. השתמשו בכלי אנליטיקה: עקבו אחר השימוש בניווט באמצעות דוחות השימוש של SharePoint או מעקב קליקים של Viva Connections, כדי לראות מה פופולרי ומה מתעלמים ממנו.
  3. נתחו דפוסי ניווט: זהו איפה משתמשים נושרים או מתבלבלים, והשתמשו בתובנות האלה כדי לאתר תחומים הטעונים שיפור.
  4. שפרו על בסיס נתונים: התאימו את מבנה הניווט, התוויות או הפריסות על סמך התנהגות אמיתית של משתמשים, ולא רק על סמך תחושת בטן, לשיפור מתמשך.

כמעט שם: סיום הפריסה ושיתוף טיפים, מחשבות והמשך הדרך

  1. בדקו את רשימת בדיקות הפריסה: ודאו שוב הרשאות, נראות ודיוק קישורים לפני ההשקה הרשמית, כדי להימנע מהפתעות.
  2. שתפו שיטות עבודה מומלצות: תעדו ושתפו לקחים או טיפים מקצועיים בצורת סדרה, עבור מנהלים חדשים או פרויקטים עתידיים להרחבה.
  3. עודדו הרהור של משתמשי הקצה: אספו את דעותיהם של משתמשי הקצה לאחר ההשקה, ותעדו תובנות בעלות ערך לתמיכה או לשיפורים נוספים.
  4. תכננו את מחזור העדכונים הבא: קבעו בדיקות תקופתיות, בין אם חודשיות ובין אם רבעוניות, כדי לחדש את הניווט ולשמור על התאמה לשינויים בעסק.
  5. טפחו שיפור מתמשך: בנו תרבות של משוב, כך שהניווט יתפתח יחד עם האנשים ואת הצרכים שלהם, וישאר רענן ושימושי לאורך זמן.

כדאי גם להאזין ל

ניווט גלובלי אפקטיבי של Viva Connections תלוי בכך שארכיטקטורת המידע, המטא-דאטה, הבעלות, הטירגוט והחיפוש יפעלו כמערכת אחת. הפרקים הבאים בוחנים את הבסיס הזה:

Entities in this article

SharePoint Viva Connections Intranet Microsoft Viva SharePoint home site Governance Microsoft 365 Viva Insights

Related articles

RSS